新形勢下國企外事管理模式的轉(zhuǎn)變與優(yōu)化

許曉靜

[摘 要] 近年來，國家推行“走出去”戰(zhàn)略，國有企業(yè)大力拓展海外業(yè)務(wù)、承攬海外項目，國際交流也日趨頻繁，龐大的出國人員數(shù)量要求國企必須優(yōu)化外事管理模式，規(guī)范因公出國審批制度，避免違規(guī)現(xiàn)象，規(guī)避海外業(yè)務(wù)的外派勞務(wù)風(fēng)險。文章結(jié)合國企外事管理過程中存在的問題，提出了在新形勢下國企外事管理模式的轉(zhuǎn)變和優(yōu)化，并提出建設(shè)性建議

[關(guān)鍵詞] 新形勢下 國企 外事管理模式 轉(zhuǎn)變 優(yōu)化

中圖分類號：F276.1 文獻標志碼：A

一、規(guī)范國企外事管理工作的意義

國企外事管理部門高效、合規(guī)地解決問題，可以促進企業(yè)更好地拓展海外市場，提高綜合實力。另外，通過充分發(fā)揮外事部門的窗口作用，可以讓中國企業(yè)在世界范圍拓展、傳播企業(yè)文化，建立良好的企業(yè)聲譽。遵守國家及企業(yè)內(nèi)部的外事紀律，尊重并遵守目的國的外交、外事法律法規(guī)，保證外事工作的合規(guī)性，不容忽視。違紀、違規(guī)行為不僅會給中國企業(yè)內(nèi)部的公務(wù)派遣出國工作帶來影響，還會給海外項目的經(jīng)營甚至整個國家的外事工作帶來潛在的、不可預(yù)測的風(fēng)險。

二、國企外事管理難題

（一）人才儲備問題和團隊建設(shè)問題

同樣是阿爾及利亞的例子，為了在短時間內(nèi)完成談判以及其他準備工作，只能讓持有因公護照的工作人員解決此問題，但是持有因公護照的工作人員，并不一定勝任項目前期準備工作，他們可能是翻譯或不具有相應(yīng)決定權(quán)力的基層人員。而其他項目談判人員因沒有持有因公護照，還需要花費一段時間辦理因公護照。這一工作安排體現(xiàn)了國企人才儲備及團隊建設(shè)問題，凸顯了人才結(jié)構(gòu)不合理，在發(fā)生人力緊張的情況下，沒能做出人力調(diào)整。并且個別工作人員不能成功辦理因公護照，在與其他國企競爭中帶來不利影響。此外，國外派遣的工作人員，還需要考慮政治審查問題，以及是否符合阿國的勞務(wù)人員規(guī)定和配額，若是不符合相關(guān)規(guī)定，還要及時進行調(diào)整。這就需要外事管理掌握一定的可派遣員工數(shù)據(jù)信息，當一名工作人員不能向外派遣時，應(yīng)及時尋找另一位頂替。對于外事管理部門而言，由于缺乏相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，在出現(xiàn)人力緊張的情況下，不能及時調(diào)配人力資源。這體現(xiàn)了國企信息化不強，管理運行效率不高的問題，外事管理人員不懂得采取網(wǎng)絡(luò)視頻會議、網(wǎng)絡(luò)指揮等信息化手段來消除部分員工不能出國談判的影響。由此體現(xiàn)了國企外事工作信息化程度低，工作創(chuàng)新思維弱的缺陷[1]。

（二）傳統(tǒng)外事管理制度適應(yīng)性問題

外事管理主要包括工程項目人員派遣，因公出國境管理，護照管理、境外公共安全管理等工作內(nèi)容。在某海外項目運行之前，會由外事管理人員考察，決定員工到國外負責(zé)此項目，并根據(jù)海外合作項目立項組建團隊。外事管理基于此項目及其團隊，合理安排和分配人員動遷行程。但是在工作過程中，出現(xiàn)了一些問題。以阿爾及利亞管道項目為例，項目成立初期需要一定的管理人員和法語翻譯，前往阿國進行前期準備，但是限于時間緊急未能合理安排工作人員合理動遷。部分外事管理人員沒能根據(jù)外事項目變動，進行針對性調(diào)整，受到傳統(tǒng)外事管理制度適應(yīng)性差的限制，在制度范圍內(nèi)可操作的空間較小。

