淺析機關事業單位檔案信息化建設問題與對策

朱杰云

摘要：在信息化時代，檔案信息化建設工作是時代進步的必然要求，實現檔案信息化建設可以優化檔案服務功能。但是，實現信息化的路上卻存在著許多難題，實現高質量、高水平的機關事業單位檔案信息化建設，加快建成方便、快捷、利民的檔案管理系統，是機關事業單位在現代信息化背景下發展的必經之路。

關鍵詞：機關事業單位;檔案;信息化;問題與對策

通過檔案信息化建設，可以將日常工作中形成的資料與數據收集起來，建立一個完善的信息查詢系統，機關事業單位檔案信息化建設是我國檔案信息化建設過程中極其重要的部分，對機關事業現代化管理有著重大提升作用，所以，機關事業單位要從實際出發，建立完善的檔案信息化建設體系，提升檔案管理工作的效率。

一、機關事業單位在檔案信息化建設方面存在的問題

1.對檔案信息化建設的認識不足，重視力度不夠。機關事業單位長期實行著傳統的檔案管理方法，對檔案信息化建設的認識不夠，缺乏長期的工作計劃，雖然有些機關單位的檔案室已經安裝了檔案文件管理軟件系統，并進行了檔案信息的錄入工作，但是由于缺乏對檔案信息化建設的認識，以及檔案管理部門和領導人不夠關注檔案信息化建設，導致檔案信息工作進展緩慢，檔案信息化建設的程度較低。一些機關和機構只是簡單地收集和儲存檔案，就認為是檔案信息化建設，對檔案信息化建設存在誤區。一些單位對檔案信息建設缺乏足夠的思想認識，甚至存在誤解，有人認為把檔案數據輸入電腦就標志著檔案信息化管理的實現。所以在信息化的實施過程中，會受到人的思想的影響，由于意識形態和知識水平的限制，一些人不主動學習和接受新技術、新思想，因此，由于缺乏足夠的思想認識，個別單位對檔案信息化建設缺乏長遠的規劃，直接影響檔案信息化建設的順利實施。由于檔案工作的枯燥與無趣，并且難以取得突破性成就，導致部分機關事業單位不重視檔案工作，在對檔案的信息化建設問題上認識不足。

2.檔案信息化建設設備，技術人才落后。機關單位檔案信息化建設程度的高低與單位所掌握的信息化技術密不可分，若檔案信息化建設的設備與管理技術落后，將跟不上現代信息化建設的步伐。就當前的狀況來看，檔案信息化技術落后的現象也存在于我國大多數機關事業單位。首先，電子儀器設備如果存在問題，在檔案信息錄入的過程中將會出現差錯，導致錄入的信息不完整或者轉換質量低下等。若維修管理技術落后，遺失的文件不能及時找回或損壞的系統不能及時修復，將造成檔案信息資源的巨大損失。其次，信息化建設還需要專業的技術人員來運營和管理，這也是保障實現機關事業單位檔案信息化建設的一個重要內容。目前，由于缺乏熟練的運營管理技術人才，不僅會消耗大量的管理時間，還會影響檔案信息化建設工作的進程。就提高檔案信息化的建設工作效率而言，有必要選擇和培訓檔案管理干部精通檔案管理，熟悉機關事業單位的檔案信息化業務流程，掌握基本的檔案信息化管理知識，并且能順暢地與計算機專業人員溝通，有豐富的實踐經驗和強烈的進取精神。

3.對檔案信息化建設創新性規范化管理。隨著信息技術的不斷創新與進步，檔案信息化建設也需要創新與進步，才能應對日益變化的社會格局，舊式的信息化建設和管理技術太過于表面化，應當借助先進的科技不斷改進和創新，加快建成滿足新要求、新高度的檔案信息化系統。目前，各種檔案管理軟件層出不窮，各個機關事業單位所使用的檔案軟件也不盡相同，這導致在檔案的轉接過程中，很難實現無縫銜接，因此對檔案的轉出與接收十分不便。并且一些機關事業單位目前還沒有建立科學、系統的管理體制，缺乏創新性和規范化管理方法，無法體現出檔案信息化管理的優勢。這就需要機關事業單位在進行檔案信息化建設的過程中做出適當調整，完善檔案管理的相關規章制度，向信息化時代學習新方法，將檔案信息化建設工作落實到底。

4.網絡安全問題對信息資源運營管理的威脅。近年來，互聯網技術的迅速發展和信息化建設進程的加快，給檔案管理信息化建設工作帶來了極佳的發展前景。檔案信息的開發有利于實現檔案數據的長期存儲，提高檔案信息的檢索效率，充分發揮遠程檔案查詢、調動等服務功能，提高檔案管理工作的效率。但是，因為信息系統網絡環境的復雜性和文件信息系統本身的局限性，當前的信息工作仍然面臨著病毒攻擊、系統漏洞、應用安全等網絡安全風險。網絡資源環境的安全問題日益突出，不法分子通過利用網絡環境的漏洞，采用各種不良手段盜取機關事業單位的檔案信息，導致檔案信息泄露，檔案管理系統崩潰或損壞。并且管理人員的錯誤操作、系統故障等，也會給檔案信息化建設帶來不同程度的威脅。因此，機關事業單位在進行檔案信息化建設的過程中一定要特別重視網絡安全問題。

