高校教務(wù)員的工作效率與時間管理

張華姝

摘 ? ?要： 教務(wù)工作質(zhì)量直接影響高校的教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)發(fā)展、教學(xué)效率，要利用合理的利用時間和管理時間提高工作效率，充分提升教務(wù)員的工作高效潛能，實(shí)現(xiàn)時間管理的科學(xué)性、高效性、邏輯性、目的性。本文就當(dāng)下高校教務(wù)員在教學(xué)管理存在的時間管理及如何實(shí)現(xiàn)高效時間、科學(xué)創(chuàng)新進(jìn)行研究與分析，希望給相關(guān)教務(wù)管理者有所啟發(fā)。

關(guān)鍵詞： 高校教務(wù)員 ? ?教學(xué)管理 ? ?時間管理

教務(wù)管理工作千頭萬緒、瑣碎復(fù)雜，是以教學(xué)服務(wù)為主、教學(xué)管理為輔的工作模式，主要協(xié)調(diào)、處理教務(wù)處、督導(dǎo)、教研室、教師、學(xué)生等教學(xué)環(huán)節(jié)的各種事務(wù)、關(guān)系、問題。針對“終日奔波苦，一刻不得閑”的實(shí)際情況，迫切需要提高工作效率。基于工作經(jīng)驗(yàn)到認(rèn)識教務(wù)人員面臨的客觀事實(shí)出發(fā)，研究運(yùn)用時間管理提升教務(wù)管理工作效率，在實(shí)踐中探索培養(yǎng)觀察思維能力、科學(xué)創(chuàng)新能力、時間管理能力、提煉升華能力，對時間的合理性、技巧性、科學(xué)性、邏輯性進(jìn)行研究與思考，提高高校教務(wù)員的工作效率和工作質(zhì)量。

一、影響高校教務(wù)員工作效能的要素

1.服務(wù)對象的復(fù)雜多樣性對專注力的影響

教務(wù)員的工作性質(zhì)和特點(diǎn)決定了平時需要投入大量的時間處理繁雜工作，日常教務(wù)服務(wù)對象由內(nèi)而外，從上到下，全方位、大面積提供服務(wù)，主要角色有：對學(xué)生是他們選課咨詢、查詢成績、異動課程處理等問題的引導(dǎo)人;對專任老師是教學(xué)秩序、調(diào)停上課、借用教室等問題的處理人;對教務(wù)處各管理部門是文件通知、上傳下達(dá)、上下溝通的銜接人;對二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)是教學(xué)數(shù)據(jù)、信息查詢、統(tǒng)計(jì)分析、料資匯總的提供人;對公共二級學(xué)院教務(wù)部門是課程安排、調(diào)停上課、學(xué)生選課、考試安排的聯(lián)絡(luò)人。復(fù)雜多樣、層出不窮的工作事務(wù)直接影響高效工作必備的專注力。

2.工作內(nèi)容的時間不連貫性對工作效率的影響

教務(wù)工作從學(xué)期初到學(xué)期結(jié)束，終日匆匆忙忙、奔波不停，處理事務(wù)一件接一接的橫縱交錯，一刻不停處理鎖碎雜事，直到放假，這就需要教務(wù)員強(qiáng)化自身的素質(zhì)修養(yǎng)，良好的心態(tài)，在處理事務(wù)上要細(xì)心、耐心和超強(qiáng)責(zé)任心，不能心急、煩躁，要勤于思考、積極創(chuàng)新和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，保持工作條理順暢、井然有序，避免在細(xì)小事情上稍微不注意引發(fā)的教學(xué)事故。由于工作性質(zhì)的復(fù)雜多樣化、對象的多重性，在工作時常出現(xiàn)急事疊加的現(xiàn)象，如：來辦公室需要求立即解決的、QQ微信通知群的、私微私Q問題的、固話手機(jī)來電通知的等，導(dǎo)致正在處理的工作秩序被打斷，直接影響教學(xué)管理工作高耗低效。

3.應(yīng)急事務(wù)的處理緊迫性對決策力影響

所有出現(xiàn)的大小問題，往往和決策失誤有關(guān)。而在日常教學(xué)管理中出現(xiàn)未知和不可控性的應(yīng)急事務(wù)時有發(fā)生，如臨時上課教室、老師異常問題不能正常上課、考試現(xiàn)場學(xué)生、老師臨時棘手問題等，考驗(yàn)教務(wù)人員的認(rèn)知能力、判斷能力，尋找方法解決問題的應(yīng)變能力。作為高校教務(wù)員承擔(dān)教學(xué)管理工作的主要任務(wù)，在教學(xué)管理執(zhí)行的前沿陣地“奮戰(zhàn)”，長期處于事務(wù)繁多、應(yīng)接不暇，會造成大小事務(wù)上眉毛胡子一把抓的狀態(tài)，在出現(xiàn)應(yīng)急事務(wù)時，若無果斷的決策力將限制處理應(yīng)急問題的及時性、準(zhǔn)確性、有效性。

