試論新形勢下檔案管理與創(chuàng)新研究

摘 要：固步自封只會止步不前，永遠(yuǎn)只能坐進(jìn)觀天。現(xiàn)代社會發(fā)展迅速，科技日新月異，信息更新飛快，要想立足于這個社會，滿足社會的需要，檔案工作是時候進(jìn)行創(chuàng)新改革了。檔案管理工作的創(chuàng)新具有重要意義，所以接下來，我們先認(rèn)識這個重要意義，進(jìn)而找到檔案管理的問題，然后進(jìn)行創(chuàng)新改革，促使檔案管理工作能夠與時俱進(jìn)。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；創(chuàng)新

為適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展與需求，檔案管理工作也要進(jìn)行必要的創(chuàng)新工作，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，將檔案管理工作與社會生活結(jié)合起來，保證檔案管理工作能夠一直發(fā)展下去。

1 創(chuàng)新化發(fā)展的必要性

1）創(chuàng)新是內(nèi)在動力。創(chuàng)新可以促使進(jìn)步，是發(fā)展的動力源泉，檔案管理工作必須創(chuàng)新，保證能適應(yīng)新形勢下社會的發(fā)展，能實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)實意義。

2）創(chuàng)新是發(fā)展的關(guān)鍵。舊時的檔案管理效率很低，很難滿足社會需要，所以，必須創(chuàng)新，改變。實現(xiàn)檔案管理工作效率的提高，以及檔案信息資源的開發(fā)，有利于檔案管理工作的良好發(fā)展。所以，通過創(chuàng)新，可以有力的實現(xiàn)這些改變。

2 檔案管理工作上現(xiàn)存的問題

1）不夠重視。對檔案管理工作沒有一個正確的認(rèn)識，認(rèn)識比較片面。在工作方式上老到傳統(tǒng)，不能適應(yīng)新時代的變化。沒有認(rèn)識到檔案管理工作的價值，對社會的作用。

2）信息化建設(shè)滯后。信息獲取方式落后，不及時，硬件設(shè)備以及技術(shù)手段不夠先進(jìn)，或者根本就沒有。信息管理系統(tǒng)版本比較低，效率不高，用于管理的軟件沒有更新。

3）不能滿足社會需求。隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作對于人們的生活越來越重要，所以人們對檔案管理的工作要求就越來越高了，而現(xiàn)存的檔案管理工作根本滿足不了人們的額需求。它服務(wù)手段單一，體系不完善，完全不能實現(xiàn)自身的價值。

4）檔案管理工作人員不夠?qū)I(yè)。檔案管理運(yùn)行機(jī)制還比較老套，不能靈活運(yùn)用到社會發(fā)展中。對于管理工作人員要求不高，沒有專業(yè)知識也可以，這對檔案管理工作的發(fā)展及其不利。工作人員對檔案管理工作不夠積極，不能投入自己的工作熱情，導(dǎo)致檔案管理工作平平無奇。

3 通往創(chuàng)新之路的途徑

1）創(chuàng)新檔案資源建設(shè)?！鞍l(fā)展才是硬道理”，為實現(xiàn)檔案管理工作的價值，要緊緊圍繞國家發(fā)展的中心，積極響應(yīng)國家發(fā)展號召。在社會需要的時候，能做出自己最大的貢獻(xiàn)。我們必須改變自己的思想，學(xué)習(xí)新的知識，更新自己的技術(shù)，將檔案工作完成的更加出色，以便更能向新的領(lǐng)域前進(jìn)，向新的行業(yè)服務(wù)，能更加適用新的載體。對檔案資源建設(shè)，必須付出更多的努力，要有正確的認(rèn)識，按照法律法規(guī)正確做事，將檔案放入正確的位置，對進(jìn)入檔案室的人進(jìn)行嚴(yán)格的審查登記，堅決執(zhí)行檔案管理規(guī)定，對需要向國家移交的檔案，依法移交。認(rèn)真考察社會需求，調(diào)整檔案管理工作，拓寬檔案覆蓋范圍、檔案種類。平常收集到的檔案與一些特殊、重點的檔案，要有章法的進(jìn)行分類整理，歸納，做好保密工作以及安全保護(hù)。除此之外，可以多收集一些名人的檔案、稀有聲像檔案、獎勵表彰檔案、具有重大意義的檔案。可以借助社會群眾的力量，有償征集，或者無償貢獻(xiàn)都可以。鼓勵和號召社會寄存檔案，尤其是一些重要的檔案，以能夠保證檔案的安全性、和保密性。

