自然資源部門數字檔案室建設的問題與對策

湯沛淳

摘 要：自然資源部門數字檔案室建設給自然資源部門提供了很多便利，體現了自然資源部門跟隨時代的思想。數字檔案室建設的問題與對策在自然資源部門中受到重視，改變了工作人員對工作的思路，讓科學技術在檔案室建設中發揮優勢，提高自然資源部門數字檔案室的職能，更好得輔助工作人員工作。

關鍵詞：自然資源;數字檔案室;建設;工作人員

數字檔案室建設是自然資源部門相應國家號召，對檔案室進行科學化建設的有效體現。通過數字化讓檔案室建設變得越來越規范，還能增加檔案室建設中的內容，讓一些復雜的地方有效簡化，方便工作人員對檔案的調閱、審核等。自然資源部門數字檔案室建設的問題與對策讓工作人員對數字檔案室建設進行了思考，對其中不合理的地方進行了改善，讓自然資源部門數字檔案室建設變得更好。

一、自然資源部門數字檔案室建設存在的問題

1.整理方式存在問題

文件整理方式存在問題是自然資源部門數字檔案室建設存在的一個問題，主要表現為歸檔文件與數字檔案室系統之間方式不一樣。文件整理方式主要按照“同一事由，組成一卷”進行，對紙質版的文件整理有很好的作用，讓工作人員進行調閱、整理的時候方便很多。數字檔案室系統主要以數字化的方式，通過系統操作進行，不需要依靠太多紙張，但是工程量較大，需要將檔案室中所有檔案輸入數字檔案室系統中。這兩種方法一種是紙質版需要人工進行查找、調閱、整理，一種是數字化系統通過系統就可以對需要的內容進行查找，兩種方式并存讓整理方式出現了不知該如何進行的問題，增加了自然資源部門數字檔案室建設中的問題。

2.電子文件不完整

電子文件不完整是自然資源部門數字檔案室建設存在的一個問題。這種問題是由于數字檔案系統中某些設置不完善造成的。數字檔案系統是根據自然資源部門檔案室需要建立的，但是數字檔案系統中有時候會出現權限審核、認證等方面的漏洞，讓電子文件變得不完整。這種情況給自然資源部門數字檔案室建設增加了問題，讓自然資源部門中的很多科室進行電子文檔歸檔時不能很好的整理歸類，降低了電子文件的完整性，減少了電子文件的有效性。電子文件不完整，對后期工作人員通過數字檔案系統調閱文件時容易出現閱讀不全的情況，這樣很容易降低工作人員對檔案文件的全面理解，對工作開展十分不利。

3.數字檔案室建設與實際應用存在出入

數字檔案室建設與實際應用存在出入是自然資源部門數字檔案室建設存在的一個問題。這個屬于技術層面的問題，需要數字檔案室建設人員與自然資源部門進行溝通，讓自然資源部門工作人員對自己需要的數字檔案室內容進行規劃并提供給技術人員進行數字檔案室建設調試。數字檔案室建設與實際應用存在出入體現了技術人員與自然資源部門工作人員溝通上的問題，對數字檔案室建設中的內容不全面，有的時候會缺少檔案種類，降低了工作人員調閱檔案的方便度和完整度。對數字檔案室建設也容易造成系統上的漏洞，讓數字檔案室的信息處于風險之中，降低數字檔案室建設職能。這種情況也容易造成工作人員在實際應用中的困擾，讓工作人員對數字檔案室建設存在疑惑，對其抱怨連連，降低工作效果。

二、自然資源部門數字檔案室建設的有效措施

1.改變文件整理方式

改變文件整理方式是自然資源部門數字檔案室建設進行有效措施的第一步，只有將文件整理方式與自然資源部門數字檔案室建設系統中的方式保持一致，才能讓工作人員在工作的時候進行的更順暢。讓數字檔案系統中的電子文件替代紙質版文件，是對文件整理方式形式上的一種提升。增加了文件整理方式的科學性、技術性。

改變文件整理方式可以為工作人員節省出很多整理紙質版文件的時間，當工作人員需要調閱某些文件的時候也能從數字檔案室系統中進行電子文檔調閱，避免了很多紙質版的手續，減少了來往各科室的時間，讓工作人員工作起來更有效率。數字檔案室建設的時候工作人員可以將其在自然資源部門中進行推廣，讓數字檔案室系統被工作人員所熟悉，在進行使用的時候能發現其中的問題。并與之前的文件整理方式進行對比，增加數字檔案室建設的有效性，改變文件整理方式，讓文件整理方式變得更符合實際應用。

在文件整理方式中數字檔案室建設系統將其中需要收集、管理、保存、使用等內容在系統中有效體現出來，并對其中的各部分設置好權限，讓工作人員在系統中申請調閱后自動進入到下一個審閱人那里。減少了文件整理方式中紙制品的應用。這種改變也讓紙質版的文件整理方式有了變化，根據數字檔案室建設內容進行調整，讓紙質版的文件整理方式變得更全面。改善了兩種整理方式沖突的情況，提高了文件整理方式的有效性。

