高校檔案管理人員的素質及其提高對策分析

摘 要：進入21世紀以來，我國的高等教育事業得到了進一步的發展，學生數量越來越多，高校檔案管理工作也突顯出更重要的作用，對檔案管理人員的素質也提出了更高的要求。本文主要對高校檔案管理人員應有的基本工作素養和工作品質進行了分析，并分析了當前高校檔案管理人員素養及品質的現狀，得出結論，找出不足，最終提出有針對性的提高對策。從而加強高校檔案管理人員的素質持續提升，促進高校檔案管理水平的持續發展。

關鍵詞：高校;檔案管理人員;素質

一、高校檔案管理人員應該具備的素質

1.具有較強的專業基礎知識。檔案管理的工作非常繁瑣，不僅要對全校的各種資料進行收集、整理，還需要完成對檔案的鑒定、立卷、歸檔和服務利用等，加強檔案管理最終就是要利用檔案。所以對檔案管理人員來講，要對檔案管理全部工作環節和流程非常熟悉，并具備較強的專業管理能力和素質，例如，檔案的搜集本領、歸檔本領等，每個關鍵的事情都要熟習把握，熟習各類檔案管理的先進方法和理論知識，還需要有深層開發利用檔案資源的本領，做好檔案的相關事情。在高校進行檔案管理工作，目的就是要充分利用檔案，如果檔案管理過程中只是收集一堆的資料然后讓其沉睡，就沒有實現檔案的實際應用價值，前期的檔案管理工作也就徒然，失去了其重要的意義。所以，在檔案管理工作過程中，應該找出和發現檔案的作用，讓檔案可以為高校服務。因此建立一支高素質的檔案管理隊伍，并且使其具有超強的專業基礎知識是非常必要的。

2.掌握現代化的信息管理技術。近年來我國教育體制不斷改革，高校學生數目越來越多，檔案管理的工作內容也在不斷增多，若是采取之前的檔案管理方式和搜集、歸檔的制度，不但要花費很多的人力和精力，在不斷操作繁瑣的事情過程中還易出現各種問題。檔案的歸檔和查找操作十分繁瑣，并且傳統的紙質檔案管理的方式需要承擔非常大的風險，經過一定時間之后，紙質檔案容易出現破損，或者字跡不清;人們在利用和查找檔案的過程中，也容易對檔案造成損壞。紙質檔案在保存上要求比較高，要求將其保存在干燥和整潔的環境中，避免出現發霉的情況。隨著新時期的到來，傳統的檔案管理方式已經不能適用，高校的檔案管理也應該與時俱進，充分利用各種現代技術進行檔案管理，提升檔案管理的效率和質量。采用現代化的信息管理技術工作，不僅可以大大提升工作效率，使工作管理的各個流程和環節便捷化，同時也縮小了紙質檔案所占的巨大空間。因此，新時期，高校對檔案管理人員的現代化信息管理技術水平提出了更高的要求。

3.具備政治素質和高尚的職業道德。檔案管理是一項很嚴肅的事情，在現實的檔案管理過程當中必然要加強檔案管理人員的政治素質，要有法制觀念和紀律性，具有高度的政治敏銳性和政治責任心。在工作期間，要加強對《檔案法》的學習，依法管理。學習黨和國家的相關法律法規及政策，使自己的思想覺悟得到不斷提升。檔案是歷史的記錄，檔案管理人員需要靜下心來整理數量龐雜的檔案資料，這就注定了檔案管理工作是默默無聞的。因此，檔案管理人員要具備無私奉獻的精神，要忠于職守和愛崗敬業，在繁瑣的工作中勤于探索，默默勞作，不斷總結成功的經驗。同時，高校的檔案管理人員，一定要加強其道德情操建設，為檔案用戶提供高質量的檔案信息，提高為群眾服務的水平。

二、目前高校檔案管理人員的素質情況分析

1.隊伍的結構不穩定。檔案管理是一項至關重要的事情，它對檔案管理人員的要求很高，需要工作隊伍具備穩定性和連續性的特色。但是從實際的情況來看在很多高校，檔案管理人員都由部門人員兼任，專職的檔案管理人員很少。高校大部分基層單位，兼職檔案管理員的本職工作內容非常多，在檔案管理工作上花費的時間和經歷十分有限;并且因為職務的頻繁調動，導致檔案管理人員的流動性非常大。同時，他們也沒有認識到檔案工作的重要性，認為檔案管理僅是做好重要資料的收集工作和整理工作即可，沒有從充分發揮檔案作用、價值等層面開展工作;檔案管理的意識不強，嚴重影響了檔案資料的收集完整和集中統一。在管理過程中常常出現資料收集不齊、檔案管理隨意等情況，以至于很多部門的立卷歸檔工作沒有落到實處。

2.缺乏檔案管理的法律意識。檔案工作是“替黨管檔”，是一項政策性非常強的工作，因此檔案管理人員必須具備較強的法律意識。首先，應該嚴格遵照國家制定的相關管理辦法和法律法規，并以此指導檔案管理的日常工作。但實際情況卻是，高校檔案管理人員的基礎專業知識比較薄弱，理論水平參差不齊，思想政治覺悟有待提高，“依法治檔”沒有落實到工作中去。這些情況嚴重影響了高校檔案事業的進一步發展。

