淺談有效提高企業電子檔案的利用率

吳尚蕓

摘 要：近年來，隨著信息技術的發展和應用，計算機輔助設計成為科研活動的常用手段，從而產生了數據、圖形、文本等電子檔案，如何有效管理電子檔案，使其得以充分利用，成為人們的研究重點。本文首先分析了電子檔案的特點，然后分析了影響電子檔案利用率的因素，最后探討了提高電子檔案利用率的對策。

關鍵詞：企業；電子檔案；利用率

隨著網絡通信、計算機技術的發展，電子檔案逐漸成為人們獲得信息的途徑，以紙質為載體的檔案館也憑借檢索方便、傳播快速等優勢，向數字化方向發展，館藏結構也隨之變化，使得電子檔案占有量逐年增加。但是受使用者能力、網絡環境等方面影響，電子檔案利用率有所降低，這就要求企業領導深入分析影響電子檔案利用率的因素，并提出針對性的對策，推動電子檔案管理工作開展。

1 電子檔案的特點

1）操作簡便易行。在電子文件形成檔案前，其刪減、修改等操作過于方便，刪除、修改后也不會留下痕跡，而且頁面也比較整潔。另外，電子檔案具有規范性，檢索起來很方便。

2）存儲空間小。由于紙質檔案累加式的收集，使得檔案庫房需求量得以擴大，而電子檔案僅需占據少量空間，對庫房沒有特殊的要求，便于攜帶。

3）復制效果好。紙質檔案在拷貝、復印時，常出現信息丟失、字跡不清等問題。而電子檔案經過拍照、掃描等處理后，復印件幾乎和原件一致。

4）載體多樣化。電子檔案的形態多樣，包括影像、文字、圖形等，都可以合成電子檔案，相較于紙質檔案，更加生動和全面[1]。

5）資源傳遞快捷。針對紙質檔案，利用者只能在接觸檔案時才能查閱，而電子檔案由于處理環境特殊，能夠隨時隨地的查閱、瀏覽。另外，電子檔案能夠同時發給多個用戶，但紙張檔案只局限于某個用戶，無法共享。

2 影響企業電子檔案利用率的因素

1）電子檔案資源未得到整合。企業的檔案管理系統未和辦公自動化系統、其他業務平臺，建立有效、合理的信息互聯，致使電子檔案資源處于封閉狀態。電子檔案資源未得到有效整合，一方面影響著電子檔案資源的加工層次，限制著檔案知識增值、整合的實現。另一方面使電子檔案資源的檢索、使用出現鴻溝，降低利用率。

2）檔案編研利用水平不高。很長一段時間，企業電子檔案的管理處于無壓力、無目標狀態，造成基礎業務欠缺。盡管館藏數量增加，但是多數情況下仍處于無序狀態。面對無序、松散的管理情況，企業電子檔案的編研利用更是無處著手。信息時代下，對電子檔案的編研、利用，提出了更為嚴格的要求，根據檔案利用率的調查結果，多數檔案用戶認為：使用現代的檢索工具，找到某條資源并不是很難，但是多數情況下很難對其進行妥善的加工整理，而且所包含的資源也未得到有效提煉，信息資源也無法滿足企業的經營、發展需

求[2]。

3）檔案工作者的本領有待增強。現階段，企業檔案工作者有80%以上為大專、本科學歷，初步形成了初、中、高級的階梯銜接，技能型、管理型相匹配的檔案隊伍。隨著電子檔案資源網絡化、數字化的加深，不斷提高著對檔案人員綜合能力、技能水平的要求，多體現在檔案人員的信息能力提升上。在現代化的管理格局下，企業檔案工作仍處于重視管理、忽視利用的現狀，檔案人員不夠了解信息技術，會管理、懂業務的優秀人才匱乏。在信息化建設中，檔案人員的專業技術水平也不高，工作意識和能力難以滿足信息時代下的要求。

