淺談如何做好食品藥品監督管理部門執法案卷的歸檔工作

袁云功

【摘要】對于食品藥品監管部門而言，在執法過程中會產生大量的信息，加強對這些信息的管理工作十分重要，因此本文主要針對執法案卷的歸檔工作進行研究。首先簡單分析了執法案卷歸檔不規范的后果，然后從書寫規范、法律制度、管理意識、權責劃分等方面提出了執法案卷歸檔管理的對策，以供有關部門參考借鑒。

【關鍵詞】食品藥品 ?檔案管理 ?權責劃分 ?管理意識

執法案卷是真實記錄食品藥品監管部門執法過程的重要信息，可以反映出案件的真實情況，具有法律效力。國家明確度此類案卷的歸檔管理工作有著明確的要求，作為維護國家食品藥品安全的部門，必須要對檔案管理提高重視。因此，加強對食品藥品監督管理部門執法案卷歸檔工作的分析研究，具有重要意義。

一、食品藥品監督管理部門執法案卷歸檔工作不完善的后果

從食品藥品監督管理部門執法案卷的歸檔工作發展現狀來看，其中存在很多的問題，需要得到基層食品藥品監督管理部門的重視。首先，一些執法人員在書寫執法案卷的過程中，隨意簡化案卷，甚至簡化某個程序或者某個環節，導致執法文書不完整、存在邏輯漏洞，最終造成執法案卷的法律效力受到影響，缺少相關立案程序。其次，一部分執法人員在排列執法文書的過程中，不重視案卷的前后順序，造成執法痕跡混亂，事實邏輯線無法理順，最終導致執法部門敗訴。最后，執法案卷文書制作不夠規范，記錄中存在錯別字、表述口語化等方面的問題，缺少負責人簽名，從而引發錯過行政訴訟實現，無法對行政處罰決定進行行政復議等方面的情況。

二、加強食品藥品監督管理部門執法案卷的歸檔工作的對策

（一）規范化執法案卷的內容書寫方式

由上可知，很多執法案卷存在書寫不規范的情況，因此作為食品藥品監督管理部門必須要對多年來的書寫經驗進行總結歸納，形成系統的書寫內容規定，為歸檔工作奠定良好的基礎。執法案卷具有十分重要的價值，規范化執法案卷的內容書寫方式，可以保證執法案卷的有效性，讓執法案卷的作用得到充分發揮，還可以有效提升執法案卷的利用價值。比如：山西省保德縣市場和質量監督管理局可以安排工作人員在歸檔之前，針對執法案卷的內容進行整理，保證每一份案卷的真實有效，從而為后續工作奠定良好的基礎，讓案卷的參考價值得到充分發揮。

（二）堅持落實依法歸檔管理工作措施

依法治國是國家始終提倡一條治國理念，對于食品藥品監督管理部門而言，在進行歸檔管理的過程中也要落實依法歸檔這一治理理念。執法案卷本身就有一定的法律效力，而且國家對執法案卷的歸檔管理有著嚴格的標準，因此食品藥品監督管理部門應該根據檔案管理工作內容，結合國家有關法律法規，制定出嚴格的管理制度。以保德縣市場和質量監督管理局為例，針對案卷制定了檔案復制的制度、檔案統計制度、檔案庫房管理制度、檔案銷毀制度等，以此保證歸檔管理工作可以得到穩定實施，從根本上減少歸檔管理工作中存在的問題，也能夠讓管理工作有法可以。

（三）加強對執法案卷歸檔工作的重視

除了上述兩點內容之外，食品藥品監督管理部門的領導也要提高對執法案卷歸檔管理工作的重視，只有得到了領導的重視，才會對基層、一線員工產生影響，在無形之中，借助領導的帶頭作用，讓全體員工都可以正式檔案管理工作。作為食品藥品監督管理部門的領導，首先要轉變自身對執法案卷歸檔工作的而態度，加大對執法案卷歸檔工作建設投入力度，積極開發軟硬件設備，為歸檔工作提供良好的現實條件。比如：市場和質量監督管理局可以按照內部管理制度，對執法案卷的管理工作進行考察，提高考察力度，建立起績效獎懲制度，從而提高全體職工的重視，積極投入到管理工作中去。

（四）明確執法案卷歸檔工作權責制度

在實際應用的過程中，除了基本的管理制度之外，還應該明確執法案卷歸檔工作權責制度，權責制度是保證工作穩定開展的基礎。在歸檔管理工作中落實權責制度，將責任落實到個人，可以提高管理效率，保證管理質量。傳統的執法案卷管理過程中，管理工作分散，歸檔工作存在較大的阻礙，不同環節的執法案卷的規范化管理存在實際困難。因此，要在不同執法案卷管理環節明確負責人，形成權責制度明確執法案卷的管理歸檔責任，按照一體化的分類方式和歸檔方式完成執法案卷的日常管理工作。比如：市場和質量監督管理局可以在建立執法案卷歸檔工作權責制度的過程中，明確不同環節的負責人，還要求相關負責人要在執法案卷上簽名，任何一個分負責人沒有簽名，執法案卷都不能夠進行歸檔處理，從而保證執法案卷的有效性。

（五）加強執法案卷歸檔員工素質培訓

檔案管理人員是歸檔工作的主體，加強檔案管理意識，提高檔案管理人員的職業素養，是加強執法案卷歸檔工作質量的基礎。除了必要的專業技術水平和職業素養之外，歸檔工作人員還要認識到執法案卷的價值，樹立形成正確的職業道德規范。以市場和質量監督管理局為例，該管理局定期對歸檔人員進行專業技術培訓，讓工作人員對檔案管理工作行程全面系統的認識，并且養成正確的歸檔習慣和歸檔方法，掌握科學的檔案管理知識，保證檔案管理工作的專業性和系統性，為檔案管理工作穩定開展奠定基礎。此外，員工自己也要謹慎認真地對待每一份執法案卷，落實執法案卷的歸檔工作，積極參加部門組織的檔案培訓工作，在實踐過程中不斷探索形成具體的管理方式。

三、總結

綜上所述，想要讓食品藥品監督管理部門得到穩定發展，提高部門的檔案管理工作水平是重要方式之一。當前國家食品藥品安全問題日益的突出，作為食品藥品安全監督部門承擔著非常重要的任務，因此必須要加強執法案卷的歸檔工作，保證書面文字資料得到妥善保存，為后續的食品藥品監管工作提供基礎。

參考文獻：

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