（三）外事檔案管理意識淡薄

企業(yè)對外事檔案管理意識淡薄，對外事管理工作檔案的重要性認識不足，只注重外事活動的結(jié)果，對于檔案的收集和管理只是簡單走一個過場，從而導(dǎo)致外事檔案不健全。與此同時，在信息化飛速發(fā)展的當今社會中，外事管理工作缺少信息化管理手段的支持，得不到基本的發(fā)展和進步，加之企業(yè)對外事檔案管理硬件設(shè)施投入資金不夠，缺乏計算機檢索的高效率手段，僅依靠人工儲存和查詢，增大了工作難度，增加了工作量，降低了工作效率。此外，企業(yè)的外事檔案管理僅處于檔案材料收集、整理和保存的簡單模式中，在檔案的利用上更是長期處于一種被動狀態(tài)，降低了外事檔案的利用價值[2]。

三、新形勢下國企外事管理模式的轉(zhuǎn)變與優(yōu)化措施

（一）建立健全外事管理制度

近年來，外事管理工作已經(jīng)從國家層面得到了充分的重視。外交部啟用并推廣“護簽上報系統(tǒng)”“APEC卡上報系統(tǒng)”“邀請函管理系統(tǒng)”以及“因公電子護照管理系統(tǒng)”，通過技術(shù)手段規(guī)范、約束企事業(yè)單位外事部門的日常工作。各大國企也紛紛行動起來，優(yōu)化升級企業(yè)內(nèi)部《外事管理辦法》，建立自己的“外事管理系統(tǒng)”，與外交部相關(guān)管理平臺充分對接。國企還針對所屬成員企業(yè)眾多、駐外機構(gòu)分散等特點，建立內(nèi)部監(jiān)督審查機制，定期對下屬成員企業(yè)的外事規(guī)定實施落地、外事操作合法合規(guī)等工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。另外，大部分國企還定期組織外事培訓(xùn)，宣貫國家及企業(yè)內(nèi)部的外事紀律，剖析外交部通報的不合規(guī)外事案例，分享成員企業(yè)成功的外事管理經(jīng)驗，根據(jù)實際工作中遇到的問題，修訂完善外事管理制度及操作手冊。

（二）在外事管理上引入?yún)f(xié)調(diào)聯(lián)動機制

根據(jù)當前國內(nèi)外形勢發(fā)展，立足本企業(yè)自身情況，不斷創(chuàng)新外事管理理念，建立健全涉外工作協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制，建立健全應(yīng)急工作機制。牢固樹立外事一盤棋意識，通過對外事、外經(jīng)等各種對外資源的科學(xué)整合，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，構(gòu)建高效的對外開放與合作平臺，努力形成部門互動、上下聯(lián)動的大外事格局。一方面，包括外事在內(nèi)的企業(yè)各職能部門圍繞海外業(yè)務(wù)和對外合作建立橫向的合作管理機制，明確各自職責(zé)，在具體業(yè)務(wù)中密切配合，及時協(xié)調(diào)，確保企業(yè)的國際合作決策有效執(zhí)行，促進管理提升和降本增效；另一方面，國內(nèi)外的各外事部門之間應(yīng)形成縱向的穩(wěn)定互動關(guān)系，拓寬溝通渠道，強化各外事部門、機構(gòu)之間的良性互動，充分發(fā)揮作用，有效推進企業(yè)國際合作進程。

