檔案數字化管理模式在高校檔案管理中的重要作用探討

黃莉琴 楊麗娜

摘 要：高校檔案主要是在教學和管理過程中形成的，其保存對教師和管理人員工作有重要參考價值。隨著信息技術的發展，現在高校檔案管理趨于數字化。本文主要講述了檔案數字化管理模式在高校中運用的意義和特點，重點闡述了發揮其重要作用的對策，主要有：提升領導認知，促進學校信息化建設、提升高校基礎設施建設，增強人才綜合素養、通過分步分階段工作，加強數字化檔案管理效率，希望為高校進行相關工作提供參考。

關鍵詞：檔案數字化管理模式;高校;檔案管理

檔案數字化管理的模式是科學技術發展的產物，和傳統檔案管理方法相比，操作起來更加便捷，只需通過網絡進行，不受時間和空間的限制，對資料儲存方面要求較低，降低了傳統紙質文檔儲存和查詢的繁瑣性，減少了因其借閱對紙質文件造成損壞或這丟失等風險，大大提升了工作效率。至今為止，檔案數字化管理已經成為高校主要工作形式，促進了學校信息化建設的快速發展。

一、檔案數字化管理模式在高校檔案管理中的意義

1.數字化教學模式的需要。隨著技術的發展，在高校檔案管理中，廣泛使用大數據和網絡技術，為數字化管理模式提供支撐。高校中檔案的數字化處理，可以將教學和管理過程等利用數字化的形式保存下來，這為后期使用提供支撐，促進了數字化教學模式的使用。如教育部中進行課程的評選工作，一般情況下是教師將特色教案轉化成數字化，然后上傳評比，這種形式促進將來數字化教學模式的運用，或者進行跨區域學術交流和課程探討過程中，都可傳輸數字化檔案文件。和傳統檔案管理的形式相比，更加快捷和簡單，保證檔案的完整性。

2.檔案管理工作的需要。隨著信息技術的發展，現在檔案數字化管理已經成為必然趨勢，在高校中，包括教學檔案在內的眾多檔案管理已經是云儲存背景下的需求，也是檔案管理工作的主要方向。數字化時代下，檔案的收集、分類、儲存和檢索等工作性質發生了變化，不再是人工進行，而是利用計算機，自主進行工作，大大減少了人工成本和工作時間，提升檔案管理質量和效率。另外，高校檔案數字化管理也逐漸適應教學的變革，因為現在大多數課堂中都引入數字化教學方法，檔案部門作為教學活動中的主要資料保存部門，實行數字化管理也是順應時代變革的需要。

3.校園建設的需要。字化不只在教學活動中有所運用，在校園建設方面也有積極的作用。數字校園建設過程中，日常教學和教研等活動中，產生大量數據信息，數字化檔案的管理在其過程中，是增強教學質量和行政管理手段的助推器。例如校園數字化建設過程中，結合檔案系統中對各個年級學生感興趣的課程統計調差，多開設相關課程，為滿足其學習要求。這是教學檔案數字化管理的優勢，也是進行校園建設的基礎。

二、高校數字化檔案管理模式的特點

高校數字化檔案管理的運用，融合信息技術、數字技術和網絡技術，和傳統紙質檔案管理模式完全不同，其特點如下：

1.文檔一體化。大數據背景下，高校進行數字化檔案管理過程中，實現了內部調整，可以將電子版的文件和數字文件有效結合，整合到一個管理體制中，加強檔案文件的周期管理和控制，實現文檔一體化。高校檔案管理中，打破了紙質和電子檔案的界限，對全部類型的檔案進行數字化歸檔，做到整個管理工作的全程監控，進而保證傳統紙質文檔保存的安全性和可靠性。

2.檔案數字化。數學化檔案管理的運用，將傳統檔案都轉變成數字的形式，如紙質檔案、照片檔案、視頻檔案等，都轉變成數字形式儲存，在計算機中進行統一的管理，如檔案的分類、整合、過期檔案的銷毀等，都在計算機中進行，提升檔案管理工作質量和效率。和以前檔案管理手段相比，具有檢索簡單、快速下載等特點，是將來高效檔案管理的必然趨勢。

3.平臺虛擬化。隨著數字化時代的到來，高效檔案管理部門利用各種技術，建立各個院系的教學檔案管理平臺，構建虛擬網絡數據庫，實現跨院系、快空間的統一管理。對檔案虛擬化管理的時過程，管理人員可以結合檔案內容主動服務，各部門的工作人員或者學生都能通過相關網絡平臺，進行資料的查詢和下載，提升數字化檔案管理的科學性和有效性。

