大數據時代高校檔案管理體系構建策略探討

呂揚

[摘 要]信息化技術水平的提升，使人們生活更加智能化、信息化，人們所有行為都可以轉化成數據，至此步入了大數據時代。在該時代，高校檔案管理工作面臨一些挑戰?；诖?，本文闡述了高校檔案管理現狀，分析了高校檔案管理的特點，并提出了在大數據時代背景下高校檔案管理體系構建策略，旨在為相關研究提供借鑒。

[關鍵詞]大數據時代;檔案管理;高校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.083

[中圖分類號]G647.24;G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）14-0-02

0? ? ?引 言

檔案管理雖然在經濟效益上的作用不突出，但是在高校管理工作中具有不可或缺的作用。在大數據時代，各個管理部門系統中都存儲大量的電子文件，只有加大對這些文件的管理力度，才能有效提升檔案利用率以及檔案管理工作水平，從而實現數字化檔案管理，提高高校檔案信息的安全性。

1? ? ?高校檔案的管理現狀

首先，信息孤島問題?，F階段，我國尚未存在高度統一的高校檔案管理數據庫，即使各個地區的高校都建立了與自身發展相適應的檔案數據庫，并嘗試加大高校檔案信息管理力度，但缺少了將所有高校檔案信息進行統一管理的平臺，使不同地區、不同高校之間的信息資源無法做到共享，不能實現檔案信息化管理的最終目標。其次，供求問題。大多數高校檔案管理都是區域化劃分，查找較為困難，且檔案管理體制不完善，使相關管理人員對待工作報以不認真、怠倦的狀態。在此狀況下，若想實現跨區域、跨體制管理十分困難，從某種程度上看，無法發揮高校檔案信息的價值。再次，高校檔案管理意識不足。高校政務系統十分獨立，利用大數據技術對高校檔案信息管理較為困難，且在實際工作中，高校檔案管理者的發言權較少。根據有關研究發現，在檔案信息管理中，由于人力資源受限，高校檔案管理工作無法實現對海量數據的高效處理以及收集與共享檔案信息。最后，高校檔案管理的軟實力與硬環境不相適應。由于政策推行與軟件研發相較于提高管理者素質而言更為便捷，致使檔案信息化管理存在較大阻礙。

此外，在理論方面，高校檔案信息化管理要面對較多挑戰。為了應對挑戰，改善檔案管理現狀，需要進行有效的基礎理論變革。在大數據時代背景下，高校檔案信息的類型逐漸向多元化方向發展，使現有管理方式無法應對。大數據時代不缺少信息，信息呈爆炸式增長，因此，在海量信息數據中挖掘出更多的高價值信息，提高檔案管理效率是高校檔案管理工作需要應對的一大挑戰。

2? ? ?高校檔案的管理特征

2.1? ?規范化

為提升高校檔案管理工作的科學性，有關部門要加強對檔案與檔案信息的規范化及標準化管理，這不僅有助于規范檔案管理工作，同時也是高校管理工作的內容之一。高校要充分認識到檔案管理工作的重要作用，制定出切實可行的管理規范，以此發揮檔案管理的應有效用。此外，高校所購進的檔案管理設備為了提升檔案管理水平及效率，管理者應學習并提高設備操作水平，進而發揮出設備的有效作用。

2.2? ?多元化

高校檔案包括了學校發展史、師生資料、科研成果等多種信息，并帶有高度的文化與精神。高校檔案是高校發展的重要推動力，具備獨特的服務功能與管理模式。但是在信息化時代，社會與高校需要實現多元化檔案管理服務功能，創新檔案管理形式，強化其功能，從而推動傳統檔案管理向數字化方向轉變，實現資源共享。

2.3? ?信息化

隨著信息技術的應用面積增加，大部分領域已實現了資源共享，現代信息資源與人類智力作用相結合，有效促進了社會經濟發展。實現高校檔案信息化管理，就是利用現代信息技術進行檔案信息收集、整理以及利用等管理工作，最終目標是提升高校檔案信息管理的服務水準，提高檔案信息資源利用率。

2.4? ?社會化

高校檔案管理的社會化管理與現代市場經濟發展及社會進程相統一，社會結構愈發復雜，社會差異成分逐漸增多，使社會化管理模式被衍生出來。此種管理模式與檔案制度公共政策創新相一致，適合對流動人員檔案進行管理，有利于擴大檔案管理范圍，完善人事檔案管理，與市場經濟發展相適應。

