學校檔案管理重要性及優化措施

張華

[摘 要] 檔案管理工作是學校非常重要的基礎工作，可以為學校的發展提供數據參考，有提高領導決策水平，提高教學質量等作用。所以要對學校的現實現況進行分析，并提出一些解決措施，對學校的發展現狀進行調整以及優化。

[關鍵詞] 檔案管理 學校發展 檔案應用

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

檔案管理方法比較簡單，容易出現問題，隨著網絡上信息的增多，在學校檔案管理中不僅要推廣電子信息化，還要靠網絡技術對學校的檔案進行標準化的整理，創造出更好的資源信息環境，這是未來學校檔案管理的方向。

一、學校檔案管理現況

（一）對檔案管理不重視

學校的領導對檔案管理信息不看重，對學校檔案信息管理投放的資金過少，很多學校檔案管理設備過于單一和簡單，有的學校沒有檔案管理設施，這使檔案管理工作沒有辦法施展，有學校有計算機、掃描儀，但能用的卻很少，不夠檔案管理信息的基本要求，很多學校沒有專業的計算機工作成員，老師對于電腦了解過于片面，導致學校檔案管理只能夠用傳統的方式，還會出現一些重要文件的丟失。

學校領導對這種最新的科學技術不夠重視，在學校檔案管理上缺少認識，認為檔案信息管理只需要專門的管理人去負責。很多管理層對檔案的重要性沒有明確的認可，管理意識相對來說都比較淡薄，所產生的違規行為很多。比如學校的檔案并不是由專職檔案員管理的，有的會交給學生自行管理，也有的會交給其他工作人員來保管，這樣就沒有辦法保證檔案材料的完整性、安全性和規范性。管理人員對檔案管理的工作認知范圍窄，認為檔案內容不缺少就可以。沒有獨立的檔案信息管理部門，只靠幾個人來管理檔案，對檔案管理工作缺乏重視，學校檔案管理很難開展[1]。

同時，學校在檔案管理工作中對機械投入的硬件不足，許多計算機搜索軟件缺少，計算機搜索的巨大優勢不能有效發揮。很大程度影響機械檔案探索效率，學校檔案管理的開發與利用不合理。

（二）缺少經驗，電子檔案利用率不高

某些學校沒有電腦檔案室，電子檔案信息管理方面缺少經驗，有的學校成立了電子檔案室，檔案室卻是局域網，不能及時找尋外面的信息數據。

對檔案管理的利用非常的小。檔案信息每年都會增加，長時間會有很多的檔案信息，當前教育學校沒有重視檔案管理的利用，只會用一些普通的搜索能力，檔案信息缺少了更廣泛的用途。

我國學校在進行檔案進行管理時，重視檔案機關部門工作以及校領導決定的事情，沒有重視檔案管理工作的發展，無法滿足管理、科研、教學等方面的服務要求，檔案管理工作過于單一。同時檔案管理工作與師生并沒有直接聯系[2]。

（三）管理人員素質不高

在檔案室管理工作中，工作人員的素質不相同，很多工作人員屬于非專業人員，不熟悉信息化管理技術，沒有檔案管理的理論常識，導致在實際工作中工作人員無法掌握專業的檔案管理細節，檔案管理工作的效率較低。同時，工作人員在檔案收集、整理、歸檔、運用等各環節中缺乏專業性，沒有做好檔案管理工作，容易出現檔案錯漏、丟失等情況，影響檔案管理的成果。

二、學校如何加強檔案管理

（一）增強檔案管理

伴隨著年時代的進步，需要讓學校的領導意識到檔案管理的重要性，對學校檔案管理總體進行優化。增強對較舊信息的管理程度，改善對學校管理的一些觀念，更改檔案信息管理的方法，增強現在的信息技術，檔案管理加入學?？傮w計劃里。成立獨立的檔案管理部門，招收專業的檔案管理人員，增強對檔案管理人員學歷要求，常對管理人員進行突擊抽查，要與學校實際相結合，有相應的獎勵懲罰措施，對工作完成得好的人員給予經濟上和精神上的獎勵，相反進行一些懲罰。建立檔案管理小組，小組讓校長直接管理，成員明確工作的目的。將檔案管理工作的進度和質量跟效率聯系起來，調動檔案人員的工作積極性。增強對與檔案管理的重視，加強老師和學生的信息管理，每個部門配合好檔案管理的工作[3]。