三、發揮檔案數字化管理模式在高校檔案管理中重要作用的策略

1.提升領導認知，促進學校信息化建設。學校的發展離不開領導先進的意識，高校中檔案數字化管理模式的使用，也離不開領導的重視，并將其納入學校發展規劃中，增加檔案管理人員的考核，借此，促進高校信息化建設進程。一方面，提升領導認知，制定完善的管理體制，建立詳細的責任制，認真分析檔案管理工作中出現的問題，積極進行探討，通過增加人力、物力和財力，提升數字化管理效率，保證檔案管理和學校各項工作協調發展。學校領導重視檔案收集、整理、儲存工作的順利進行，在此基礎上，做好安全保護和宣傳工作。建立特殊教研項目檔案建設和管理的專項經費，從各個角度支撐教師工作。高校檔案數字化管理還要順應時代潮流，結合學校實際情況，領導人員及時轉變觀念，轉變傳統工作思維，樹立正確、完善的檔案數字化管理的意識。另一方面，將檔案數字化管理工作納入學校信息化建設發展規劃中，創建集成系統。學校是培育社會棟梁的地方，因此要有創新意識，順應時代發展，建立集成系統。建設過程中產生大量的電子文件、紙質文件和文件條目等，由檔案部門統一管理，做到文件從創建到制作完成、入庫儲存全部環節都詳細可查。即使是不同部門，也要實現不同管理平臺的共享，不但方便查詢，又避免檔案的重復錄入。所以高校建設信息化過程中，檔案部門要積極參與，做到和學校中其他系統的資源共享，在其他部門，也要有完善的檔案管理系統，在工作中生成的電子文件可以自動歸檔和上傳，大大提升檔案管理效率。

2.提升高校基礎設施建設，增強人才綜合素養。檔案數字化管理，需要有多種設施做支撐，并且離不開專業的人才，這樣才能提升檔案管理質量。

首先，投入資金，加強硬件設置的配。高校管理部門將檔案數字化管理需要的經費列入學校預算中，加強基礎設施的投入，結合檔案管理工作量和學校需求，引進適合的計算機、掃描儀、儲存器、服務器和打印機等硬件設施，為其管理工作提供充沛的物質保障。其次，選擇適合的檔案管理軟件。數字化檔案管理工作中，最重要的是選擇一款便捷、功能全的軟件。高校要借鑒其他學校的工作經驗，引進功能完善和符合學校發展的系統軟件，借此滿足各種檔案管理的需求。包括穩定性強、安全系數高、可以科學的分類、儲存、操作便捷、防御能力強等內容。提升檔案管理工作質量。另外還需要加強對系統中數據的監控功能，及時監控計算機運行過程中的數據來往，一旦發生非法訪問，發出警報并阻止。學校和軟件公司緊密合作，研發出適合自身發展的數字化檔案管理軟件。最后，加強數字化人才的建設。高校檔案數字化管理是一項系統的工作，對管理人員要求很高，為了保證管理工作的順利進行，需要加強工作人員的專業性，對其培養，不只是進行檔案管理，還有計算機技術的培養。檔案管理人員的專業素質是影響其工作效率的主要原因，因此需要建設一支素質強、專業能力高的的檔案管理人才隊伍。學校對管理人員進行培訓，主要內容為計算機技術，令其熟練使用計算機進行檔案的處理，并能自主做好網絡安全維護和計算機硬件的維護工作。學校定期邀請專業的教授進行專題講座，轉變傳統工作觀念，提升管理人員計算機使用水平，更好的為數字化檔案管理服務。

3.通過分步分階段工作，加強數字化檔案管理效率。學校進行檔案數字化管理工作時，要遵循開放性、實用性和特色性原則。先對學校信息化建設做好整體的規劃和補助，制定工作計劃，詳細標注檔案信息化建設過程，然后分批分階段的進行。

第一，完善檔案數字化建設的規定，建立管理制度，令檔案的收集、制作、保存、整理和傳輸等部分都在受控狀態中，并從業務、技術和管理的角度制定。業務方面制度的規定，指對檔案資料進行業務處理過程中的制度，為了統一管理人員工作流程;技術方面制度的確定，結合電子檔案和數字化檔案管理過程中對技術的要求制定，為了解決技術問題產生的管理問題;管理方面制度的制定，指檔案數字化建設和維護過程中的規則，如資源的合法性和安全性等，這一部分是由國家檔案管理部門統一制定的，高校要做好借鑒工作，保證數字化檔案資料的共享性和科學性。第二，完善檔案管理自動化系統。學校結合實際情況，挑選一款符合自身工作的檔案管理軟件，要求功能齊全，最大限度的實現數字檔案的完整性和兼容性，提升其管理質量，加強各部門之間的信息收集。將電子檔案管理系統和辦公系統銜接，實現關鍵詞和全文檢索，促使電子化辦公中檔案的完整。第三，實現紙質檔案數字化管理，高校信息化建設過程中，將紙質檔案館轉變為數字檔案館，創建檔案數據庫。首先做好紙質檔案的歸類，明確其重要性，先將重要的紙質文件進行轉換，然后再挑選檔案利用率高的檔案轉化為數字化。最后將特色的文件進行轉化，同時做好紙質資料的保存工作，例如學校發展過程中產生的具有歷史意義的照片和校情資料、畢業生名冊、成績表和經常使用的合同等，進行數字化歸檔[4]。除此之外，歷史悠久且重要的紙質文件，可能因為保存不當等原因，出現被污染和破損等問題，管理人員要盡快進行原件的修復并掃描，保證檔案的完整性。進過分步分階段的工作，逐漸完善高校檔案數字化庫的建設，為促進學校的發展起重要作用。

參考文獻：

[1]楊維東.數字化網絡技術在高校檔案管理中的應用[J].網絡安全技術與應用，2019（02）：59+68.

[2]鞏君慧.大數據時代下民族高校檔案數字化建設探析[J].西藏科技，2019（01）：14-16.

[3]董金玲.檔案數字化管理模式在高校檔案管理中的作用[J].辦公室業務，2018（20）：141.