3 提高企業電子檔案利用率的對策

為了使提高電子檔案利用率的方法和思路更加科學和系統，推動檔案管理工作開展，企業可從整合電子檔案資源、優化編研工作、培養檔案人才等方面著手，具體表現如下：

1）有效整合電子檔案資源。對于電子檔案資源的整合，要區分各類檔案資源、網絡信息資源。對于館藏檔案資源的整合，要將其電子檔案、其他檔案共同納入館藏目錄，完成電子檔案、其他檔案的有效銜接，為工作人員提供一個方便、簡潔的檢索界面，實現一站式的服務。對于網絡資源的整合，是針對網絡信息資源的復雜、檢索方式多樣等特征，對其進行綜合處理，在主頁的銜接上建立導航系統，將網絡上無序的信息資源，轉變為有序的增值信息，使其成為補充館藏的有效資源。同時，加強對電子檔案資源目標的控制，除使用相應工具檢索檔案資源外，還要對其進行人工標引，以此提高電子檔案資源的查準率和利用率。

2）優化檔案編研工作。企業根據不同的利用需求，對電子檔案資源進行有效分類，在此基礎上形成特色化的資源。電子檔案經過深入編研、數據梳理后，為企業的生產、運轉和管理，提供強有力的支持[3]。比照企業檔案的建設規劃，在下一階段的信息化建設中，集中分析和篩選信息資源，細化電子檔案資源的利用需求，基于各部門和用戶的相關需求分析，將編研完的資源成品用互聯網工具推送，在用戶、電子檔案資源間建立系統化、個性化的溝通渠道。

3）注重培養檔案人才。電子檔案工作人員，在企業檔案管理中扮演著推動者、踐行者的角色，面對新形勢下的電子檔案工作變化，企業可從這樣幾點加強對電子檔案人才的培養：一是加強業務技能、專業知識的培訓，用業務講座、集中辦班等形式，從上到下的分層培訓。二是加大電子檔案的宣傳力度，樹立大服務、大檔案的意識。三是提高檔案人才的服務意識、信息處理能力，從重視資源利用率、整合效率等方面著手，切實提高電子檔案工作人員的信息獲取、利用能力。在此基礎上，將被動服務轉變為主動服務，將單向服務轉變為多向服務，堅持將有序、高效的電子檔案服務，融入到企業的生產經營中。四是重視本學科的發展趨勢，為企業高效服務[4]。不斷接受信息學知識、計算機知識等方面的繼續教育和崗位培訓，及時更新、補充相應知識，使其成為高素質的檔案管理人員，更好的為企業科研、生產服務。

4）加大軟硬件建設，改進服務方式。隨著電子檔案資源使用人員的增加，電子檔案資源種類的增多，軟硬件建設也要隨之擴大，從而滿足檔案利用者的需求。一方面，計算機的數量要有所保障，運行速度要跟得上，要有供利用者自行檢索、使用的資源，供利用者使用的各種檢索工具。同時，還要配備下載光盤、打印、掃描等服務，便于接納各層次的檔案利用者。另一方面，擴大網絡覆蓋面，企業網絡具有傳輸速度快、距離短、成本低等優勢，要達到不同地點的計算機和電子檔案系統網絡相連，以共享各類資源[5]。檔案館還要開設電子閱覽室，在檔案系統網絡提供檢索服務，實現網絡檢索、瀏覽全文和辦理借閱預約手段等服務，逐漸實現網絡化、電腦化查詢，盡最大限度的為企業員工提供高效、優質的服務。

4 小結

綜上所述，企業電子檔案的管理和利用，是一個長期、系統的工程。作為檔案工作人員，要以企業產品生產、開發水平為目標，采用有效、科學的方法整合檔案資源，加大宣傳力度。同時，改進檔案館的服務方式，加大軟硬件的建設，重視檔案人才的培養，為企業檔案信息化的建設注入新鮮活力，提高電子檔案的利用率，推動經濟建設進步。

參考文獻

[1]韓繼紅.關于創新企業檔案利用服務工作的思考[J].現代企業文化，2018，26（11）：177.

[2]蔣鵬.怎樣提高企業電子檔案的利用率[J].檔案時空，2018，18（6）：8-9.

[3]陳君萍.加強電力檔案利用工作的管理與實踐[J].百科論壇電子雜志，2019，11（3）：395-396.

[4]李妍.談企業電子檔案的歸檔管理[J].科學與信息化，2017，23（34）：179-180.

[5]董梅.企業電子檔案的安全問題與解決方案[J].網絡空間安全，2016，7（11）：28-30.