信息化環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理工作探析

摘 要：新時(shí)期新形勢(shì)下，高校財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)在取得成績(jī)的同時(shí)，面臨著新變化、新問(wèn)題。在此背景下，本文通過(guò)分析高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的內(nèi)涵，重點(diǎn)分析信息化環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案面臨的問(wèn)題，探討了高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息化；高校財(cái)務(wù)檔案；管理創(chuàng)新

作為各方面真實(shí)記錄，檔案是促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展的依據(jù)。國(guó)務(wù)院下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，要求加快推進(jìn)檔案數(shù)字化，為新形勢(shì)下檔案工作指明了方向。國(guó)家檔案局印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中，將檔案管理信息化作為發(fā)展目標(biāo)之一，要求提升以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平。

本文將在闡述高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及其問(wèn)題進(jìn)行分析，并探討高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策。

1 高校財(cái)務(wù)檔案信息化的內(nèi)涵

向桂云認(rèn)為高校財(cái)務(wù)檔案是高校發(fā)展建設(shè)、教學(xué)、科研過(guò)程中經(jīng)濟(jì)事務(wù)的主要載體。而高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)是指相關(guān)部門在科學(xué)管理、高校利用、安全儲(chǔ)存高校財(cái)務(wù)檔案時(shí)運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、通訊信息技術(shù)，使檔案管理全面電子化的特點(diǎn)。[1]

楊強(qiáng)和佟昱瑤則認(rèn)為，高校財(cái)務(wù)檔案的信息化是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的徹底革新，是借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行科學(xué)化的收集與處理，從而實(shí)現(xiàn)更加高效的運(yùn)用，管理便捷并能夠快速查閱的完全電子化檔案信息[2]。

通過(guò)對(duì)各位學(xué)者在高校財(cái)務(wù)檔案管理方面的研究探索，本文認(rèn)為高校財(cái)務(wù)檔案是指高校在發(fā)展建設(shè)、行政管理、教學(xué)科研過(guò)程中，產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)事務(wù)資料。而高校財(cái)務(wù)檔案信息化是指運(yùn)用信息化技術(shù)，對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行信息化收集和處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理和查詢的電子化、數(shù)字化和現(xiàn)代化。

2 高校財(cái)務(wù)檔案信息化的現(xiàn)狀和問(wèn)題

隨著新形勢(shì)下，國(guó)家和相關(guān)部門對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，我國(guó)高校財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)方面取得顯著發(fā)展。一方面，高校財(cái)務(wù)檔案的數(shù)字化進(jìn)程較快，提升了高校財(cái)務(wù)檔案的數(shù)字化率；另一方面，高校財(cái)務(wù)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)取得顯著成效，信息化檔案系統(tǒng)在使用率，以及系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)方面獲得快速發(fā)展。

但是，高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)在取得進(jìn)步的同時(shí)，也應(yīng)該看到其中存在的不足和問(wèn)題，為財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展提供路徑。

2.1 財(cái)務(wù)人員專業(yè)性不足，信息化管理意識(shí)較為淡薄

高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)，需要信息技術(shù)人才，更需要專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人才。但是，在高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，在財(cái)務(wù)檔案管理人員方面還存在不足。

秦紅認(rèn)為，高校財(cái)務(wù)檔案管理人員雖然在學(xué)歷、專業(yè)、經(jīng)驗(yàn)等方面符合高校的標(biāo)準(zhǔn)，但業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案信息化程度低3。而楊強(qiáng)和佟昱瑤認(rèn)為，高校財(cái)務(wù)檔案管理人員通常并非專業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員，且業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，導(dǎo)致相關(guān)專業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)認(rèn)知水平較低4。晏燦業(yè)則認(rèn)為，由于部分高校的管理人員在思想上未真正認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，導(dǎo)致資金、設(shè)備、人才等方面的支持力度不夠，減慢信息化建設(shè)的進(jìn)程5。

因此，高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，在設(shè)施、信息化系統(tǒng)等“硬件”設(shè)施方面取得進(jìn)步的同時(shí)，由于高校在財(cái)務(wù)檔案管理人才儲(chǔ)備和培養(yǎng)方面仍存在欠缺，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理的“軟件”未能有效適應(yīng)信息化的形勢(shì)要求，積極轉(zhuǎn)變思想意識(shí)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，真正發(fā)揮信息化的作用和優(yōu)勢(shì)。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范較為缺乏，制約管理水平提升

近年來(lái)，標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)檔案信息化管理理論研究方興未艾，為高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理提供了思路和指導(dǎo)。但是，在實(shí)際工作中，高校財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范和流程仍較為缺失，阻礙了財(cái)務(wù)檔案管理水平的提升。

