面向用戶需求的高校檔案收集策略分析

陳傳艷　李曉黎

摘 要：檔案管理工作是高校工作的重中之重。檔案管理的首要步驟就是對檔案信息數據進行搜集。檔案收集工作是否順利進行，直接關系到高校檔案管理工作開展的質量。如果檔案收集效率低，或者其質量低劣，都會在一定程度上影響檔案管理工作質量。就目前情況而言，高校檔案收集工作還存在一些問題。因此，怎樣采取措施去解決這些問題也成了我們關心的重點。

關鍵詞：檔案 收集 高等學校 對策 面向用戶

中圖分類號：G272文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）08-00-01

引言

高校檔案記錄著高校各個方面的突出成就和所得經驗，其領域包括了科研工作、管理工作、教學工作等。高校面對這些需求可依據檔案記錄對學校工作開展情況進行考察，以便及時調整工作方向。高校檔案管理工作的第一步就是收集檔案信息。但是檔案信息收集工作具有一定的難度且在實施的過程中出現了較多的問題。因此，我們必須對出現的問題加以重視，找出有效的解決方法。

一、高校檔案收集工作的重要意義

一個高校在可持續發展過程中，必須做好檔案管理工作。檔案管理工作的關鍵一步就是要收集檔案信息。由于高校開展工作的領域廣泛，且每個領域包括的信息數據量大，因此檔案信息收集工作的開展具有一定困難。因此，有針對性得應對用戶的需求來收集檔案就顯得尤為重要了。如果不能有效地收集到檔案資料，就無法將一個完整的高校檔案信息體系建立起來，檔案管理工作更是無從下手。因此，要做好檔案工作必須要克服收集檔案過程中存在的重重困難，使檔案管理工作能夠順利開展，高校才能將檔案資源真正利用起來。

二、高校檔案收集工作中存在的問題

1.檔案收集工作缺乏有力的制約措施

檔案管理工作的首要環節就是檔案信息收集。如果這個環節不能如期進行，則檔案管理工作無法順利開展下去。高校檔案管理工作的開展涉及到的部門繁多，包括學校的各個院系以及其他一些行政部門。檔案信息的收集工作需要這些部門層層配合。但就當前的狀況而言，各個部門重視檔案信息收集工作程度差異較大，使得檔案信息收集工作困難重重。加之積極性也不是很高。各個部門相關人員在日常工作中對檔案信息管理工作重視程度不一，對檔案信息的管理缺乏意識。很多人認為檔案保存在自己部門更方便查找利用，卻忽略了檔案信息對高校工作改進和幫助作用。其次，檔案管理工作權力劃分不明和程序不夠完善等使檔案信息數據庫不夠完整，工作開展更是困難重重。

2.檔案意識淡薄，責任心不夠，影響檔案收集質量

首先，我們要了解檔案管理意識這個概念。檔案管理意識其實就是在進行檔案工作中所表現出的一種潛意識工作態度。檔案管理工作的開展與管理人員的檔案管理意識息息相關，尤其是檔案信息收集環節。以目前的情況來看，很多高校的基層檔案管理工作人員更換速度比較快，并且他們不能明確的知悉用戶的需求，所以也不能很好地將檔案進行合理的分類。如此一來，即使檔案信息收集工作可以開展下去，但收集到的檔案信息質量也并不高。不僅如此，管理人員變更頻繁，新的管理人員卻極少接受專門的檔案信息管理工作培訓，使得新任管理人員的檔案管理專業知識缺乏，他們對檔案管理工作流程也不夠熟悉。加之檔案收集工作本就是一項復雜的工作，如果檔案管理人員意識淡薄，檔案收集工作開展起來更是步步維艱。如此一來，在檔案信息收集工作中雖然耗費了巨大的人力物力，卻依然沒有取得多大成效。檔案收集工作依然會出現一些少交漏交的狀況，加大了檔案管理工作的難度。

三、面向用戶需求的高校檔案收集策略

1.提高檔案意識

高校檔案工作的關鍵一環就是檔案信息資源建設。只有將檔案信息資源建立起來，才能真正向用戶提供信息服務。檔案資源建設需要檔案信息收集作為保障，檔案信息收集工作與高校師生密不可分，需要廣大師生的大力支持。培養教師的檔案收集意識，加強對各部門師生的檔案收集意識培養，讓他們了解到檔案收集的重要性，能夠重視起檔案信息收集工作。只有這樣，檔案收集工作才能順利地開展下去。

2.建立健全檔案歸檔制度

高校工作開展的范圍比較廣，每類工作的信息量大。因此，要想將每個部門的檔案信息收集起來確實很困難。近些年來信息技術正迅速發展，這意味著檔案信息收集工作的要求大大提高。信息化技術的進步使得檔案數量變得更加龐大，檔案信息質量也更加難以甄別。在這種時代背景下，要將檔案收集工作順利開展下去，首先必須制定一套完整的檔案收集制度，一些原始材料和原始憑證必須分類進行保存，這樣，我們就可以根據用戶的不同需求，對檔案進行分類，方便檔案的查詢。與此同時，應該將各部門的職責和獎懲制度納入檔案信息收集制度中，做到權責分明，以此保證檔案信息管理工作可以層層開展下去。不僅如此，高校檔案管理部門可以討論出相應的措施來對檔案歸檔時間和歸檔質量等進行嚴格規范，篩選出質量不合格的檔案，保障檔案信息的高質量、高品質。

3.制定強有力的制約措施

檔案收集工作看重檔案信息的質量和數量。為了保證檔案信息數量和質量達到標準，高校檔案管理部門需要制定一些強有力的制約措施來規范檔案信息收集工作。制約措施主要是針對檔案信息收集工作開展的監督和獎懲措施。其意義在于使高校檔案信息收集工作的效率提高，加快整個檔案信息管理工作的進度。使其能夠在一定程度上規范和約束高校廣大師生的行為，使他們能根據自己的需求參與到檔案信息收集工作中。

結語

檔案信息收集工作是高校檔案信息管理工作的基礎環節。如果這個環節不能夠有效開展，那勢必會影響到整個檔案信息管理工作。一直以來，高校檔案信息涉及面廣且數量龐大，給收集和篩選高質量檔案信息造成了一定的困難。因此，高校必須從各個方面提升檔案信息收集效率，根據用戶的需要，將檔案進行分類，使得這些檔案資源能夠更加系統化，信息質量得到進一步的提高。如此一來，對高校改進自身工作也起到一定輔助和助推作用。

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