（二）重視檔案管理的過程，提升檔案管理水平

學校定期的讓管理檔案人員參與檔案局的檔案知識培訓和學習，請專業的檔案員定期對全校的管理檔案人員進行培訓，學習資料鑒定、分類、編號、立卷、檢索工具的知識，提高管理檔案人員的工作水平，檔案人員做到持證上崗。加強檔案基礎工作，檢查各類文件、材料能否齊全，完整地按期歸檔，是能否做好檔案工作的一個基礎。

（三）每半年搜集重要資料

檔案管理人員要有計劃、有重點的進行編輯，認真充分的編輯學校所有的重要檔案，讓學校檔案資源得到充分的利用，對學校有社會有用途、有價值的檔案認真的編輯集合，采用實際效果的方法，讓學校的檔案材料更加便于管理?？梢悦堪肽晁鸭匾Y料，及時對檔案材料進行更新，促使檔案管理的發展和進步。

（四）提高管理人員工作質量，增加服務意識

檔案管理人員要改變本身的觀念，改變自身的態度。對自己本職工作的不重視，不能合理利用資源，將限制學校檔案的合理開發利用，學校的工作人員做好思想準備，發揮自己的想象，與時代攜手同行。認識新時代對檔案工作的重要性，積極探究檔案合理用途及優化方法。招聘專門的檔案管理人員，實行檔案管理的專業管理與專門管理，促使檔案管理工作獨立化，以此實現檔案管理的規范化建設。檔案管理人員要有嶄新的思路、獨立的思想、積極開放的服務態度，盡全力的為學校進步而努力，為老師和學生而努力。

（五）改造檔案信息安全設施，提升學校檔案管理設施

隨著新時代的進步，檔案管理信息安全的問題每日增加，學校檔案信息要進行保密，這讓學校檔案信息有被破壞的風險。改善信息安全是目前學校的重要任務之一。政府部門要完善檔案信息安全法律法規，能使得學校受到法律的保障。對檔案信息材料進行運用和建立網絡安全系統的時候，加強安全保護設施，防止信息遺漏、損壞。

檔案管理人員需要有計劃有重點的進行材料收集，合理的整合學校的檔案、事件、材料，充分發揮出學校檔案管理的用途。把學校和社會有價值的事件集中保存管理，改善學校的檔案內容，讓檔案管理工作為學校的發展發揮出更高的價值。

（六）加強基礎設施建設

學校為加快實現檔案信息化管理的腳步，要引進當前先進的信息設備和管理軟件，學校領導要將檔案管理信息化建設納入整體校園信息化建設規劃中，實現檔案管理信息化與校園數字化建設同步進行，以國家規定的檔案信息化建設為標準，加強學校檔案信息化基礎設施建設，構建具有學校特點的信息化管理軟件。通過建立和不斷完善屬于自己的檔案資源信息庫和檢索系統，利用先進的信息和網絡技術，滿足師生群體與往屆校友的需求，真正實現檔案信息資源的共享。

三、結語

大數據時代對學校檔案管理信息化建設是機遇，也是挑戰，各級黨委政府及高校領導要高度重視，完善高校檔案信息管理各項規章制度，加強檔案管理信息化硬件設備建設，提高高校檔案管理工作的高效化、科學化以及現代化，加強對檔案從業人員的業務培訓和改變用人選擇途徑，為充分發揮檔案管理信息化建設對促使高校持續發展的推動作用提供保障。

參考文獻：

[1]程成，陳霞.軟件工程[M].北京：機械工業出版社，2013：5.

[2]舒紅平.Web數據庫編程[M].西安：電子科技大學出版社， 2006：4.

[3]周玉玲.紙質與電子檔案共存及網絡環境電子檔案管理模式[J].中國科技博覽，2009（6）：56.