基層事業單位文書檔案管理現狀及對策

曹文鈺

摘 要：檔案管理是一項很重要的基礎管理工作，文書檔案管理工作的質量直接影響著事業單位工作的正常開展，但目前我國很多基層事業單位并沒有對文書檔案管理工作予以充分的重視，其文書檔案管理工作存在很多問題。本文基于基層事業單位檔案管理的現狀，結合筆者自身基層工作實踐，剖析了存在的問題和不足，論述了改進的相應措施。

關鍵詞：文書檔案;基層事業單位;檔案管理

一、基層事業單位文書檔案管理的重要性

基層事業單位檔案資料直接記述和反映基層事業單位建設、管理、規劃的發展過程，不僅具有現實的依據作用，而且具有歷史的查考和憑證作用，基層事業單位檔案的實用價值在于它能滿足建設和發展的需要，提供相應的原始依據和準確的信息、數據，在實際工作中發揮借鑒和憑證作用。

二、基層事業單位文書檔案管理的特點及現狀

1、檔案種類繁多、涉及范圍廣泛。事業單位是由政府利用國有資產設立的，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織。根據事業單位的性質和特點，其檔案資料主要包括黨群檔案、行政檔案、實物檔案、聲像檔案等文書檔案，科研檔案、基建檔案、設備、檔案等科技檔案，還包括人事檔案、干部檔案、財會檔案、執法檔案、業務檔案等。

2、檔案硬件設施較落后。主要依賴傳統紙質編碼檢索檔案管理模式，如需要批量找出大量文件，則需要多名管理人員共同開展檢索工作，工作效率低，浪費檔案管理人力資源。雖然有一些事業單位開始利用計算機進行檔案目錄管理，但在具體信息查詢和資料使用效率等方面還較為落后。

3、檔案收集不齊全、管理不到位。部分領導對人事、財務檔案的管理較為注重，對檔案工作的重要性認識不足，業務推動方面過于依賴主管部門或者監管部門;對具體業務檔案要求較為松散，多數檔案存在于業務科室或者職工手中，未能及時歸檔;對歸檔后的檔案銷毀工作僅僅停留在制度層面，導致檔案越積越多。

4、檔案管理人員素質參差不齊。基層檔案管理工作量大，分類多，因為事務繁雜，檔案專業技術人員缺乏，多是非檔案專業技術人員兼職完成檔案管理工作。檔案管理人員缺乏系統訓練，對檔案資料的收集、歸檔等業務不太了解，被動收集檔案，一些檔案的材料不夠真實準確。

三、加強基層事業單位文書檔案管理的建議

1、完善檔案管理硬件設施，加快信息化建設步伐。

將檔案管理系統納入事業單位信息化系統中，購置現成的檔案信息管理系統軟件，有條件的開發檔案電子信息化管理系統軟件，提升檔案管理信息化程度。通過對符合要求的歸檔資料，嚴格按照標準化、規范化的要求進行整理歸檔，第一時間將收集資料錄入檔案管理信息系統，并將接收資料及時掃描掛接系統，便于利用者檢索，可以把檔案人員從繁瑣的檔案事務中中解放出來。

2、加強制度標準化建設，提升檔案管理科學性。根據基層事業單位的實際發展情況，結合檔案信息特點，制定和修訂檔案管理制度與標準，做到檔案管理有章可循、使檔案管理工作走上標準化管理軌道。同時，完善專職檔案管理員與兼職檔案管理員的任命，明確職責分工，理順檔案收集、歸檔、集中管理、利用、保密工作流程，在工作的實施中，一切按照檔案管理的各項制度和規定固定下來，保證檔案管理水平的提高。

3、提倡培養復合型檔案管理人才。基層事業單位檔案管理需要多技能的人才，既要掌握檔案管理的專業知識，也要掌握事業單位本職工作業務知識，還要掌握專業的信息技術處理技術，才能適應當前事業單位一崗多責的現狀需求。事業單位檔案管理人員可以多途徑實現業務能力的提升。一是加強檔案專業繼續教育學習。要為檔案管理人員創造各種有利條件，支持檔案管理人員定期參加當地檔案管理部門的組織檔案管理業務培訓以及檔案管理專業業務培訓;二是在基層檔案管理部門的指導下，多與同行先進基層單位交流學習。

4、借助檔案中介機構力量，提升管理水平。檔案中介機構熟悉檔案工作的業務流程，擁有獨特技術優勢。聯合檔案中介機構開展檔案管理業務，要嚴格檔案外包的范圍，嚴格執行“涉密檔案不外包，外包檔案不涉密”的原則，充分發揮中介機構“傳幫帶”作用，做到既能彌補檔案管理人員專業水平不足，也能有效提升檔案管理人員的專業水平，從而實現對單位檔案的規范化、專業化和標準化管理。

5、注重檔案安全管理。在檔案信息化建設進程中，檔案信息的安全性也需要優先保證。首先，檔案資料要按期移交整理歸檔，防止遺失。其次，檔案存放庫房的基礎設施、現代化設備必須達到國家標準，相關的通訊設備必須進行加密設置，電腦等電子設備和儲存設備也應采取加密、訪問控制等防控手段，建造有效的防火墻。再次，按照“三員”管理的原則指派專人負責檔案信息化管理，形成相互監督的工作關系。

參考文獻

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