二、利用時間管理、統(tǒng)籌兼顧，提升工作高能的方法措施

對于時間管理，《心理學(xué)大辭典》的解釋為：個體為有效利用時間資源進(jìn)行的計(jì)劃和控制活動。即要在同樣的時間消耗下，為提高時間利用率和有效性而進(jìn)行的一系列工作。其目標(biāo)是使人從被動地、自然地使用時間轉(zhuǎn)到系統(tǒng)地、集中地、有目的地、有計(jì)劃地主動分配使用時間，從而進(jìn)行高效的、有創(chuàng)造性的勞動。

教務(wù)管理工作量大而煩瑣，高校對教務(wù)員崗位編制偏少及其和他方面的限制，有限的教務(wù)員必須惜時如金高負(fù)荷的運(yùn)轉(zhuǎn)日常工作。“時間就是金錢”“時間就是效率”，教務(wù)管理如何運(yùn)用時間管理的邏輯有序計(jì)劃工作目標(biāo)，理清事務(wù)的主次條理，制定適合自己的一套行之有效的實(shí)踐管理方法，創(chuàng)造性地體現(xiàn)工作效率、價值是現(xiàn)代教務(wù)管理人員最急迫切的需要。

1.時間管理的基礎(chǔ)工作——收集事務(wù)的全面性

教務(wù)管理工作高效是時間管理的目的，科學(xué)的時間管理是達(dá)到高效工作的主要手段，時間管理要達(dá)到最佳工作效果是合理、科學(xué)安排時間并提高工作效率，收集匯總齊常規(guī)事務(wù)清單是時間管理的第一步，可以從時間順序、服務(wù)對象、事項(xiàng)類型進(jìn)行歸集，確保事件的完整、齊全、準(zhǔn)確。

時間順序排列。以處理事務(wù)時間順序?yàn)閷?dǎo)向詳細(xì)列出清單，如從學(xué)年學(xué)期的教學(xué)時間順序排列，分為學(xué)期初、中、末時間段;服務(wù)對象排列。以服務(wù)日常提供教學(xué)服務(wù)的對象排列，可分上、下、中三個層次，即教務(wù)處、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、專任教師、學(xué)生及其他。對不同服務(wù)對象和不同情況的事，按輕重緩急、有側(cè)重、有條理地進(jìn)行區(qū)分、排序;類別排列。以事件類型、大小排列，即課表安排、考試安排、學(xué)分預(yù)警、畢業(yè)預(yù)審、轉(zhuǎn)專業(yè)等排列。三個方位羅列匯總，做到心中有數(shù)，避免工作量大產(chǎn)生的迷茫無助感。萬事以高效第一、自我從預(yù)防為主。

2.時間管理的重點(diǎn)工作——研究事務(wù)的邏輯性

（1）四象限法。對教務(wù)日常活動的重要程度用“十”字劃分為4個象限分別按重要緊急的、重要不緊急的、不重要緊急的、不重要不緊急的進(jìn)行區(qū)分，首先對重要緊急的要務(wù)在第一時間用最佳時間段高質(zhì)量地完成;其次處理重要不緊急的;再次處理不重要緊急的;最后處理不重要不緊急的最好不親力親為，可以選擇授權(quán)其他人的幫忙，比如學(xué)生助理、學(xué)委解決。從教務(wù)繁雜事務(wù)中擺脫出來，讓其序列化、條理化、專業(yè)化地、高效地完成工作。

（2）ABC時間管理法。對教務(wù)日常活動的緊急程度引用美國管理學(xué)家Lakein提出ABC時間管理方式，把每天的工作分為A/B/C三類，A類工作是最迫切、緊急、重要的，當(dāng)天親自、立即花時間去做好的工作;B類工作是迫切、較重要的C類工作是不重要或不緊急的。

“一寸光陰一寸金”，每天任務(wù)按百分之百的話，最重要的要務(wù)A占15%，所能產(chǎn)生的效能卻能達(dá)到65%任務(wù)成果最高。相反C級要務(wù)占65%，卻只能產(chǎn)生15%的效能，次要任務(wù)成果平平。剩下20%的要務(wù)劃歸到B級任務(wù)中。經(jīng)過把教學(xué)事務(wù)按科學(xué)的ABC分類，讓繁多復(fù)雜的教務(wù)事項(xiàng)立即會清晰、明朗化，處理任務(wù)A是必須用效率高的時間段，投入更多的時間和精力認(rèn)真完成;而B任務(wù)是次之是應(yīng)該做，而C類任務(wù)是不值得親自去處理。通過ABC的方法科學(xué)分類，使教務(wù)員在有限的時間內(nèi)有條不紊地完成各項(xiàng)工作，提高工作效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)工作科學(xué)、規(guī)范、高效化。

（3）20/80時間管理法。對教務(wù)活動所產(chǎn)生的效能程度進(jìn)行劃分，一百多年前意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托發(fā)現(xiàn)的20/80效率法則。維樂費(fèi)雷多·帕累托提出：在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子就能控制全局。二八定侓討論的是頂端的20%時間，而非底部的80%時間。

