事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息平臺(tái)構(gòu)建設(shè)想

孔德萍

摘 要：在全國(guó)海洋經(jīng)濟(jì)十三五規(guī)劃中，首要原則即為“改革創(chuàng)新、提質(zhì)增效”，黨的十九大又進(jìn)一步提出了加快海洋建設(shè)的指示精神。隨著我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位體制改革的步伐，單位整體提升的基礎(chǔ)是內(nèi)部管理上的提升。本文以某省級(jí)海洋監(jiān)測(cè)監(jiān)視中心的信息化進(jìn)程構(gòu)建設(shè)想為例，對(duì)于此類(lèi)事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息平臺(tái)建設(shè)進(jìn)行詳細(xì)構(gòu)想并延伸至內(nèi)控功能建設(shè)，希望能對(duì)其他同類(lèi)型單位未來(lái)的信息化建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;內(nèi)控管理;信息化;預(yù)算決算管控

本文列舉某省級(jí)行政事業(yè)單位，其主要宗旨和業(yè)務(wù)范圍為：根據(jù)有關(guān)規(guī)定，開(kāi)展管轄海域使用動(dòng)態(tài)監(jiān)視監(jiān)測(cè)和海洋經(jīng)濟(jì)運(yùn)行監(jiān)測(cè)評(píng)估工作。根據(jù)單位不同時(shí)期主要承接任務(wù)的不同，為完善內(nèi)控其部門(mén)架構(gòu)做過(guò)多次調(diào)整。

該管理中心2012年開(kāi)始實(shí)施會(huì)計(jì)信息化，相對(duì)同級(jí)別單位信息化起步較晚，在此前保持手工記賬方式。同時(shí)，會(huì)計(jì)人員具有財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)過(guò)硬，但計(jì)算機(jī)水平不高的特點(diǎn)，日常軟件維護(hù)完全依賴(lài)軟件提供商，對(duì)于更高程度的信息化建設(shè)沒(méi)有明確思路。

一、該單位目前財(cái)務(wù)管理中存在的問(wèn)題分析

（1）信息孤島難以打破。單位內(nèi)部部門(mén)各自獨(dú)立，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)融合不夠深入，形成了財(cái)務(wù)不參與業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)也不了解財(cái)務(wù)的現(xiàn)狀，部門(mén)數(shù)據(jù)和信息缺乏共享和交流，導(dǎo)致業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)背靠背的情況。

（2）內(nèi)控薄弱的現(xiàn)狀。該單位創(chuàng)立于2007年，期間經(jīng)歷多次比較大的業(yè)務(wù)范圍變更。2015年后其主要業(yè)務(wù)范圍趨于穩(wěn)定。2017年后該單位響應(yīng)制度創(chuàng)新的號(hào)召，充分運(yùn)用新思路，進(jìn)一步修訂了內(nèi)控制度，將一些管理辦法進(jìn)行了完善，但尚未能完全達(dá)成制度管事的效果。

（3）整體效率存在提升空間。雖然經(jīng)過(guò)多次程序優(yōu)化，但支付程序的完成，需經(jīng)多個(gè)審批環(huán)節(jié)，經(jīng)辦人員需要持紙質(zhì)審批單經(jīng)過(guò)多個(gè)環(huán)節(jié)多領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，效率較低。目前該單位的財(cái)務(wù)信息化還處于會(huì)計(jì)電算化階段，其它財(cái)務(wù)相關(guān)管理制度手續(xù)辦理等，完全依靠紙質(zhì)傳達(dá)。各項(xiàng)獨(dú)立有針對(duì)性的報(bào)告和有效數(shù)據(jù)的提供，全都以財(cái)務(wù)人員單獨(dú)編制表格進(jìn)行呈現(xiàn)，同一個(gè)數(shù)據(jù)用多個(gè)口徑反復(fù)統(tǒng)計(jì)手工操作，既影響效率又易產(chǎn)生差錯(cuò)。

（4）責(zé)任不明。完全依賴(lài)手工填制的單據(jù)進(jìn)行傳遞，如出現(xiàn)與合同金額不一致、報(bào)支超期限、涂改等現(xiàn)象，難以明確責(zé)任類(lèi)型和責(zé)任人。數(shù)據(jù)的反復(fù)多次提供，會(huì)因財(cái)務(wù)人員能力水平等因素干擾數(shù)據(jù)結(jié)果準(zhǔn)確性。

（5）公開(kāi)數(shù)據(jù)與保密數(shù)據(jù)界限模糊。該單位目前并無(wú)涉密數(shù)據(jù)，但例如年度預(yù)算決算、年度三公經(jīng)費(fèi)等數(shù)據(jù)未做到主動(dòng)公開(kāi)，未能實(shí)現(xiàn)信息主動(dòng)公開(kāi)的要求。

