檔案管理中紙質檔案與電子檔案應并存發展探討

丁玉

摘 要：新科技革命爆發以來，隨著計算機信息技術和互聯網的飛速發展，網絡和電子信息技術走進了千家萬戶，改變人們生產生活方式的同時，也深刻地影響和改變了各行各業的發展進程和發展模式，檔案管理工作也不可避免地受到了影響。本文以檔案管理工作的基本概念和內涵入手，分析了紙質檔案、電子檔案各自的優缺點，探討了檔案管理中紙質檔案與電子檔案并存發展的必要性，并提出了增強紙質檔案與電子檔案并存發展的意見建議，供檔案管理決策者和檔案管理工作人員參考。

關鍵詞：檔案管理；紙質檔案；電子檔案；并存發展

新世紀以來，隨著國內互聯網和計算機的普及和快速發展，互聯網+異軍突起，誕生了很多新的業態，對許多傳統行業的生產或工作方式也改變和影響了很多。檔案管理工作是一項非常重要的工作，但是目前的紙質檔案管理方式有很多弊端，在檔案管理中借助互聯網和現代電子信息技術，可以有效革除一些當下檔案管理工作的弊端，更好地促進檔案管理工作的效率和質量，所以探討研究檔案管理中紙質檔案與電子檔案的并存發展是十分有意義的一項研究。

1 檔案管理工作概述

檔案管理又稱為檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱[1]。它是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理主要分為檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等步驟，當然這8個步驟有時候并不是必須的，可以根據實際工作需要調整或刪減，有的檔案管理就分為6個步驟，還有的直接分為基礎和利用兩大部分。從檔案管理的發展歷程來看，是有一個由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統的這么一個過程。

2 電子檔案和紙質檔案的優缺點分析

2.1 紙質檔案的優缺點分析

紙質檔案，顧名思義，就是指檔案信息是記錄在紙張上或者其他能夠固化且能被人直觀看到和感受到的物質上，并且字跡等檔案信息是和這種紙張或其他物質的媒介、載體永久聯系和捆綁在一起的，除非是遭遇戰亂、地震、洪水、泥石流等不可抗力的重大人為或自然災害，紙質檔案的保存期限幾乎可以是永久的[2]。紙質檔案是檔案管理的原始和傳統方式，歷經長久發展傳承下來，必然有其優點，紙質檔案最大的優點就是它的原始性和真實性，因為紙質檔案里所有的紙質材料都是第一手材料，是最原始的材料，而且，在檔案的整理、添加的過程中，所有的檔案資料信息有時間的前后順序甚至邏輯上的某種聯系，有據可查、有跡可循，這樣一來人為偽造、篡改的可能性大為降低，檔案的真實性也就更值得信賴了。

任何事物都是一分為二的，紙質檔案雖然優點很多，但是隨著社會的不斷發展，其弊端也日益顯現出來。最大的弊端就是紙質檔案的搜集、整理、查閱非常不便，同時紙質檔案存在著因為諸如戰亂、火災、地震、風化等不可抗力因素而導致遺失或者損毀的可能，一旦這種第一手材料的紙質檔案遺失會造成很大的損失和不便。

2.2 電子檔案的優缺點分析

電子檔案是指按照國家相關技術標準，利用掃描、上傳等技術手段將紙質檔案轉化形成的數字圖像和數字文本。在將紙質檔案數字化的過程中，應當嚴格規范程序，做好安全備份工作，保證電子檔案和紙質檔案完全一致，真實可用。電子檔案在保留了紙質檔案真實性的同時，無疑又提高了檔案管理工作的效率和質量，使得檔案分類整理、修改、檢索等變得更加快速便捷。但是應該盡量避免電子檔案對紙質檔案材料的過度數字化，否則將會失去原紙質檔案的真實性、憑據性和歷史質感。

同樣地，電子檔案也并非是純利無害。首先，最直接也是最重要的是電子檔案的真實性較之于紙質檔案相對來說更難以得到保證。眾所周知，電子檔案正是借助于信息技術和互聯網才能實現不同地域的不特定人在任何時候都可以自由查看、翻閱，它是依附于信息技術或者電子信息管理系統，不同于傳統紙質檔案需保存在特定的場所且不對外開放，這客觀上增加了電子檔案被擅自篡改的可能性；其次就是電子檔案賴以建立和傳播的計算機系統有可能會出現系統不穩定或者遭遇黑客攻擊和偷盜，還有被計算機病毒感染的可能性，這些問題輕則影響檔案管理工作，重則可能導致檔案被篡改、損毀甚至丟失。

3 檔案管理中電子檔案與紙質檔案的并存發展

3.1 紙質檔案和電子檔案并存的重要意義

電子檔案與紙質檔案并存，簡而言之就是在未來的一段時期內，檔案管理機構和人員在檔案的保存形式上應該同時保存紙質和電子兩種形式的檔案資料，兩種檔案資料完全一致、形成彼此間的對應，不管通過哪種方式都能找到檔案資料[3]。這樣做的意義是可以充分融合紙質檔案和電子檔案的優點，同時有效避免各自的缺點：紙質檔案可以長久保存，更有原始性和真實性；電子檔案則整理規范、檢索和查找方便，更方便查閱和利用。

在此著重強調一點，即便現在檔案的數字化已然成為一種趨勢，但是檔案保存機構仍然應該重視保存原始紙質檔案，這是因為檔案最重要的屬性之一就是原始記錄屬性，況且如果保存得當紙質檔案的保存期限可達幾百甚至上千年，遠比電子檔案的載體如U盤、CD等可保存年限更長。

3.2 增強紙質檔案與電子檔案并存發展的建議。

首先，要采用“雙套制”管理，兩種檔案形式分別建檔，確保資料真實客觀。如果不采取有效措施，保證電子檔案和紙質檔案的一致性，那么電子檔案將一文不值，這是檔案最基本的真實性決定的。其次，強化規章制度約束和責任落實，嚴防可能出現的檔案疏漏、遺失甚至造假。最后，就是做好檔案涉密工作，嚴防黑客網絡攻擊造成電子檔案的丟失、被盜等非安全狀態。要合理確定檔案密級，加強檔案管理相關人員的教育培訓力度，采取網絡技術加密，根據工作實際需求合理設置相關管理人員的權限。

4 結語

綜上所述，紙質檔案和電子檔案各有自己的優缺點，要想高質量做好新形勢下的檔案管理工作，必須將二者結合起來，充分發揮它們各自的優點，規避各自的缺點，互為依托、優勢互補、形成強大合力，共同推動檔案管理工作再上新臺階。

參考文獻

[1]彭紅梅，程志宇.現代電子紙質檔案在檔案管理共存現狀研究[J].蘭臺世界，2015（17）：107～108.

[2]劉娟.電子檔案在檔案管理中的重要性[J].中國管理信息化，2015（18）：175.

[3]姜昱.電子檔案和紙質檔案的整合利用與共存發展探討[J].城建檔案，2017（03）：92-93.