2.增加數字檔案室建設比重

增加數字檔案室建設比重是自然資源部門數字檔案室建設的一個有效措施。增加數字檔案室建設比重就能擴大工作人員對數字檔案室系統的認識，提高數字檔案室系統對工作人員工作的幫輔力度。增加數字檔案室建設比重可以從資金配備、技術支持、檔案室內容等方面入手，讓數字檔案室建設與實際工作接軌，增加其效能，讓工作人員用著更順手。

增加數字檔案室建設比重是自然資源部門進行科技化檔案管理的良好開端，將檔案管理推向了一個新階段。增加數字檔案室建設比重給工作人員提供了充足的建設保障，讓工作人員在建設過程中發揮出自己的能力，讓數字檔案室建設更有效果。在增加比重的時候也要設計好負責人，讓每一項資金調配都有出處、有效果，保障自然資源部門正常運轉，提高自然資源部門檔案室職能，給其他科室做出好的榜樣，相應國家政策號召。

增加數字檔案室建設比重還要注意人員調配的問題，不能影響自然資源部門正常運轉，可以從各科室抽調一定比例的人員與數字檔案室建設人員進行配合，輔助他們建設好數字檔案系統，保障各科室對數字檔案室系統的應用，讓各科室的內容和對檔案調閱、整理、歸檔等應用在數字檔案室建設中有很好的體現，保障自然資源部門檔案內容的全面性。

3.利用數字檔案室建設擴大檔案儲存

利用數字檔案室建設擴大檔案儲存是自然資源部門數字檔案室建設的一個最明確的用途，是數字檔案室建設的有效體現。在數字檔案室建設過程中要發揮科技優勢增加檔案儲存空間，讓每一份文件都能在數字檔案室系統中進行存儲，為自然資源部門節省一部分場地，降低紙質版檔案儲存時會遇到的問題。讓電子文件在數字檔案室中長久保存，符合工作人員隨時調閱等操作，而且能為工作人員節省大量時間。只需要在數字檔案室系統中輸入要查詢的搜索條，就能在系統中找到要查詢的文件內容，保障了信息傳遞的有效性。

利用數字檔案室建設能夠擴大檔案儲存能力，讓網絡儲存為自然資源部門貢獻出檔案管理方面的力量，增加文件檔案進入檔案室的機會，豐富數據檔案室內容，讓一些珍貴的資料不再被埋沒。擴大檔案儲存能讓工作人員進行文件整理的時候有足夠的時間、空間對文件進行管理，將其分門歸類，有的內容還可以在備注中進行設置，讓調閱的工作人對調閱內容審視的更詳細。擴大檔案儲存可以降低檔案儲存擁堵的情況，讓工作人員不再為儲存或不儲存某檔案而爭吵，對各科室平衡有很好的效果。還能讓各科室資料更全面，體現他們工作的價值。

4.在數字檔案室建設中設計好各科室間的鏈接和權限

在數字檔案室建設中設計好各科室間的鏈接和權限是自然資源部門數字檔案室建設的一個有效措施。方便自然資源部門各科室間的協作，也讓各科室對彼此之間檔案調閱有所約束。這些都是自然資源部門在進行數字檔案室建設中要商定的，確保各科室檔案內容的實踐性。

在數字檔案室建設中設計好各科室間的鏈接和權限是對工作人員調用檔案的一種保護，分清工作人員職責，讓各科室進行檔案調閱、整理的時候溝通效果保持在一個良性進行的方面上，降低各科室間溝通有誤的情況。這種措施下可以幫助工作人員看到自己科室的問題，對其他科室優秀的地方進行學習，讓自然資源部門檔案管理被很好的利用，讓自然資源部門文件在數字檔案室建設中合理規劃，類別更清晰。

三、結束語

自然資源部門數字檔案室建設的問題與對策給自然資源部門的工作人員進行檔案管理有很好的推動作用，讓檔案管理充滿了數字化、科技化，在實際工作中更方便。數字檔案室建設為自然資源部門提供了很好的檔案管理方式，與傳統檔案管理形成了明顯對比，規范了檔案管理中的內容，增加了檔案的類別，讓更多科室的檔案資料在數字檔案室中得到很好的儲存。自然資源部門數字檔案室建設是科學技術的體現，充滿了現代感，也讓自然資源部門對檔案管理增加了比重，讓工作人員對數字檔案室建設有進一步了解，掌握其應用方法，給工作帶來更大的便利。這種方式豐富了工作人員的工作內容。

參考文獻：

[1]楊玲，吳玉龍，宋元，等.簡述自然資源部門數字檔案室建設的問題與對策[J].北京檔案，2018（5）：36-37.

[2]劉欣.簡析自然資源部門數字檔案室建設的問題與對策[J].中國國土資源經濟，2018（5）：15-31.

[3]劉汝.探討自然資源部門數字檔案室建設的問題與對策[J].建材與裝飾，2018（5）：69-72.

[4]常新，張楊，宋家寧.詳述自然資源部門數字檔案室建設的問題與對策[J].中國土地，2018（5）：27-29.

[5]楊子云.概述自然資源部門數字檔案室建設的問題與對策[J].城建檔案，2018（5）：19-20.

[6]余前佳，李佳臨，李正，等.認真分析自然資源部門數字檔案室建設的問題與對策[J].國土資源信息化， 2018（3）：9-12.

[7]云間子.自然資源部門數字檔案室建設的問題與對策[J].農民文摘，2018（5）：7-9.