淺談互聯(lián)網(wǎng)時代下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展

李洋

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，眾多行業(yè)領(lǐng)域中已經(jīng)廣泛應(yīng)用了高新技術(shù)來協(xié)助處理工作。檔案管理工作比較復(fù)雜，同樣需要互聯(lián)網(wǎng)新興管理技術(shù)，進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新，能夠增加檔案管理工作的效率，促進(jìn)檔案管理工作更加規(guī)范有序。本文簡要分析了互聯(lián)網(wǎng)時代背景下檔案管理工作創(chuàng)新與發(fā)展的重要性和意義，論述了當(dāng)前檔案管理工作的基本情況，提出了互聯(lián)網(wǎng)時代背景下檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的幾點措施。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時代;高新技術(shù);檔案;管理;創(chuàng)新

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，我們的社會已經(jīng)進(jìn)入了一個高新技術(shù)發(fā)展階段，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為社會發(fā)展的關(guān)鍵推動力。在社會不斷發(fā)展的階段中，信息越來越多的推動著社會進(jìn)入"信息大爆炸"的階段。隨著時代的發(fā)展與改革的深化，檔案管理也顯得十分重要，因為檔案是人的社會活動中信息的重要載體，它記載著在過去期間運行留下的痕跡，它可以為今天的人力、物力、財力的管理上助上一臂之力，在激烈的競爭中求得發(fā)展與生存。檔案作為信息資料的主要載體，對大量信息記載，成為十分重要的信息資源。深入開發(fā)整合檔案信息資源，推動著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，加快社會經(jīng)濟發(fā)展起著十分重要的作用。檔案管理工作如何主動響應(yīng)時代發(fā)展的要求，更新檔案管理的內(nèi)容和范圍，檔案收集的方式和方法，檔案服務(wù)的對象和主體。這是我們檔案管理者需要面對和認(rèn)真思考的問題。

一、檔案管理存在的問題

1.檔案的重要性宣傳不夠到位

首先，檔案管理工作者對檔案的重要性尚未進(jìn)行廣泛的宣傳。其次，大多數(shù)人事檔案管理是并發(fā)的，屬于非專業(yè)管理。由于受專業(yè)和時間的限制，檔案管理工作者無法及時了解檔案管理的新知識和新技術(shù)。

2.不夠重視檔案交接手續(xù)

大學(xué)專業(yè)學(xué)習(xí)檔案管理的人才絕大部分會留在高校任職，而社會企事業(yè)單位中大部分檔案管理工作者都不是全職的，這導(dǎo)致了高校內(nèi)檔案館的檔案管理工作比社會其他企事業(yè)單位做得要好，所以在離崗或調(diào)動工作時，檔案手續(xù)容易出現(xiàn)沒有按程序辦理的問題，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。因此出現(xiàn)了工作前后交接脫節(jié)、檔案管理硬件設(shè)施不完善、文件管理工作者培訓(xùn)不到位等問題。

3.管理能力落后

高校內(nèi)受過專業(yè)教育的檔案學(xué)人才實際流向社會工作的為少數(shù)。大多數(shù)實際工人沒有專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，文件收集的意識薄弱。此外，大多數(shù)文件管理工作者兼?zhèn)淞硕鄠€職位，并且沒有充分投入到檔案工作中。部分檔案資料不真實準(zhǔn)確，檔案資料未及時準(zhǔn)確補充，檔案資料無法真實反映人的實際情況，造成檔案不完整。

4.對檔案工作理解錯誤

長期以來，包括一些領(lǐng)導(dǎo)干部在內(nèi)的不少人對檔案工作存在一些誤解。認(rèn)為檔案工作不是單位的主要工作，也不能為單位帶來經(jīng)濟利益，因此只要不泄漏，能應(yīng)付查檔就行。這表明一些人對檔案工作了解不夠，忽視檔案工作的重要程度，這種輕視檔案工作的思想使檔案工作者無法適應(yīng)現(xiàn)在的檔案管理需求，從而無法達(dá)到嚴(yán)謹(jǐn)完成檔案工作的要求。