2）檔案信息化建設(shè)。完善檔案信息化建設(shè)，對檔案管理工作效率將會有很大的提高。信息化的建設(shè)，更有利于檔案工作服務(wù)社會，適應(yīng)社會發(fā)展趨勢，滿足社會發(fā)展需求，實現(xiàn)檔案管理的更大價值。（1）加強(qiáng)電子文件歸檔管理?？梢砸胍恍╇娮釉O(shè)備，安裝電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電腦辦公，電子辦公。工作人員可以利用該系統(tǒng)建立電子檔案，這樣更方便查詢檔案，歸納整理檔案，減輕工作人員的工作量。同時，電子檔案更有利于保存，備份，尤其是一些重要的檔案，利用電子檔案管理系統(tǒng)，可以更完整的保存和備份。利用電子檔案管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程查閱，遠(yuǎn)程辦公。（2）加強(qiáng)館藏檔案數(shù)字化建設(shè)。更專業(yè)一點的，可以對錄入的檔案，進(jìn)行數(shù)字化整理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)智能查詢等。制定切實可行的方案，對珍貴，重要的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建成重要檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，向數(shù)字化檔案館邁進(jìn)。（3）構(gòu)建檔案信息網(wǎng)站。尋找專業(yè)的人才，建立檔案信息網(wǎng)站，方便社會各界人士能夠更好的分享檔案資源，也更加方便工作人員進(jìn)行遠(yuǎn)程工作，整理檔案。

3）檔案文化建設(shè)。（1）從事檔案管理工作的人，最好是熱愛這份工作的。盡管如此，還是需要對工作人員進(jìn)行興趣培養(yǎng)，以便讓他愛上這份工作，然后能夠投入自己的工作熱情。首先，幫助工作人員樹立正確的工作認(rèn)識，改變舊的錯誤的思想，能發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的深厚底蘊(yùn)以及歷史魅力；能認(rèn)識到檔案管理工作對社會的價值；能認(rèn)識到檔案管理工作服務(wù)大眾的基本價值觀。只有這樣，才能讓從事檔案管理工作的人，愿意從事這份工作，愿意為這份工作貢獻(xiàn)自己的力量。也只有這樣，才能讓更多的人愿意嘗試這份工作，覺得這份工作是值得做的，是能實現(xiàn)人生價值的。其次，要為檔案工作人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會，為他們變得更優(yōu)秀提供條件，可以定期的舉辦一些專業(yè)知識培訓(xùn)。第三，要定期的進(jìn)行思想工作考查，對思想有所懈怠的工作人員要及時的進(jìn)行談話，深入溝通，幫助他們重新梳理正確的認(rèn)識。最后，檔案文化建設(shè)離不開資金的投入，所以，有關(guān)部門需要制定合理的資金投入和使用方案，保證檔案文化建設(shè)的順利實施。良好的物質(zhì)條件，不僅可以保證檔案文化建設(shè)方案的實施，也能激勵工作人員度工作更加的熱情，賣力。（2）完善檔案文化信息化管理。現(xiàn)在社會的發(fā)展，已經(jīng)離不開信息技術(shù)的使用了，信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展的比較成熟了，可以很好的利用，所以，檔案文化建設(shè)也要充分的利用信息化技術(shù)。在檔案文化建設(shè)過程中，利用信息化技術(shù)，可以將檔案文化進(jìn)行完美的保存、整理、歸納等。當(dāng)然，信息化技術(shù)的使用。離不開上級單位的重視和投入，他們可以保證信息化技術(shù)使用的設(shè)備等投入到位，同時他們還能為信息化建設(shè)提供更好的條件，以便能選擇更加優(yōu)秀的系統(tǒng)和軟件等。（3）對檔案的文化建設(shè)可以進(jìn)行有力的宣傳，讓社會了解檔案管理工作，接觸以前的誤會，樹立正確的認(rèn)識，提升檔案管理在社會上的形象。檔案文化應(yīng)該有這種自信，進(jìn)行創(chuàng)新了的檔案管理，將會實現(xiàn)信息化技術(shù)的使用，實現(xiàn)信息化網(wǎng)站的建設(shè)，為社會群眾提供服務(wù)窗口，提供檔案信息查詢途徑。這樣可以有效地拉近檔案管理與社會群眾的關(guān)系，方便檔案管理工作的實施和開展。社會對檔案管理有了正確的認(rèn)識之后，他們會更加愿意相信檔案管理工作，如果以后有需要寄存檔案的時候，就會毫不猶豫的選擇檔案管理這個地方了。

4）新時代企業(yè)檔案工作。一是吸收專業(yè)的檔案管理人員，按照實際情況招聘工作人員。對工作人員進(jìn)行上崗培訓(xùn)，并制定檔案管理工作人員人才培養(yǎng)計劃，增加工作人員交流學(xué)習(xí)的機(jī)會，優(yōu)化檔案工作人員結(jié)構(gòu)，提升檔案工作人員的工作熱情。明確每個崗位的具體工作，然后配備對應(yīng)的工作人員，這樣檔案工作能夠順利進(jìn)行，工作人員也能夠得心應(yīng)手，做起事來也可以提高效率。獎懲合理，對工作崗位有貢獻(xiàn)的工作人員，要及時給予獎勵，當(dāng)然，對在工作上有過失的工作人員，也要給予合理的處理。

4 結(jié)束語

綜上所述，將檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，以適應(yīng)新形勢下社會的發(fā)展，這項措施值得實施。這不僅是檔案管理轉(zhuǎn)型的重要機(jī)會也是重要的考驗。所以，對于新形勢下社會的需求，對檔案工作的管理要求，應(yīng)當(dāng)做好準(zhǔn)備，做好為社會做貢獻(xiàn)的決心。

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作者簡介

霍玉潔（1980-），女，山東省淄博人，本科，畢業(yè)于嘉興學(xué)院，檔案館員，研究方向：檔案管理。