高校在財(cái)務(wù)檔案管理方面，一是由于信息化建設(shè)迅速，而標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)范未能及時(shí)制定、適應(yīng)信息化的要求，造成財(cái)務(wù)檔案管理流程、審查監(jiān)督制度不完善；二是由于高校財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)性不足，未能嚴(yán)格遵守信息化條件下的財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范，限制了高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化水平的提升。

2.3 檔案資源利用率較低，信息化建設(shè)效益不足

高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的目的之一，是通過(guò)信息化財(cái)務(wù)檔案管理，為高校的發(fā)展建設(shè)提供信息支撐和決策依據(jù)。在新時(shí)期，高校可以通過(guò)財(cái)務(wù)檔案的信息數(shù)據(jù)積累，在深入把握高校辦學(xué)規(guī)模、教學(xué)投入、科研水平等狀況的基礎(chǔ)上，抓住其中存在的問(wèn)題，推動(dòng)高校的高質(zhì)量發(fā)展。

但是，當(dāng)前高校在信息化建設(shè)過(guò)程中，重視對(duì)財(cái)務(wù)檔案的信息化存儲(chǔ)和使用，忽視了檔案信息的深度挖掘與運(yùn)用，在利用信息化技術(shù)開展財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)分析、研究方面存在不足。而檔案資源的利用率較低，一方面使高校在新時(shí)期制定發(fā)展策略過(guò)程中，缺乏對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的了解；另一方面使高校的信息化建設(shè)效用不足，難以獲得預(yù)期的效益。

3 高校財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)策

3.1 加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)，提高信息化思想意識(shí)

在財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，高校需要在重視財(cái)務(wù)檔案信息化系統(tǒng)、設(shè)施等“硬件”的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案管理人才專業(yè)性的培養(yǎng)，提升管理人員的信息化思想意識(shí)。

一是加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)。高校在檔案管理人員培養(yǎng)過(guò)程中，一方面需要重視人才的引進(jìn)和選拔，通過(guò)專業(yè)化人才的投入，帶動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理水平的提升；另一方面，需要加強(qiáng)高校檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，通過(guò)提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加快檔案管理人員思想意識(shí)的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)檔案信息化的健康發(fā)展。

3.2 完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，提升管理水平

在加強(qiáng)人員管理的同時(shí)，高校需要進(jìn)一步完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，為財(cái)務(wù)檔案管理水平的提升提供制度依據(jù)。

結(jié)合高校的管理工作實(shí)際狀況，高校在完善檔案管理規(guī)范過(guò)程中，一方面要推進(jìn)制度化建設(shè)，完善檔案信息收集、存檔管理、輸出管理、安全管理等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，并明確部門職責(zé)分工，提高信息化建設(shè)實(shí)效；另一方面要完善和重視監(jiān)督制度建設(shè)，通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中各環(huán)節(jié)的有效監(jiān)督，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范能夠貫徹落實(shí)，保障信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

3.3 加快檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，提高資源利用率

高校財(cái)務(wù)檔案資源的有效利用，是以財(cái)務(wù)檔案的數(shù)字化為基礎(chǔ)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息進(jìn)行分類歸總，以及深入的挖掘利用。

因此，高校需要在加快財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的基礎(chǔ)上，提高財(cái)務(wù)檔案資源的利用率。首先，構(gòu)建和完善財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，加快高校財(cái)務(wù)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的有效存儲(chǔ)于識(shí)別；其次，加快高校財(cái)務(wù)檔案管理網(wǎng)站的建設(shè)，通過(guò)信息管理平臺(tái)的完善，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息的共享和查詢。在此基礎(chǔ)上，高校財(cái)務(wù)檔案一方面可以通過(guò)深入分析和研究，為高校的高質(zhì)量發(fā)展提供信息依據(jù)；另一方面可以通過(guò)信息共享，使高校財(cái)務(wù)檔案信息能夠被有效利用，提高資源的利用率。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)工作是一個(gè)復(fù)雜的、專業(yè)的、系統(tǒng)化的工作，需要高校以信息化建設(shè)為抓手，深入開展財(cái)務(wù)檔案管理的改革創(chuàng)新，使高校財(cái)務(wù)檔案管理適應(yīng)新時(shí)期新形勢(shì)的要求，助力高校高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]向桂云.高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化的影響因素及對(duì)策研究[J].柳州師專學(xué)報(bào)，2012（2）：94.

[2]楊強(qiáng)，佟昱瑤.高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理研究[J].蘭臺(tái)世界，2016（10），38.

作者簡(jiǎn)介

魯玲（1963-），女，漢，河南省蘭考縣，河南大學(xué)，副研究館員，主要從事財(cái)務(wù)檔案管理工作。