5.檔案管理手段落后

在許多單位部門中往往存在檔案庫房陳舊，相關(guān)設(shè)備嚴(yán)重匱乏，現(xiàn)有設(shè)備老化，更談不上現(xiàn)代化的紅外線監(jiān)控、濕溫度管控等現(xiàn)代化設(shè)備。并且在一些部門中只愿意對其他工作加大投入，而不愿為檔案管理工作添加新設(shè)備新員工，以致檔案庫房的設(shè)備老化、工作陳腐甚至出現(xiàn)了報廢的情況。而在一些單位部門中甚至未設(shè)立專門的檔案管理職務(wù)或?qū)n案庫房直接設(shè)置在倉庫中。這樣的檔案管理工作是極為落后的，極易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)遺失、變質(zhì)、蟲蛀等情況，檔案信息的丟失是單位中無法彌補的巨大損失。檔案管理工作一直采用手工查找的方式處理檔案工作。現(xiàn)今已進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)+時代，社會各階層各單位都要順應(yīng)時代潮流更新自己的設(shè)備和手段，以便更好地完成工作。大部分單位已經(jīng)開始將幾十年前老舊的紙質(zhì)檔案人工錄入成電子檔案進(jìn)行存檔，但這只是龐大的檔案管理工作中的一小部分。要將檔案管理工作真正的電子化數(shù)據(jù)化高效化，還有很多問題需要解決和完善。

二、檔案工作創(chuàng)新需要解決的主要問題

1.要在思想觀念上創(chuàng)新

工作的任何飛躍和創(chuàng)新都必須先于新的創(chuàng)造性思維方式。要充分認(rèn)識創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動力，在今天的社會中，檔案管理案件發(fā)展中的許多問題都沒有現(xiàn)成的答案，沒有經(jīng)驗可借鑒。只有更新想法，大膽嘗試和勇敢，才可以在探索和發(fā)展創(chuàng)新方面取得進(jìn)步。然而，多年來，許多部門的歸檔工作一直處于被動的狀態(tài)。檔案作為一種重要的信息資源，只是在過去的檔案工作中改變了“重新隱藏和輕度使用”的概念，充分認(rèn)識管理是必要的手段，利用才是真正的目的。要做到這一點，我們必須創(chuàng)新思想，注重強化三種意識。一是要有信息轉(zhuǎn)化意識。檔案管理就像是一個巨大的信息庫，但各種信息分散在大量單個文件中，只有在需要時，通過組織和標(biāo)準(zhǔn)化信息系統(tǒng)，我們才能更好地發(fā)揮檔案信息的作用，反映檔案的信息價值。因此，將檔案的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為更直接，更適合經(jīng)濟建設(shè)和改革開放的信息，這是檔案部門不可推卸的責(zé)任，也是檔案工作關(guān)注市場經(jīng)濟體制而應(yīng)做到的新目標(biāo)。二是要有信息推銷意識。檔案是擁有大量的信息和需求市場的，檔案部門應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換為“可銷售”的信息。要做好調(diào)查研究，了解市場，明確市場需求，掌握市場動態(tài)，確定檔案現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)和內(nèi)容。三是增強檔案效率意識。如果要使檔案適應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展要求，就必須使檔案工作更有效地促進(jìn)經(jīng)濟建設(shè)和改革開放。要改變過去檔案工作中不作為的思路，增強檔案工作的效率。

2.要在檔案管理模式上創(chuàng)新

因為檔案管理其實是比較固定性的工作，所以檔案管理模式多年來沒有太大的改變和創(chuàng)新，有必要簡化檔案部門長期實施的一些繁瑣而嚴(yán)格的步驟。檔案工作者應(yīng)善于思考，動腦筋，并針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行小型開發(fā)和小型創(chuàng)新。目前，許多檔案部門已經(jīng)將管理檔案的計算機應(yīng)用程序普及，但大多數(shù)都限于簡單的各種文件目錄的輸入，輸出或檢索，它們在文件管理的其他方面較少使用。事實上，很多其他的檔案工作都可以通過計算機文件管理軟件來提高工作效率。

3.要在在服務(wù)機制和手段上創(chuàng)新

服務(wù)機制和手段的創(chuàng)新主要是更新服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)范圍和內(nèi)容，創(chuàng)新服務(wù)方式。要積極進(jìn)行深入處理，擴大服務(wù)內(nèi)容，改變服務(wù)方式，更好地服務(wù)于社會和群眾。日常檔案服務(wù)僅限于協(xié)助單位使用檔案文件，而對如何用本單位的檔案幫助、協(xié)助外單位和社會服務(wù)方面考慮得較少。這種現(xiàn)象不符合日益增長的工作要求。檔案部門必須由被動、等待服務(wù)變?yōu)橹鲃拥姆?wù)，努力將檔案技術(shù)現(xiàn)代化、高效率化實現(xiàn)。解決手工操作速度慢、效率低的問題。充分并積極利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，數(shù)字技術(shù)，成像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，提高檔案工作的技術(shù)含量和水平。并且有必要充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍從“窄”變?yōu)椤皩挕保?wù)水平由“淺”變?yōu)椤吧睢薄n案部門還應(yīng)擴大服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，充分發(fā)揮檔案的價值，通過將其加工和加工成社會需要的高質(zhì)量“產(chǎn)品”來更好地完成檔案工作。