把握教務(wù)工作中重要20%的最高效時間投入用于專門處理最困難的工作，抓住主要矛盾，把精力放在最緊急重要的事情上，就能撬動出80%的效率來。運(yùn)用此方法，相反要避開用80%的時間處理的事務(wù)產(chǎn)生20%效能的高耗低能的事項(xiàng)。

3.時間管理的核心工作——持續(xù)執(zhí)行的原則性

（1）以計(jì)劃為導(dǎo)向，合理安排每天高效的“10分鐘”。高效工作，計(jì)劃為主，計(jì)劃好關(guān)鍵的高效時間是時間管理的重要脈絡(luò)，也是提高時間管理效率的首要目標(biāo)，對教務(wù)員強(qiáng)化預(yù)防預(yù)測預(yù)知能力、制訂科學(xué)的工作計(jì)劃、熟練運(yùn)用時間管理能力等具有指導(dǎo)性意義。如工作結(jié)束下班前的10分鐘，更新事項(xiàng)日程，整理辦公桌文件的條理性;清晨工作前的黃金10分鐘，一天中最高效的時間段思考、檢查計(jì)劃，并適當(dāng)?shù)恼{(diào)整排列緊急重要事項(xiàng)的順序及完成的合適時間。培養(yǎng)習(xí)慣高效的10分鐘，同時將習(xí)慣嫁接在已有習(xí)慣之上，或者利用工具強(qiáng)制習(xí)慣。比如設(shè)置鬧鐘提醒，強(qiáng)化執(zhí)行到位。能夠減少大腦的決策，從而減少意志力消耗。創(chuàng)造力思維，做規(guī)劃，專注做事。

（2）以目標(biāo)為核心，統(tǒng)籌把握全局意識。教務(wù)員的工作性質(zhì)決定了平時轉(zhuǎn)的像個陀螺一樣，從未停下忙碌的腳步，久而久之在“奮戰(zhàn)”中迷失工作的條理，忙碌到崩潰，利用科學(xué)的時間管理鎖定工作目標(biāo)，站全局位置去思考、掌握、布置，從繁雜的事情中理出條理、簡化工作、優(yōu)化管理，抓大放小，同時保證隨時正在做重要的事。目標(biāo)明確，不在忙亂中浪費(fèi)時間。找到工作中的“焦點(diǎn)”，一針見血地解決問題，事實(shí)上，工作不在于做了多少，而在于做的成績、效果，是否在有效的時間內(nèi)完成。具有緊急意識，分清輕重緩急和時間先后順序。解決應(yīng)急能力，有了緊急意識、緊迫感才是不斷做好時間管理的動力，如能電話解決的絕不面談，能自解解決的盡量不去興師動眾的開會;能立即處理的不閑談，能當(dāng)面解決的盡量不下文通知。

（3）以效果為策略，善于合作，學(xué)會借力省時。教務(wù)超負(fù)荷的動轉(zhuǎn)工作已是不爭的事實(shí)，為順應(yīng)教學(xué)管理多元化的要求，在教務(wù)管理活動中引用學(xué)生助理，將緩解教務(wù)人員的壓力，并且更有利于學(xué)生素質(zhì)全面提高，培養(yǎng)自立自強(qiáng)的同時，增強(qiáng)學(xué)生的實(shí)踐能力、溝通協(xié)調(diào)能力、辦公化應(yīng)用能力，實(shí)現(xiàn)“學(xué)”“踐”兩不誤。善于合作，懂理授權(quán)，簡單事務(wù)不必親力親為、借力省時。對學(xué)生助理最好機(jī)會，從而協(xié)和處理簡單事物，達(dá)到雙贏的目的;簡化報(bào)告通知文件，簡明扼要，完整簡潔，管理時間，這是時間高效的重要手段。

（4）關(guān)注細(xì)節(jié)、統(tǒng)籌兼顧。“成也細(xì)節(jié)，敗也細(xì)節(jié)”，教學(xué)管事的大事小事芝麻事問題，確保計(jì)劃的周密性，要在預(yù)測未知、發(fā)展趨勢進(jìn)行防治抵御，針對可能造成的重大教學(xué)事故的事務(wù)上建立預(yù)警機(jī)制;應(yīng)急措施所有的待辦事項(xiàng)進(jìn)行緊急和重要性的排序后，盡量按主觀意愿執(zhí)行，在出現(xiàn)新的急事時，可能手頭上正在處理的事情來說，立即變成不是最緊急重要的事。按事情的優(yōu)先順序安排是需要不斷調(diào)整、改變，與其適應(yīng)始終保持當(dāng)前在做最終緊急重要的事務(wù)，以便最有效地利用當(dāng)前時間完成。

因高校對教務(wù)員編制的限制、提升教學(xué)素質(zhì)的進(jìn)程和學(xué)分制改革多元化的教學(xué)服務(wù)，致使教學(xué)管理事務(wù)的不斷增多、瑣碎、雜亂，易造成教務(wù)員急躁情緒，因此在日常工作中要引起足夠的重視，合理地利用時間進(jìn)行梳理、引導(dǎo)、規(guī)范、管理，從而形成積極向上、低耗高能、籌劃兼顧的工作狀態(tài)。

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