新時期機關檔案數字化建設標準的探討

摘 要：為了實現機關單位檔案管理的與時俱進，引入信息技術、展開數字化建設受到了更多的關注。基于此，本文分析了新時期機關檔案數字化管理的優勢，從整理編碼、檔案材料的查缺、目錄錄入、檔案掃描、原始及高清圖像制作、審核與校對這幾方面，闡述了新時期機關檔案數字化建設的標準與策略。

關鍵詞：新時期；機關單位；檔案管理；數字化建設

現階段，信息技術、互聯網技術不斷更新與發展，為我國機關單位的檔案管理提供了新的方式。在新時期，機關單位檔案管理的轉型、創新與發展有著重要的地位。由于其能夠提升機關單位的檔案的服務水平，所以在《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中進行了重點的強調。為了實現機關單位檔案管理的與時俱進，引入信息技術、展開數字化建設受到了更多的關注。因此，探究新時期機關檔案數字化建設的標準與策略有著較高的現實意義。

1 新時期機關檔案數字化管理的優勢分析

第一，檔案管理成本的降低。在機關單位傳統的方案管理中，普遍應用了粗放式的管理模式。在這一過程中，需要增加管理人員、更新管理的軟硬件設備等，導致了管理成本的大幅提升。而在檔案數字化管理的支持下，檔案均以圖片、電子版的形式保存于系統中，節省了保存的空間，實現了檔案管理成本的降低。

第二，檔案利用率的提升。對于機關單位來說，檔案的應用極為普遍。在檔案數字化管理的支持下，能夠及時向需要部門提供相應的檔案信息，為決策提供參考。可以說，檔案數字化管理實現了資源的共享，提升了檔案的利用率，推動了機關單位檔案管理的升級。

2 新時期機關檔案數字化建設的標準與策略探究

2.1 整理編碼

為了確保檔案數字化轉變的準確性與全面性，相關人員必須要對當前機關單位中具有的檔案展開整理編碼。此時，需要完成的主要工作及標準如下：整理機關單位檔案盒內包含的所有零散材料，將其補充到干部檔案中；嚴格控制四類、九類的分類情況以及排序標準；對所有檔案材料的類號、頁碼等標注進行檢查，確保其符合編注標準；當完成檔案材料的排序后，要使用鉛筆在所有檔案材料的首頁右上方位置標出類號以及順序號，同時，要在檔案材料的右下方標注頁碼。

通過這樣的方式，相關工作人員能夠對機關單位中包含的所有檔案材料進行檢查，確保了檔案的全面性與整體性，為后續的數字化轉化以及數字化信息庫建設提供了更好的條件。

2.2 檔案材料的查缺

在進行整理編碼時，主要完成了檔案的清點，并實現了內容的初步檢查。為了最大程度的確保檔案材料的完整程度，確保檔案數字化建設的有效性，必須要展開檔案材料的查缺工作。此時，相關人員要重點結合《干部檔案審核工作檢查驗收評分表》中的內容完成檔案的檢查，保證檔案材料的規范性與完整程度[1]。一旦發現其中存在登記問題，需要結合相關要求，對檔案展開查缺，并遞交至相應的部門、人員處，完成材料信息的補充。

通過這樣的方式，能夠最大程度的保障機關單位檔案的完整程度，為后續的數字化轉化及信息庫建設提供了更為準確、真實、全面的信息，保證了機關單位檔案數字化建設的有效性。可以說，保障檔案資料的全面性，是機關單位檔案數字化建設過程中必須遵守的標準。

2.3 目錄錄入

在保障檔案資料的全面及準確無誤的條件下，相關人員需要逐步完成檔案的數字化轉化。在這一過程中，相關人員需要完成目錄的錄入，為后續的數字化檔案填充提供指導。在錄入檔案目錄時，必須要嚴格、準確的完成機關單位現有檔案目錄的輸入，此時，要重點把控以下幾項標準：要使用逐份錄入的方式，嚴禁發生重復錄入、多錄或是少錄的問題；要保證錄入數字化檔案庫與管理系統中的目錄內容與原始的檔案中的內容完全一致，嚴禁發生錯錄的問題。

通過這樣的方式，能夠為后期在數字化檔案庫中查找特定的檔案提供了更加方面的途徑，提升了機關單位檔案管理的效果，確保檔案數字化建設在機關單位檔案管理中的優勢得到發揮。

2.4 檔案掃描

對于檔案掃描來說，其是機關單位檔案數字化建設中的重要步驟，在掃描設備的支持下，能夠實現紙質文檔的數字化轉化，使得紙質文檔以電子圖片的形式保存于數字化檔案庫中。在這一環節中，相關人員必須要依照十大類順序完成所有檔案的掃描操作。可以結合檔案材質的不同，選擇平臺掃描與滾筒掃描的方式[2]。在實際的檔案掃描過程中，相關人員要控制檔案的擺放與掃描儀保持四角平行的狀態，且不得對紙質檔案造成損壞。

筆者認為，相關人員不僅要認識到機關單位檔案數字化建設的重要性與必要性，還要對原始紙質檔案的保護與管理進行關注。當前，我國檔案管理數字化建設才剛剛起步，還有許多問題，包括信息安全問題、備份問題等還需要進一步解決與完善。因此，在當前進行的機關單位檔案數字化建設中，要應用“雙檔制”的保存與管理方式，實現紙質檔案到數字化檔案的良好過渡。所以，在進行原始檔案的掃描中，要重視起對紙質檔案的保護。

2.5 原始及高清圖像制作

當完成檔案的掃描后，為了保證圖像檔案具有較高的使用價值，且能夠在數字化檔案庫中得到較好的保存，相關人員必須要完成原始圖像的制作工序。此時，要對掃描后的圖像進行順序的調整，確保其與紙質檔案的順序保持一致。同時，還要保證圖像的清晰程度，確保上方的文字能夠清晰的獲取；要控制亮度適中，使得分辨率維持在300DPI；要保證不存在壞死文件以及黑屏；確保圖像的頁碼連續，不存在錯頁；要對掃描圖像展開糾偏處理，控制所有的圖像偏斜每行首位小于1°。

另外，還需要在保證原始圖像質量的基礎上，制作高清圖像。此時，需要遵守以下幾項標準：高清圖像排列與原始圖像排列相一致；不存在油斑、黑邊與黑點，肉眼觀看能夠達到清晰；能夠實現自動居中操作；字跡清晰。

2.6 審核與校對

為了最大程度的保證數字化檔案庫中的檔案內容與原始檔案內容相一致，相關人員需要完成內容的審核與校對。此時，需要遵守以下幾項標準：在處理圖像的過程中，不能夠損壞原始紙質檔案內容的完整程度；要結合原始紙質檔案，完成目錄、原始圖像以及高清圖像的校對，確保內容、頁碼、順序等一致。

3 總結

綜上所述，在新時期，機關檔案數字化管理有著較高的優勢，需要相關人員重點關注與引入。通過整理編碼、檔案材料的查缺、目錄錄入、檔案掃描、原始及高清圖像制作、審核與校對，實現了檔案數字化建設，保證了數字化建設符合標準與實際需求，促進了機關單位檔案管理工作的升級。

參考文獻

[1]何新華.機關檔案數字化的困惑及應對措施[J].蘭臺內外，2017（05）：26-27.

[2]周莉.新時期機關檔案室建設思路及要點[J].城建檔案，2017（08）：83-85.

作者簡介

曾媛媛，女，漢族，福建省霞浦縣，霞浦縣項目開發中心，檔案中級，本科，研究方向：新常態下基層檔案管理工作的思考。