二、信息平臺(tái)整體框架和目的簡(jiǎn)述

針對(duì)上面的五個(gè)內(nèi)控及財(cái)務(wù)管理中存在的問(wèn)題，財(cái)務(wù)信息平臺(tái)的構(gòu)建需要和目的也愈加明確和具體。功能擬向前、后、平行三個(gè)方面延伸：一是向業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的前端延伸，包括合同管理、事前請(qǐng)示、預(yù)算編審、項(xiàng)目管理等方面，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與現(xiàn)有業(yè)務(wù)部門(mén)在業(yè)務(wù)范圍的溝通;二是平行的數(shù)據(jù)提取事項(xiàng)查詢(xún)應(yīng)用，包括公務(wù)車(chē)使用及管理、工資管理、固定資產(chǎn)管理、其他輔助管理等，平行數(shù)據(jù)可以根據(jù)需要進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，進(jìn)一步衍生成更多功能點(diǎn)，使單位整體管控體系信息化;三是向管理和決策的后端延伸，包括支出管理、會(huì)計(jì)處理、數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)查詢(xún)、預(yù)算決算數(shù)據(jù)查詢(xún)等，為單位項(xiàng)目管控分析和領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持，進(jìn)一步方便業(yè)務(wù)部門(mén)隨時(shí)掌握其管理項(xiàng)目和課題的收支達(dá)成，通過(guò)幾個(gè)管理方向的結(jié)合最終能達(dá)成核心目的。

三、信息平臺(tái)各個(gè)應(yīng)用模塊及功能點(diǎn)解析

1.前端管理相關(guān)功能模塊

（1）合同管理功能點(diǎn)。合同既作為經(jīng)辦人報(bào)請(qǐng)支出、申請(qǐng)差旅等眾多事項(xiàng)的前置條件，又將與項(xiàng)目立項(xiàng)等功能協(xié)作使用，所以合同管理的功能是非常重要的。合同名稱(chēng)、金額、付款條件等為必填項(xiàng)，支持政府采購(gòu)平臺(tái)文本導(dǎo)出及其他格式的合同文本直接上傳。擬通過(guò)合同管理功能點(diǎn)，基本實(shí)現(xiàn)合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入、上傳、查詢(xún)、匯總，隨時(shí)進(jìn)行跟蹤管理。

（2）事前請(qǐng)示功能點(diǎn)。該功能可與合同管理輔助實(shí)現(xiàn)，經(jīng)過(guò)后臺(tái)設(shè)置金額權(quán)限，金額達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)后轉(zhuǎn)入合同管理功能進(jìn)行處理，金額未達(dá)設(shè)置要求由事前請(qǐng)示功能點(diǎn)完成。事項(xiàng)經(jīng)辦人將事項(xiàng)名稱(chēng)、預(yù)計(jì)金額等作為必填項(xiàng)，支持文本等輔助信息的直接上傳。擬通過(guò)事前請(qǐng)示功能點(diǎn)，基本實(shí)現(xiàn)事項(xiàng)請(qǐng)示由經(jīng)辦人發(fā)起，經(jīng)過(guò)各個(gè)審批結(jié)點(diǎn)最終完成事項(xiàng)審批，由紙質(zhì)傳遞改為電子傳遞，克服該單位作為海洋監(jiān)測(cè)監(jiān)視單位人員出差多的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)辦公區(qū)域外多位置辦公。

（3）預(yù)算編制功能點(diǎn)。結(jié)合上級(jí)財(cái)政部門(mén)對(duì)于預(yù)算編審日益細(xì)化和規(guī)范化的要求，年度預(yù)算由財(cái)務(wù)部門(mén)牽頭其他部門(mén)協(xié)辦，各部門(mén)根據(jù)需要進(jìn)行預(yù)算編制并在信息平臺(tái)上傳，經(jīng)本自動(dòng)匯總，單位整體修訂，最終形成一上預(yù)算版本上報(bào)財(cái)政。在經(jīng)過(guò)財(cái)政部門(mén)一下和二上修訂過(guò)程得到二下預(yù)算批復(fù)后，由財(cái)務(wù)在信息平臺(tái)分解至各部門(mén)，真正形成先分解后匯總再分解的預(yù)算模式。最終確定的預(yù)算金額將與信息平臺(tái)的支出功能結(jié)合管控部門(mén)整體支出，即當(dāng)年初將預(yù)算指標(biāo)下達(dá)給各業(yè)務(wù)部門(mén)，各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)支均從指標(biāo)中扣減，有預(yù)算的按照預(yù)算內(nèi)容報(bào)支，預(yù)算不足的不能報(bào)支，避免了預(yù)算超支的情況。