二、機關事業單位檔案信息化建設的對策

1.加強機關單位對檔案信息化建設的認識程度和重視力度。機關事業單位的發展與建設與檔案信息有著密切的聯系，檔案記錄著個人或機構的各種信息，包括學習成績、人事變動、工作情況、獎懲情況等內容，檔案的完整性與準確性關系到個人和機構前途問題。檔案信息化建設又是一項需要多個部門共同配合的工作，需要相關部門的大力協助，需要單位資金的大力支持。因此，一定要加強機關單位對檔案信息化建設的領導作用，充分認識檔案信息化建設的重要性增強檔案信息化建設的使命感和責任感。機關事業單位需要從思想上對檔案信息化建設給予重視，這是做好檔案信息化建設的基礎，首先，機關事業單位的決策層要不斷轉變原有的舊觀念，充分了解信息時代發展的趨勢，認識檔案信息化建設的重要性，使檔案信息化建設發展符合時代的發展趨勢，不斷重視檔案信息化建設。其次，要增強檔案信息化建設的思想意識，明確檔案信息化建設的發展目標，認真制定并實施機關事業單位的檔案信息化建設的發展規劃。不斷加強對信息化建設的重視力度。

2.優化信息技術設備，完善信息技術人才的引進和培養工作。信息技術設備作為檔案信息化建設的硬件保障，機關事業單位應該根據實際情況，提供必要的資金支持，購置適當的技術設備。檔案信息化建設是一項技術性很強的工作，因此優秀的技術人才的引進和培養工作已成為檔案信息化建設的重要工作。需要有關部門積極培養和引進信息化技術人才，以滿足檔案信息化建設工作崗位的需求，提高檔案工作者的信息處理能力。首先，有必要引進信息技術領域的人才，特別是在文件管理和計算機方面。其次，對現有檔案人員進行培訓，如加強計算機運用能力和網絡知識學習方面的培訓，培養一批懂計算機知識和檔案管理的復合型人才，為檔案信息建設提供人才保障。人才是檔案信息化建設和發展的動力。作為現代檔案工作者，應具備豐富的檔案專業知識，掌握計算機網絡技術知識，努力成為復合型人才，以適應檔案信息化建設的需要。因此，要重視人才培養，調整人才結構，豐富人才專業技術檔案，加強人才培養工作。為人才提供機會，進一步研究，尤其是研究現代通訊和其他技術，以便為檔案信息化建設奠定基礎。

3.加強檔案信息化建設和管理的規范性。對于檔案信息化建設的規范和限制，要從管理制度上入手，建立完善的檔案信息化管理制度，為檔案信息化建設提供切實可行的制度保障。可以從以下幾個方面進行規范：一是加強組織領導，制定合理的檔案信息化建設工作計劃，完善各類檔案信息化的運營管理制度，提高信息化系統的實用性。二是提高信息化檔案資源建設，完善機關事業單位文件數據管理，確保檔案和格式規范的完整、準確。三是嚴格建立電子檔案的接收和管理制度，防止電子檔案遺失或泄露。四是優化檔案信息化建設體系，實現社會檔案信息資源共享，充分利用現有信息傳輸網絡和平臺，促進檔案信息機構和事業單位資源共享，鼓勵公共檔案信息機構通過網絡對單位進行信息共享。按照國家有關要求，加快發展的行政法規對電子文件的歸檔和出版的電子信息等等。同時，要統一檔案信息標準體系，加快建成完整、高效的檔案信息化服務體系。

4.加強網絡安全管理工作，確保檔案信息的安全性。機關事業單位要加強網絡安全防范意識，檔案信息資源的泄露會給機關事業帶來極大的負面影響，網絡安全的重要性不言而喻，機關事業單位應多方面采取網絡保護措施，加強網絡安全的管理工作，確保檔案信息的安全。要不斷優化計算機檔案信息管理系統，確保檔案數據庫的安全，文件信息應該傳輸到專用的文件服務器，并在物理上進行隔離。數據應該在不同的地方備份。在利用檔案信息資源和處理檔案信息的過程中，要不斷提高信息安全防范意識，防止黑客攻擊系統和檔案信息泄露事件的發生。

各機關單位要定期開展網絡環境的安全清理和排查工作，對日常辦公網絡、各類門戶網站、公眾平臺的網絡安全情況和風險情況進行仔細排查分析，及時按照要求消除網絡信息安全隱患。各機關單位還可以采用先進的網絡管理技術，選拔合格的網絡運營管理人員。檔案信息安全工作關系到檔案事業的發展和穩定。如果不能保證檔案信息的安全，就不能正常開展檔案工作。因此，要重視檔案信息安全建設，抵御各種計算機病毒的入侵，創造安全的計算機網絡環境。比如，通過專業技術操作，提高防火墻抵御黑客襲擊的能力，建立局域網與外部網絡之間的防火墻，攔截各類不明信息，控制訪問權限，禁止非法用戶登錄，防止文件被修改，定期備份信息等，當系統發生故障時，可以盡快恢復數據。

三、結束語

綜上所述，在檔案信息化建設過程中，機關事業單位需要提高對檔案信息化建設的重視程度，轉換思想觀念，跟上不斷進步的時代步伐，優化管理制度和標準，不斷探索新的解決問題的方法與對策。還要加強業務知識的學習能力，不斷學習新的現代化信息知識，掌握更多的現代化信息技術，才能有效提升機關事業單位檔案信息化建設的水平。

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