3.信息技術能力較差。進入新時期以來，信息技術在很多領域和行業都得到了廣泛的應用，將信息技術等現代化管理技術應用到企業管理等管理過程中，可以大大提高工作效率，改變了人們的思維方式和生活方式，為人們的生活和工作帶來了很大的便捷，因此高校檔案管理過程中也應該充分利用信息管理技術，實現高校檔案管理的信息化和數字化。但從實際的情況來看，很多高校的檔案管理人員的素質有待提高，高校檔案管理工作缺乏專業的復合型人才。受到經費和編制等方面的限制，一些高校的檔案管理人員都是由內勤人員或者行政部門人員兼職的，且并沒有掌握相關的理論基礎，也沒有進行系統的檔案業務學習培訓，檔案業務的素質較低。檔案管理工作人員中的信息技術水平也普遍偏低，無法熟練的應用現代化信息技術開展檔案管理工作。

4.缺乏創新精神。創新是新時期的重要要求，在高校的檔案管理工作中，要求檔案管理人員也具備一定的創新意識和創新能力。但是目前檔案管理人員大多都受到傳統思想的影響：滿足現狀、不思進取、采用的檔案管理手段非常落后、檔案服務的效率較低。由于檔案管理人員不能掌握最新的檔案管理理論和檔案管理方法，依然沿用傳統的方式進行管理，導致工作缺乏熱情，這些同樣不利于高校檔案事業的發展。

三、提高高校檔案管理人員素質的對策

1.強化政治思想建設。檔案管理工作是一項服務性和政治性非常強的工作，涉及到一些國家的機密和黨的機密，這些信息絕對不能泄露，否則將會影響我國社會的安全和穩定。這就要求檔案管理人員具備較高的思想政治素質，如果沒有較高的責任心是不能勝任檔案管理工作的。同時，檔案管理人員還要樹立為人民服務的意識，要熱愛檔案管理的工作，耐得住寂寞，甘于清貧和樂于奉獻。在實際工作中，自覺學習《高等學校檔案管理辦法》《檔案法》等相關的法律法規，提高“依法治檔”的意識，促進高校檔案管理的正常持續發展。

2.加強信息技術處理能力。我國的經濟在不斷發展，現代化科學技術的應用越來越廣泛，信息網絡也已經非常普及。高校檔案信息化管理是檔案管理的必然發展趨勢，這要求檔案管理人員積極學習現代信息技術，包括信息處理技術和計算機技術等。在實際的檔案工作中能夠熟練應用各種現代化技術手段，在數字化環境下掌握檔案業務中各個環節和步驟的處理。采用現代信息技術對檔案工作進行管理，提高工作效率，保障信息的全面性和真實性。充分利用信息技術挖掘信息資源，并建立各種不同類型的檔案數據庫，將最有價值的檔案信息充分利用起來，讓檔案管理更好的為學校運轉服務。

3.提高業務綜合能力。第一，要加強高校檔案管理人員基本業務知識的了解和培訓，由于很多學校的檔案管理人員是兼職人員，缺乏系統的專業知識培訓，因此要通過學習，使其熟悉高校檔案管理工作的工作流程，做好每個環節的具體工作。第二，鼓勵高校檔案管理人員參加繼續教育，不斷更新知識儲備和知識結構，提升業務水平。成為有理想信念、有職業操守、有創新意識、有專業能力的檔案管理人員。第三，加強高校檔案管理人員的業務交流和學術研究，積極參與各種學術研究和專家講座，參觀檔案管理先進的單位，不斷開拓思維、提高能力。最后，檔案管理是一項知識涉及面非常廣的工作，具有綜合學科性，因此檔案管理人員保持良好的學習積極性，積極主動學習檔案管理的相關知識，加強與檔案相關的歷史、外語、計算機等方面知識的學習，全面提升自己的業務水平和綜合素質。

4.建立完善的人才培養機制。目前，高校檔案管理人員的存在較高的流動性和不穩定性，大多數高校的專業檔案管理人員都十分匱乏。針對這種情況，高校一定要建立完善的人才培養機制，對檔案管理人才給予更高的重視。首先，是人才的引進，為學校檔案事業的發展注入新鮮的血液。其次，學校本身也要為檔案管理人員創造更多的學習機會，積極鼓勵其繼續發展自己，參與各種業務培訓和學術交流，鼓勵他們進修相關的檔案業務知識，不斷提高檔案管理人員的服務水平和管理水平。最后，就是要加強對檔案管理人員的關心，管理做到以人為本，為檔案管理人員提供一個良好的工作環境。對專門從事檔案管理的工作人員一定要實行專業的職員職級制和職務聘任制，提高檔案管理人員的崗位自豪感和自信心，使其也能夠正常享受到學校教學人員和科研管理人員相同的待遇。人們的行為很大程度都要依賴制度進行制約，因此在檔案管理人員的管理過程中，要做到：（1）加強高校檔案管理隊伍內部的管理，建立健全問責、競爭機制;（2）通過合理的競爭機制，提高工作效率。（3）建立完善的獎勵機制，不斷激發檔案管理人員的積極性和創造性，更好的完成檔案管理工作。

高校檔案管理是一項非常重要的工作，檔案管理人員的素質對于提高檔案管理工作的質量和效率具有重要的作用，因此，在實際的工作中，需要持續的提升高校檔案管理人員的工作素質、不斷加強政治思想素質、穩步提高業務綜合能力、建立完善的人才培養機制，才能得到一支高素質的高校檔案管理人員隊伍，推動高校檔案事業的快速發展。

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作者簡介：郭玥杝（1982-），女，漢，湖北浠水，檔案助理館員，大學本科，武漢職業技術學院，檔案管理。