（4）項(xiàng)目管理功能點(diǎn)。該類(lèi)單位的主旨及業(yè)務(wù)范圍決定，其項(xiàng)目管理是整體單位運(yùn)營(yíng)的中心環(huán)節(jié)。項(xiàng)目管理包括項(xiàng)目前期立項(xiàng)，中期實(shí)施及后期管理等方面，在未實(shí)現(xiàn)信息化的狀態(tài)下，財(cái)務(wù)部門(mén)獲取各專(zhuān)項(xiàng)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)部門(mén)查詢(xún)數(shù)據(jù)，都需要數(shù)據(jù)使用人向數(shù)據(jù)管理人發(fā)起請(qǐng)求，由數(shù)據(jù)管理人完成，未能實(shí)現(xiàn)功能共享。擬通過(guò)項(xiàng)目管理功能點(diǎn)，從備案申請(qǐng)作為首環(huán)節(jié)得到批復(fù)并在信息平臺(tái)內(nèi)獨(dú)立立項(xiàng)后，錄入項(xiàng)目實(shí)施方案及項(xiàng)目審定后預(yù)算，即可結(jié)合項(xiàng)目合同管理、支出使用、預(yù)算管理等多個(gè)功能點(diǎn)，項(xiàng)目整體實(shí)施過(guò)程，通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行資金管控，又可通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行查詢(xún)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的信息共享。

2.平行管理模塊

（1）公務(wù)車(chē)使用及管理功能點(diǎn)。公務(wù)車(chē)使用功能點(diǎn)中，前置本單位所有用車(chē)需求人員名單綁定公務(wù)卡、公務(wù)車(chē)牌號(hào)、設(shè)置權(quán)限審批環(huán)節(jié)。公務(wù)車(chē)出行申請(qǐng)獲批后，司機(jī)可同步查詢(xún)出行任務(wù)，由人為管理改為系統(tǒng)管理后，司乘人員的信息同步，確保了出車(chē)時(shí)間又避免了用車(chē)沖突。公務(wù)車(chē)管理功能點(diǎn)具備完善的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)功能，可以按時(shí)間、部門(mén)、事由等進(jìn)行分類(lèi)查詢(xún)統(tǒng)計(jì)，通過(guò)司機(jī)對(duì)里程數(shù)的定期錄入還可以監(jiān)控車(chē)輛油耗正常性、車(chē)輛修理記錄、保險(xiǎn)記錄等方面便于車(chē)管員及時(shí)了解公務(wù)車(chē)管理情況，財(cái)務(wù)及相關(guān)部門(mén)還可以隨時(shí)監(jiān)控預(yù)算三公經(jīng)費(fèi)中公務(wù)車(chē)支出使用率達(dá)成情況，為審計(jì)巡視等工作提供有力的數(shù)據(jù)支持。

（2）工資管理及人事相關(guān)功能點(diǎn)。本功能點(diǎn)以工資為核心將考勤管理、請(qǐng)假審批等功能進(jìn)行連接。人事人員設(shè)置審批節(jié)點(diǎn)，每個(gè)使用者可以用該功能點(diǎn)進(jìn)行請(qǐng)假申請(qǐng)，根據(jù)考勤情況及設(shè)置的各項(xiàng)工資構(gòu)成數(shù)，生成工資明細(xì)數(shù)據(jù)，工資生成并按節(jié)點(diǎn)審批后，最終流轉(zhuǎn)至出納環(huán)節(jié)進(jìn)行發(fā)放，整個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)完全通過(guò)信息平臺(tái)進(jìn)行，異地辦公避免了審批過(guò)程拖延及人為計(jì)算錯(cuò)誤。此外，將查詢(xún)功能開(kāi)放也便于職工隨時(shí)查詢(xún)了解本人工資情況和考勤情況。針對(duì)年末人社管理部門(mén)及財(cái)政部門(mén)要求上報(bào)多種人事統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，將本單位全部信息進(jìn)行比較完備的預(yù)置，就可以快捷生成各種統(tǒng)計(jì)目的下的不同角度的人事數(shù)據(jù)，為準(zhǔn)確及時(shí)完成上報(bào)提供了便利。

