基層檔案管理工作中存在的問題及解決對策簡析

摘 要：開展基層檔案管理工作，并把一些信息數據進行搜集、整理、儲存，主要是為了確保檔案信息數據的真實性與準確性，能夠為基層單位未來的發展提供科學的信息依據。加強對基層檔案工作的管理，能夠確保信息數據的真實性、準確性，構建完善的管理體系，使管理工作注重細節化、規范性地操作。加強對檔案工作的信息化管理，以現代的信息化技術手段，提高工作的質量與效率，為基層檔案管理工作順利開展起到促進的作用。加強對管理人員的培訓和能力提升，建立專業化的檔案管理人才隊伍，將檔案管理的新技術、新方法應用到實際當中，才能推動檔案管理工作的可持續性發展。

關鍵詞：基層檔案;管理問題;策略;重要性

開展基層檔案管理工作，并把相關信息數據及時地整理、儲存，主要是為了確保檔案信息數據的真實性與準確性，能夠為基層單位未來的發展提供科學的信息依據。基層檔案管理工作具有重要的作用與價值，是基層單位發展中重要的信息資源，對基層單位的可持續發展有直接的影響。因此，隨著時代的不斷發展，管理理念的優化、管理模式的創新、管理技術的改革等，使得加強基層檔案的管理工作，既能夠滿足基層檔案管理工作的發展需求，又符合時代的發展需求，也體現了檔案管理工作在基層單位中的重要性。

一、加強對基層單位檔案的管理具有的重要作用

在基層單位的發展中，檔案管理工作是重要的組成部分之一，而檔案中的信息數據是基層單位發展的重要保障與寶貴的財富。由于基層檔案管理工作所涉及到的內容多，范圍廣，比如文書檔案、業務檔案、人事檔案表、安全檔案等，都屬于基層檔案管理的重要工作內容，但是每項工作內容都不同，存在著管理性質上的區別，對應的管理理念與管理模式自然也不同。另外，對于基層單位的檔案管理，還有在不同時期、不同階段基層單位中所發生的重要事件進行的詳細地記錄，尤其是基層單位的會議報告、重大事件照片、文字等。假如在基層單位的發展中，出現了安全事故，那么就可以查閱相關檔案信息，能夠在檔案信息內詳細地了解到事故的發生原因、過程、解決措施、結構影響等，為基層單位的穩定發展提供了科學依據，同時使基層檔案管理工作更加地規范與全面。并且在一些事故的發生后，能夠對制定的決策提供良好的指導作用。基層單位的發展具有社會性，那么其檔案的管理也具有社會屬性，也體現出基層檔案管理在社會的發展中具有重要的價值。因此，在現代社會的發展中，基層單位應該對檔案管理工作高度的重視，盡可能的利用現代先進的網絡信息技術，優化基層檔案管理方法，發揮出檔案管理工作的重要價值，促進基層單位的可持續發展。

二、基層檔案管理工作中存在的問題

1.不重視檔案管理工作

在基層單位的發展中，對檔案管理工作不重視，已經成為了最普遍的問題，在實際的管理工作中，對檔案管理工作的具有流程不夠了解，無法發揮出檔案管理的重要作用與價值。一方面基層單位缺乏對檔案工作的管理，不能及時地把相關的信息數據搜集、整理、儲存，只是隨意地堆放。另一方面基層單位對檔案管理工作的監督力度不強，雖然把檔案管理工作列入到單位發展的工作計劃中，但是沒有把具體的工作內容與職責明確地劃分，使檔案管理工作存在著一些漏洞與缺陷，無法確保基礎檔案管理信息數據的真確性與準確性。

2.信息化管理觀念不足

近年來，我國對基層單位的發展具有高度的重視，在相關政策上頒發了檔案管理的政策，《檔案法》、《檔案法實施辦法》等，能夠使基層檔案管理工作進行規范性地管理，確保檔案信息數據的準確性，實現依法有序管理的目的，同時，也是對基層檔案管理工作的保護。但是，在一些偏遠基層單位的發展中，因為思想觀念的淡薄，對檔案管理工作的理解不夠深入，導致一些具有歷史文化價值的檔案資料，不能正確地管理與儲存，使信息數據不完善，出現了遺失等現象，對基層單位的檔案管理工作發展產生了嚴重的影響。

3.缺乏信息化的管理

由于基層檔案整理工作涉及到的工作范圍比較廣，工作內容比較復雜化，檔案管理人員不足，加重了檔案管理工作人員的工作壓力。再加上檔案管理工作人員的專業能力不足，使檔案管理工作效率逐漸降低，那么就需要采用現代化信息技術，加強對檔案工作的智能化管理。但是，在實際發展的過程中，信息化檔案管理體系滯后，構建的信息化管理系統繁瑣，無法發揮出信息化系統的實效性，對基層檔案管理工作的效率造成嚴重的影響，大多數的基層單位，對檔案的管理工作還在使用傳統的方式進行管理，使檔案管理水平仍處于較低的水平。