（三）外事管理途徑創(chuàng)新

1.建立外事信息數(shù)據(jù)庫

外事工作涉及安全培訓(xùn)、護照管理等內(nèi)容，為了更好地將外派工作人員的信息整合和利用，利用信息技術(shù)構(gòu)建外事管理工作數(shù)據(jù)庫，將員工的護照、簽證、工作能力等信息錄入到此數(shù)據(jù)庫匯總，從而提高信息的使用效率和質(zhì)量。除了員工信息之外，還將數(shù)據(jù)庫與國家外交部官方網(wǎng)站相連，將最新的出入境管理政策錄入數(shù)據(jù)庫中，實時更新相關(guān)信息。外事工作人員根據(jù)最新的出入境管理政策，采取更加靈活的方法讓外派員工出境、入境。為了節(jié)約企業(yè)運營成本，同時在數(shù)據(jù)庫中自動連接航空公司官方網(wǎng)站，實時獲取最新的票務(wù)信息和航班信息，從而為制定境外出差計劃提供必要的信息支持，減少搜集信息的時間成本。構(gòu)建海外業(yè)務(wù)系統(tǒng)。基于外事管理數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，利用信息、計算機技術(shù)構(gòu)建外事業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)工作人員可以獲知派遣員工的護照、簽證信息，并在有效期內(nèi)幫派遣員工辦理簽證延期手續(xù)，并通知外派員工及時回國更換護照等。業(yè)務(wù)系統(tǒng)具有信息實時更新的功能，對于外派員工跨越多國的出差計劃，能夠根據(jù)錄入的航班信息以及員工通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)的反饋，更新員工所在位置信息，更好地讓外事工作人員規(guī)劃出差線路。特別是面臨航班信息臨時變動，能夠采取其他的備用計劃。根據(jù)海外業(yè)務(wù)系統(tǒng)，改革外事管理工作制度，制定標準信息化工作流程，以適應(yīng)計算機化、電子化的工作環(huán)境，加強對外事工作的監(jiān)督力度。借助業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息交互優(yōu)勢，將常規(guī)、不涉密的業(yè)務(wù)類型遷移到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，如業(yè)務(wù)審批、護照信息管理、電子簽證申請等，減少紙質(zhì)文件的流通，便于信息整理、歸類和使用。通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)，國外派遣人員進行工作報告，同時也支持視頻會議的功能，方便國外工作團隊與國內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)進行溝通交流。系統(tǒng)支持安裝安卓、iOS系統(tǒng)的移動終端設(shè)備，國外派遣工作人員可以聯(lián)網(wǎng)登錄系統(tǒng)辦理簡單的業(yè)務(wù)[3]。

2.建立外事管理信息集中管控機制

外事檔案是企業(yè)重要的組織過程資產(chǎn)，也是企業(yè)國際交流平臺的重要組成部分，不僅記錄了企業(yè)在外事的工作，還記載了各種外事交流的信息。外事部門應(yīng)花大力氣，加強對外事檔案資料的收集與整理，建設(shè)統(tǒng)一的外事檔案數(shù)據(jù)庫。可以根據(jù)企業(yè)外事的實際情況，建設(shè)一套更加統(tǒng)一、更加規(guī)范的數(shù)據(jù)庫以及信息化的交流平臺，增加其的儲存功能以及分類利用的功能，使外事資料檔案得到充分利用。一方面，有利于為各子分公司及在建項目的對外交流工作提供經(jīng)驗借鑒和資料查詢渠道，從而提高工作效率并節(jié)省費用開支；另一方面，有利于科學(xué)統(tǒng)計企業(yè)的國際交流活動，找出規(guī)律和特點，進而對未來的對外交流活動進行優(yōu)化，并加強對外事活動的費用控制能力。

四、結(jié)語

綜上所述，對于中石化大型跨國企業(yè)而言，外事工作是開拓海外業(yè)務(wù)的關(guān)鍵。因此，為加強外事管理工作質(zhì)量，首先要創(chuàng)新外事管理工作理念；其次是創(chuàng)新工作途徑，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立外事信息數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建海外業(yè)務(wù)系統(tǒng)來提高業(yè)務(wù)處理效率和質(zhì)量，提高護照、簽證信息的管理效率；最后再配以建立外事管理團隊，定向儲備海外人才，將企業(yè)外事管理作為企業(yè)發(fā)展的重要推動力。

參考文獻：

[1]邵穎妮.構(gòu)建大外事工作格局 助力國企國際化升級[J].現(xiàn)代商業(yè)，2015（15）：15.

[2]葉東.新形勢下規(guī)范企業(yè)出國管理的思路和措施[J].管理觀察，2014（24）：77.

[3]翟建勇.某大型能源國企招標采購管理模式實踐與探討[J].物流技術(shù)，2015（9）：125.