（3）固定資產(chǎn)管理模塊。資產(chǎn)管理員將財(cái)政局國(guó)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)中固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)導(dǎo)出后，同步到信息平臺(tái)固定資產(chǎn)模塊，后臺(tái)可根據(jù)導(dǎo)入的固定資產(chǎn)信息，自動(dòng)對(duì)應(yīng)至單位每個(gè)使用人名下，解決了以前國(guó)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)由僅有固定資產(chǎn)管理員進(jìn)行操作，該數(shù)據(jù)無(wú)法隨時(shí)查詢(xún)和共享的難題。通過(guò)將數(shù)據(jù)同步進(jìn)信息平臺(tái)，財(cái)務(wù)人員可以隨時(shí)查詢(xún)?cè)撃K數(shù)據(jù)，與賬務(wù)進(jìn)行核對(duì)，資產(chǎn)管理員隨時(shí)上傳數(shù)據(jù)，通過(guò)固定資產(chǎn)模塊可以實(shí)現(xiàn)單位資產(chǎn)管理員和財(cái)務(wù)人員和使用人三方對(duì)于固定資產(chǎn)的同步管理。

（4）其他輔助功能點(diǎn)。管理信息平臺(tái)架構(gòu)得到實(shí)施后，可以延伸的功能點(diǎn)很多，都可按照需求進(jìn)行具體實(shí)施。

3.后端管理相關(guān)功能模塊

（1）支出管理功能點(diǎn)。支出管理功能點(diǎn)是前端管理中的預(yù)算編制功能點(diǎn)和項(xiàng)目管理功能點(diǎn)的后續(xù)，支出范圍既包括預(yù)算支出，又包括項(xiàng)目支出。通過(guò)預(yù)算管理功能點(diǎn)設(shè)置預(yù)算控制數(shù)預(yù)算支出用途后，任何支出和付款申請(qǐng)都在預(yù)算管控之下進(jìn)行，信息平臺(tái)硬性管控，避免了產(chǎn)生預(yù)算項(xiàng)目超標(biāo)范圍和違規(guī)擴(kuò)大開(kāi)支、提升開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)的情況。且支付進(jìn)度可以隨時(shí)得到監(jiān)控，財(cái)務(wù)將付款信息收到后隨時(shí)同步經(jīng)辦信息，業(yè)務(wù)部門(mén)可隨時(shí)查詢(xún)付款進(jìn)度，有效促進(jìn)了支出績(jī)效的完成。

（2）會(huì)計(jì)處理功能點(diǎn)。會(huì)計(jì)處理并不通過(guò)信息平臺(tái)最終實(shí)現(xiàn)，會(huì)計(jì)處理功能點(diǎn)的核心和實(shí)質(zhì)是將本功能點(diǎn)和會(huì)計(jì)電算化軟件設(shè)置對(duì)接端口后，后續(xù)管理模塊中的支出管理功能點(diǎn)將結(jié)合前段管理模塊中的預(yù)算管理、合同管理、事前請(qǐng)示等功能點(diǎn)、平行模塊中的公務(wù)車(chē)出行管理、工資管理、固定資產(chǎn)管理功能點(diǎn)后，通過(guò)會(huì)計(jì)處理功能點(diǎn)在電算化軟件中直接生成憑證。此功能的運(yùn)用，節(jié)省了憑證輸入工作量，避免了人為錯(cuò)誤對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性的影響。

（3）數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)查詢(xún)功能點(diǎn)。這里的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)包括廣義的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，即所有可由財(cái)務(wù)出具和掌握的可公開(kāi)數(shù)據(jù)。動(dòng)態(tài)查詢(xún)既保證了數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確，又滿足了不同角度不同需要的查詢(xún)要求，最終使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)快速傳遞和匯總的目的。例如資金統(tǒng)計(jì)可以按項(xiàng)目、科目、處室進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，合同統(tǒng)計(jì)可以按合同名稱(chēng)、金額、項(xiàng)目等進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，方便快捷，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的共享，為領(lǐng)導(dǎo)決策和部門(mén)管理提供了便利。

（4）預(yù)算決算數(shù)據(jù)查詢(xún)功能點(diǎn)。有別于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)查詢(xún)功能點(diǎn)，預(yù)算決算查詢(xún)功能更偏重于管控目的，通過(guò)及時(shí)了解預(yù)算執(zhí)行和完成情況，可以及時(shí)調(diào)整完善預(yù)算方案，增強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行力。通過(guò)用款進(jìn)度預(yù)警等功能，每季度將系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)出的用款進(jìn)度與序時(shí)用款進(jìn)度進(jìn)行比較，落后于序時(shí)進(jìn)度的就會(huì)給予提醒，督促業(yè)務(wù)部門(mén)抓好用款進(jìn)度管理。

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（責(zé)任編輯：蘭卡）