4.檔案管理人員專業素質低

由于基層檔案管理人員自身的專業能力與綜合素質比較低，無法滿足現代基層檔案管理工作的發展需求，在管理的過程中對工作性質、基礎知識等了解的不夠全面，在對信息數據進行分析時，也不夠透徹、明確，導致檔案的歸類工作受到了嚴重的影響。除此之外，基層檔案管理人員對檔案管理工作的認知存在著問題，自認為對檔案的管理，只是為了存儲信息數據，也把檔案管理工作理解為信息儲存的工具，把檔案隨意地堆放，阻礙了檔案信息重要價值的發掘。還有一些基層檔案管理工作人員，缺乏責任意識，對檔案管理工作不重視，在日常的工作中就是在隨意地應付，對相關的信息數據就是簡單地處理，缺乏與各部門之間的相互協作，導致檔案信息資料不全面，體現不出檔案管理工作的作用和價值，長此以往會讓人覺得檔案管理工作無聊、繁重、厭倦，最終導致基層檔案管理工作缺少管理人員。

三、優化基層檔案管理工作策略

1.加大基層檔案管理工作宣傳力度

在基層檔案管理工作中，會受到多方面因素的影響，使檔案管理工作的重要作用無法發揮，主要的原因是基層部門對檔案管理工作不重視，無法確保信息數據發真實性與準確性，也忽視了基層檔案信息重要價值。因此，基層檔案部門應該對檔案管理加大宣傳力度，采用信息化技術進行管理，通過人們日常最常用的交流軟件，比如在微信上設置公眾號，在微博上建立官方賬號，多種形式的發布檔案管理的相關內容，借助多媒體的力量，在電視、廣播、報紙等地方，對基層檔案理工作的重要性加大宣傳，使人們提高自身的意識，對檔案管理高度重視，使人們逐漸地對基層檔案存在的價值有詳細地了解，也意識到檔案管理工作在基層單位中具有的作用，有利于基層檔案管理工作的穩定發展。

2.優化檔案管理觀念

相關管理人員對工作內容、性質、基礎知識等詳細地了解與掌握，是優化檔案管理觀念的重要基礎，促進檔案法制觀念的穩定發展，能夠在管理工作中對各項工作環節，都進行細節化的處理，使整體工作更加地規范、嚴謹，為基層檔案管理工作提供了法律保障，確保歷史數據的信息價值，與檔案數據的完整性。除此之外，檔案管理人員了解詳細的工作流程，能夠在管理工作中嚴格要求自己，規范性地操作與管理，提高檔案管理人員的責任感和法制意識，避免出現偽造虛假檔案信息的情況，以現代化的理念對檔案加強管理。

3.開展電子化檔案管理

隨著網絡信息時代的到來，網絡信息技術廣泛地應用在各個領域中，對人們的日常生活、工作、學習等產生了極大的變化。那么在基層檔案管理工作中，也需要采用網絡信息技術，促進檔案管理工作能夠逐漸地發展為自動化的管理水平。積極地開展電子化檔案管理，不僅能夠提高整體的工作效率，而且能減少人為操作的失誤情況，檔案信息的儲存也不會出現記錄丟失、磨損等現象，促進信息化檔案管理的快速發展。目前，大多數的基層單位正在對檔案管理進行信息化建設，對傳統的紙質檔案文件進行優化，整體的發展形式正在發生了巨大的轉變，這就也對基層檔案管理人員提出了更高的要求：是否能夠具備專業的技術能力與綜合素質，并在管理的過程中構建完善的基礎設施，這樣才可以提升信息化檔案的專業水平，提高基層檔案管理工作的效率與質量。

4.加強對人員的教育培訓

基層檔案管理工作，所涉及到的工作任務越來越多，不僅需要對信息數據進行合理地分類，而且還要及時地對數據進行整合，儲存到不同的分類區內。那么就需要對檔案管理工作及時地更新，一方面加強對人員的教育培訓，提升人員的專業能力，使其能夠獨立完成電子系統軟件的操作，提高社會責任感，使其能夠認可、重視檔案管理工作。定期地開展知識、技能培訓活動，讓人員能夠積極地對外交流，為人員提供充足的學習條件，使基層檔案管理人員的專業能力與綜合素質全面地提升。另一方面選拔掌握專業技術、了解單位基本情況、了解檔案管理工作的人員建立專業化的檔案管理人才隊伍，將檔案管理的新技術、新方法應用到實際當中，真正推動檔案管理工作的可持續性發展。

結語

綜上所述，加強對基層檔案工作的管理，能夠確保信息數據的真實性、準確性，構建完善的管理體系，使管理工作注重細節化、規范性地操作。加強對檔案工作的信息化管理，以現代的信息化技術手段，提高工作質量與效率，為基層檔案管理工作順利開展起到促進的作用。

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作者簡介：武立文（1982-），女，山西省渾源縣人，助理館員，研究方向：檔案管理。