4.要充分發(fā)揮全職檔案人員創(chuàng)新主體的作用

全職檔案工作者應(yīng)當(dāng)重視觀念的更新，培養(yǎng)出色的的業(yè)務(wù)技能。全職檔案工作者的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力是改變檔案工作情況的關(guān)鍵。檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。這要求從事檔案工作的全職檔案工作者必須具備扎實的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)能力、較強的管理能力以及服務(wù)意識。

三、檔案工作創(chuàng)新的意義

1.檔案工作的創(chuàng)新是需要隨著人們檔案意識的增強而建立的，隨著檔案意識的增強人們可以與時俱進(jìn)的增強檔案資源建設(shè)。

首先，隨著社會的進(jìn)步，人們對案件使用的認(rèn)識越來越強烈，對檔案內(nèi)容的要求越來越高。我們不僅需要原始的文書檔案，更需要從原始文書檔案中提取和加工檔案，以及更符合現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)時代而產(chǎn)生的科技檔案、聲像檔案和實物檔案。檔案工作創(chuàng)新要求能夠快速方便地查找與政策、法規(guī)、公共福利、服務(wù)等相關(guān)的檔案文件，這些文件是人們密切關(guān)注的并且是已經(jīng)公開的現(xiàn)行文件。其次，隨著現(xiàn)代管理技術(shù)的廣泛使用和電子文件的大規(guī)模產(chǎn)生，檔案館不僅要接收和管理紙質(zhì)檔案，還需要管理新型載體的檔案例如電子檔案。這使檔案部門和檔案管理員的要求變得更高。

2.檔案工作創(chuàng)新是加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè)和提升檔案服務(wù)機制的需要。

一方面， 在社會各領(lǐng)域中，為了更好地維護(hù)自己的權(quán)益，檔案部門通過加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，以及訪問、觀察和學(xué)習(xí)活動，以掌握檔案管理的科學(xué)方式和具體的業(yè)務(wù)操作技能。另一方面，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、管理和服務(wù)的范圍已從過去的狹窄的范圍擴到了現(xiàn)在較大的范圍，涉及的領(lǐng)域、行業(yè)也越來越廣。檔案部門會遇到許多原來沒有碰到過的新問題，并且隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，原來的規(guī)章制度也會有很多不適應(yīng)，因此檔案工作必須不斷完善、不斷創(chuàng)新。這樣檔案利用者們才能通過網(wǎng)絡(luò)查閱等方式利用檔案資料，從而可以減少時間，提高檔案利用效率，過去那些落后的服務(wù)方式就會逐漸的被淘汰掉。

3. 檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。

檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄，在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻(xiàn)。正因為檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性。試想，在市場經(jīng)濟飛速發(fā)展，社會物欲膨脹，各種矛盾利益錯綜復(fù)雜的今天，擁有保存完整、珍貴無缺的檔案，我們可能就會免受傷害，少走彎路，獲得真諦。檔案是人類傳承優(yōu)秀文化、借鑒歷史、尋求發(fā)展的重要依據(jù)，檔案是對過去工作和歷史情況的記錄，是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料，它是我們工作的查考依據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的參考資料，是加強管理的必要手段，是科學(xué)研究的可靠資源，是宣傳教育的生動素材。小小檔案，大大貢獻(xiàn)，幾頁薄薄的紙片，能為我們實現(xiàn)自己的希望，能為我們證明苦苦追尋的答案，也能為我們省去成千上萬的損失。