3? ? ?大數據時代下高校檔案管理體系的構建策略

3.1? ?轉變檔案管理觀念，認清挑戰

在現代教育發展中，為了提高我國國民素質，適應新課改，我國提出了高校擴招政策。隨著我國各高校辦學規模的擴大，招生數量逐年提升，致使檔案內容和類別增多，增加了高校檔案的管理工作量。為提高檔案管理效率，在大數據時代，高校要轉變檔案管理觀念，樹立大數據與信息化方案管理觀念。在大數據時代，高校更新檔案管理觀念具有以下幾種作用。第一，實現檔案信息的批量處理及傳輸，大大節省了人力成本，提高了工作效率。第二，擺脫了紙質檔案及實體管理的限制。通過建立檔案電子信息，可以有效減少紙張浪費，擴大存儲空間。傳統管理模式下需要耗費過多的時間與精力進行規劃與管理，但是利用網絡信息平臺就無須花費過多精力進行信息存儲及分類。第三，可以實現實時交互檔案信息、做到信息共享，具體而言，就是可以在短時間內，甚至一秒之內將檔案信息傳輸到其應用位置。由此可見，在大數據時代，轉變檔案管理觀念，建立電子信息檔案，可以有效提高管理工作的效率及質量。

此外，在高校檔案信息化管理過程中，高校要認清大數據時代帶來的管理條件。雖然通過網絡平臺可以對檔案信息進行高效管理，但是在管理上還是人為操作，因此，高校要加大對檔案管理人員的培訓力度，提高他們的軟件操作能力;同時，工作人員在實際工作中可以借助大數據管理平臺對高校眾多檔案進行科學管理。由于網絡存在一些安全漏洞，為了保護高校檔案的信息安全，發揮管理平臺的作用，就要提高平臺安全性，積極提高技術水平，提高信息管理的安全性，避免信息被盜取或篡改，造成不可挽救的損失;還要完善系統分支，集中多類別檔案，進而真正增強信息管理水平。

3.2? ?建立電子方案集中平臺，實現數字化管理

在檔案管理工作中，存在較多的專業術語，且某個術語在多種環境下具有多種含義，因此，專業管理人數不足造成檔案管理工作混亂。目前，我國許多高校檔案管理工作者都是非專業人士，在日常管理工作中存在的問題不易被發現，久而久之問題累積量增多，提升了高校檔案管理的工作難度。因此，僅通過管理制度與條例無法對檔案管理工作予以規范化、標準化管理。但是依據集成管理理念，結合高校檔案信息管理的實際狀況，設計出合理的電子檔案建設應用方案，建立方便快捷且經濟實用的信息集中平臺，有利于改善高校檔案的管理現狀，實現數字化管理。

3.3? ?采取多種方式解決集成系統問題，完善管理功能

有關人員通過收集、訪談等方式了解到集成系統存在的一些問題，并利用調研、對比及實踐總結等方式對問題進行分析、解決，最終研究出了多種收發文件輸出格式與數據結構，并將其整理優化成集成平臺的建設資料。然后與高校實際管理現狀相結合，研究出圍繞中間文件批量傳輸的電子公文格式與數據歸檔交換標準，并將集成系統中的所有電子文件數據與歸檔目錄數據利用變革或文件通用格式對其進行封裝、保存。通過對現有通用型管理系統進行再次開發，將現存庫藏實際檔案轉變為電子檔案，并上傳至集成系統中的電子文件中。此外，還要在方案系統中制成遷移數據表;在實踐中提出通用型檔案集成平臺模型;在管理過程中對電子數據文件增加實體分類號與檔號等處理，之后再將其導入檔案管理信息中并上傳空間，最后將其歸檔在數據光盤之中進行管理。

3.4? ?提高高校電子檔案管理的便捷性、實用性

在高校將紙質檔案、錄像帶等實體檔案轉換成電子檔案后，電子檔案規范與管理成為高校管理工作的主要問題。電子檔案的集成系統建設屬于電子文件的中心建設技術之一，現階段，建設電子文件中心大多數為業務外包模式，由專業公司進行，存在軟件管理不足、適應能力不強等問題。建立與電子檔案數據格式相關的標準規范，有利于批量遷移已歸檔的電子文件，有助于相關管理部門對通用型高校檔案管理軟件進行二次開發，還可以使用電子光盤與文件上傳至空間，與電子文件管理系統等當時實現檔案信息的異地歸檔與備份。值得一提的是，電子檔案管理更加快捷、經濟、實用，電子文件集成管理具有較高的推廣價值。

3.5? ?整合檔案信息管理系統，制定檔案接傳實施方法

在高校檔案管理工作中，要對前端管理系統中的數字檔案資源、目錄以及數據交換格式進行規范化處理，依據現有技術手段實現以電子文件長傳為主的電子文件異地備份方式，從而解決在檔案集成管理系統與其他管理系統中電子文件的批量歸檔問題，特別在對集成檔案管理系統進行遷移及整合時所形成的檔案移交及接收方式。只有這樣才可以有效解決高校電子檔案信息的批量遷移，以及遷移后在檔案管理系統中的存儲及管理問題，同時還可以解決電子文件異地備份問題。

4? ? ?結 語

在大數據時代背景下，高校在檔案管理工作上要積極應用大數據及先進的網絡技術來提升檔案管理質量。首先要轉變檔案管理觀念，其次建立檔案管理信息平臺，最后完善檔案管理系統，從而發揮其應有效用，完成檔案管理體系建設，推動我國高校更好地發展建設。

主要參考文獻

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