新形勢下電子檔案管理存在的問題及解決對策

關(guān)震

【摘要】隨著社會的不斷發(fā)展，我國經(jīng)濟實力的不斷增強，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推廣，電子檔案技術(shù)便應(yīng)運而生，電子檔案技術(shù)的優(yōu)點就在于節(jié)能環(huán)保，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案更便于整理和保存，而且節(jié)省空間，但是凡事要用辯證的眼光看待，電子檔案管理有沒有問題呢？

【關(guān)鍵詞】電子檔案;檔案管理;問題與對策

社會的不斷發(fā)展進步，帶來了網(wǎng)絡(luò)時代的繁榮，在這個背景下，電子檔案管理展現(xiàn)出比傳統(tǒng)檔案管理更環(huán)保、更簡便的特點，但是，我們在面對新形勢下電子檔案管理技術(shù)時，不能只看到電子檔案管理技術(shù)的優(yōu)點，更要辯證的對待該技術(shù)的缺點，本文將從以下方面展開論述。

一、我國檔案管理技術(shù)的變革

過去我們在整理檔案時，習(xí)慣寫到紙上，再把檔案放進檔案盒里，最后再把檔案盒放進檔案柜里，記得我在看《今日說法》時，看到過這樣一個場景，有一個陳年舊案，需要查閱當(dāng)年卷宗，我看到辦案民警走到了一間檔案室，室內(nèi)全是檔案柜，就像是一間圖書室一般，辦案民警為了找出當(dāng)年的卷宗，找了好幾個檔案柜，真是費時、費力！

隨著電腦技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案管理技術(shù)傳入中國，基于電子檔案技術(shù)節(jié)省空間便于管理的特點，該技術(shù)在各行各業(yè)迅速推廣開來。

二、電子檔案管理技術(shù)的概念

電子檔案，顧名思義，是檔案的電子化。具有便于管理、節(jié)約空間、方便保存的特點，是針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的缺點而發(fā)明的一種新技術(shù)，實現(xiàn)了檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化和先進化，但是，電子檔案管理技術(shù)對管理人員的要求比較高，最起碼要具備熟練的電腦操作技術(shù)。

三、電子檔案管理技術(shù)存在的問題

（一）真實性不足

電子檔案管理技術(shù)便于管理，就在于它只要一臺電腦就可以進行編輯，在編輯時很容易發(fā)生數(shù)據(jù)錯誤，由于電腦上的顯示與紙面顯示有很大的區(qū)別，不容易被編輯人員發(fā)現(xiàn)，所以導(dǎo)致了電子檔案管理的真實性不足的問題。

（二）保密性差

電子檔案管理技術(shù)需要網(wǎng)絡(luò)傳輸，在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中，很容易被不法分子劫持，造成信息泄露。

（三）保存期限不穩(wěn)定

前文提到了，電子檔案管理是基于電腦技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的，其實，電子檔案保存是存在電腦上的硬盤里，別看硬盤有一個堅硬的外殼，但是硬盤是個非常脆弱的物品，因為硬盤非常容易被病毒攻擊，甚至被損毀，如果出現(xiàn)這樣的問題，就會致使電子檔案的丟失，造成一定損失;如果管理方法得當(dāng)，還是可以保存相當(dāng)長時間的。

（四）管理人員缺失

因為電子檔案查找相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案較簡便，不需要專人查找，所以許多單位的電子檔案可以供人隨意查閱，這樣很容易出現(xiàn)檔案丟失或失真，當(dāng)然，這種現(xiàn)象不會出現(xiàn)在保密單位。

四、做好電子檔案管理工作的對策

（一）管理人員專業(yè)化

電子檔案管理技術(shù)作為一種新興技術(shù)，就需要適應(yīng)新技術(shù)的管理人員，建議各高等院校開設(shè)關(guān)于電子檔案管理的專業(yè)，培養(yǎng)專業(yè)化的電子檔案管理人員。

（二）嚴(yán)格電子檔案審查

基于電子檔案真實性低的問題，我們要設(shè)立專門的審查部門，對編輯整理的電子檔案進行嚴(yán)格的審查，從源頭防止檔案失真，更要激勵基層工作人員，提高對工作的認(rèn)真態(tài)度，謹(jǐn)防出錯;也可以對電子檔案整理人員進行績效考核，對工作認(rèn)真的同志，給予獎勵，對經(jīng)常出錯的同志，要提出批評或處罰。

（三）建立專屬網(wǎng)絡(luò)，防止信息外漏

針對保密性差的問題，我們不妨向公安部門學(xué)習(xí)，電子檔案能夠共享的單位，可以建立專屬的網(wǎng)絡(luò)，減少被竊密的危險，或者可以采用U盤傳輸?shù)姆绞剑侨绻麅傻鼐嚯x較遠(yuǎn)，建議建立專屬網(wǎng)絡(luò)，因為郵寄U盤，會增加風(fēng)險性，一旦丟失，損失較大。

（四）定時檢查、保養(yǎng)存儲設(shè)備

前文說到的保存期限的問題，并不是絕對的，只要我們在使用、管理的過程中，操作合理，是不會發(fā)生這種現(xiàn)象的，但是，我們管理人員要定時檢查，一旦發(fā)現(xiàn)異常，要及時將數(shù)據(jù)進行備份，防止因為機器癱瘓而造成數(shù)據(jù)損毀。

（五）嚴(yán)格查閱程序，專人專管，專人專責(zé)

針對管理人員缺失的問題，我們要設(shè)立專門的管理機構(gòu)，任何人沒有擅自查閱電子檔案的權(quán)利，如果確實要查閱電子檔案，要征得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的同意，出示查閱證明后，征得查閱許可單，然后持檔案查閱許可單到機器查詢，沒有許可單一律不準(zhǔn)查閱，否則，要追究管理人員的相應(yīng)責(zé)任。

五、結(jié)論

總而言之，社會進步帶來的是科技進步，科技進步使技術(shù)不斷進步，我們在享受社會發(fā)展帶來的好處的同時，要辯證看待事物的兩面性，對積極的一面要正確使用并積極發(fā)揚，對不好的缺點，要辯證對待，設(shè)法克服。但是，電子檔案管理技術(shù)的推廣，總歸是利大于弊的，本文我主要介紹了存在的這幾種問題，但是我相信還有許多問題我沒有看到，希望大家在今后的使用中，一旦發(fā)現(xiàn)問題不要回避，一定要提出意見或建議，只有這樣，電子檔案管理技術(shù)才會不斷進步，才會為人類社會的發(fā)展做出貢獻。

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