四、檔案管理創(chuàng)新的對策

1.提高檔案工作者的整體素質(zhì)和創(chuàng)新意識

現(xiàn)代社會檔案工作隊伍迫切需大量的高素質(zhì)人才，為互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及奠定人才基礎(chǔ)。為了擴大檔案工作隊伍，首先，為了提高檔案工作者的整體素質(zhì)，人員素質(zhì)的提高，管理能力才會加強，這是眾所周知的。檔案部門要在提高崗位工作要求的同時，兼顧工作人員的個人能力狀況，把提高檔案工作的個人素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平做為首要事務(wù)來進(jìn)行。要給所有的檔案工作人員創(chuàng)造受教育的機會，要廣泛開辟包括業(yè)務(wù)進(jìn)修、知識更新、擴展視野等的平臺，為檔案人員自身價值的體現(xiàn)創(chuàng)造均衡、全面發(fā)展的機會，充分發(fā)揮每一個檔案人員的智慧和創(chuàng)造力。特別是在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，要緩解高新技術(shù)給檔案人員帶來的壓力，只有讓他們不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識。只有重視加強檔案人員的職業(yè)技術(shù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高個人的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，才能消除檔案人員在工作中的力不從心感覺。互聯(lián)網(wǎng)時代檔案工作的創(chuàng)新需要高素質(zhì)的創(chuàng)新人才作為推動力，只有不斷提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，才能為檔案工作的創(chuàng)新奠定基礎(chǔ);其次，為了提高檔案工作者的創(chuàng)新意識，檔案工作者必須要改變他們的工作理念，傳統(tǒng)的檔案工作既復(fù)雜又繁瑣，利用互聯(lián)網(wǎng)信息時代的創(chuàng)新思維思考檔案工作中的各種問題，即利用創(chuàng)新思路處理當(dāng)前的檔案工作。這是當(dāng)前檔案工作者應(yīng)具備的基本素質(zhì)和觀念;最后，提高檔案工作者的準(zhǔn)入門檻，招募一些對檔案工作有飽滿熱情，熟悉互聯(lián)網(wǎng)時代經(jīng)營規(guī)則的優(yōu)秀人才作為當(dāng)下檔案工作的主力工作者，并且對傳統(tǒng)的檔案工作者進(jìn)行定期的互聯(lián)網(wǎng)知識培訓(xùn)，培養(yǎng)基本的互聯(lián)網(wǎng)知識意識，為互聯(lián)網(wǎng)時代檔案工作的未來發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2.通過互聯(lián)網(wǎng)完善并改進(jìn)單位檔案信息資源共享平臺

互聯(lián)網(wǎng)時代中檔案工作創(chuàng)新最重要的一點，是技術(shù)必須與創(chuàng)新思想同步發(fā)展，而為了使檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展的更快，我們需要不斷完善現(xiàn)有的檔案工作互聯(lián)網(wǎng)資源共享平臺，通過積極更新和維護(hù)，達(dá)到當(dāng)天的信息更新的最大化。此外，我們需要定期的在互聯(lián)網(wǎng)平臺上對我們的檔案信息資源進(jìn)行不斷的殺毒以及修復(fù)，避免惡性的互聯(lián)網(wǎng)病毒入侵我們的檔案工作系統(tǒng)造成大量的檔案信息流失從而對我們的檔案工作造成巨大損失。最后，我們需要不斷提高檔案資源共享平臺的水平，有必要通過提高互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案信息工作中的應(yīng)用來及時的發(fā)現(xiàn)問題，并有效的解決問題，如此才能為檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的順利開展提供充足的條件。

3.吸收并借鑒國內(nèi)外檔案工作的先進(jìn)經(jīng)驗

互聯(lián)網(wǎng)時代下，我國的檔案工作的創(chuàng)新還處于起步階段，各項技術(shù)條件尚不成熟，這就需要不斷從國外數(shù)字化檔案工作改革過程中吸收國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗，研究國外檔案改革發(fā)現(xiàn)的問題，從他們的解決方案中學(xué)習(xí)，從而為我國互聯(lián)網(wǎng)時代下的檔案工作的順利開展提供充分條件。

五、總結(jié)

檔案是現(xiàn)代人類的社會生活中非常重要的一環(huán)，是從古至今中國社會就一直以各種形式存在的，是我們進(jìn)行社會生活的必要物件，上學(xué)、工作，在我們的日常生活中它處處存在。互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，使我們的生活有了極大的改變，同樣，檔案在這個時代變遷潮流中也應(yīng)當(dāng)隨之改變，因此檔案管理工作應(yīng)隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展而創(chuàng)新，不斷完善原有的檔案管理，并且升級。

互聯(lián)網(wǎng)時代下檔案工作的創(chuàng)新是符合現(xiàn)代社會發(fā)展趨勢的的重要舉措，是檔案工作上升到一個新階段的關(guān)鍵時期，而在整個現(xiàn)代社會的發(fā)展過程中，企業(yè)已經(jīng)開始從單一的競爭發(fā)展階段到雙贏的全方位競爭合作階段，因此可以看出，互聯(lián)網(wǎng)時代下檔案工作創(chuàng)新，檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)新化是十分重要的。互聯(lián)網(wǎng)時代的檔案管理模式要求各單位與其他單位在互聯(lián)網(wǎng)上共享自己的檔案信息，找到能夠達(dá)到雙贏的立足點，才能夠不斷推動整體的創(chuàng)新和發(fā)展。

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