基層事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀及對策

曹文鈺

摘 要：檔案管理是一項很重要的基礎(chǔ)管理工作，文書檔案管理工作的質(zhì)量直接影響著事業(yè)單位工作的正常開展，但目前我國很多基層事業(yè)單位并沒有對文書檔案管理工作予以充分的重視，其文書檔案管理工作存在很多問題。本文基于基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合筆者自身基層工作實踐，剖析了存在的問題和不足，論述了改進的相應(yīng)措施。

關(guān)鍵詞：文書檔案;基層事業(yè)單位;檔案管理

一、基層事業(yè)單位文書檔案管理的重要性

基層事業(yè)單位檔案資料直接記述和反映基層事業(yè)單位建設(shè)、管理、規(guī)劃的發(fā)展過程，不僅具有現(xiàn)實的依據(jù)作用，而且具有歷史的查考和憑證作用，基層事業(yè)單位檔案的實用價值在于它能滿足建設(shè)和發(fā)展的需要，提供相應(yīng)的原始依據(jù)和準(zhǔn)確的信息、數(shù)據(jù)，在實際工作中發(fā)揮借鑒和憑證作用。

二、基層事業(yè)單位文書檔案管理的特點及現(xiàn)狀

1、檔案種類繁多、涉及范圍廣泛。事業(yè)單位是由政府利用國有資產(chǎn)設(shè)立的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務(wù)組織。根據(jù)事業(yè)單位的性質(zhì)和特點，其檔案資料主要包括黨群檔案、行政檔案、實物檔案、聲像檔案等文書檔案，科研檔案、基建檔案、設(shè)備、檔案等科技檔案，還包括人事檔案、干部檔案、財會檔案、執(zhí)法檔案、業(yè)務(wù)檔案等。

2、檔案硬件設(shè)施較落后。主要依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)編碼檢索檔案管理模式，如需要批量找出大量文件，則需要多名管理人員共同開展檢索工作，工作效率低，浪費檔案管理人力資源。雖然有一些事業(yè)單位開始利用計算機進行檔案目錄管理，但在具體信息查詢和資料使用效率等方面還較為落后。

3、檔案收集不齊全、管理不到位。部分領(lǐng)導(dǎo)對人事、財務(wù)檔案的管理較為注重，對檔案工作的重要性認識不足，業(yè)務(wù)推動方面過于依賴主管部門或者監(jiān)管部門;對具體業(yè)務(wù)檔案要求較為松散，多數(shù)檔案存在于業(yè)務(wù)科室或者職工手中，未能及時歸檔;對歸檔后的檔案銷毀工作僅僅停留在制度層面，導(dǎo)致檔案越積越多。

4、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。基層檔案管理工作量大，分類多，因為事務(wù)繁雜，檔案專業(yè)技術(shù)人員缺乏，多是非檔案專業(yè)技術(shù)人員兼職完成檔案管理工作。檔案管理人員缺乏系統(tǒng)訓(xùn)練，對檔案資料的收集、歸檔等業(yè)務(wù)不太了解，被動收集檔案，一些檔案的材料不夠真實準(zhǔn)確。

三、加強基層事業(yè)單位文書檔案管理的建議

1、完善檔案管理硬件設(shè)施，加快信息化建設(shè)步伐。

將檔案管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位信息化系統(tǒng)中，購置現(xiàn)成的檔案信息管理系統(tǒng)軟件，有條件的開發(fā)檔案電子信息化管理系統(tǒng)軟件，提升檔案管理信息化程度。通過對符合要求的歸檔資料，嚴格按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求進行整理歸檔，第一時間將收集資料錄入檔案管理信息系統(tǒng)，并將接收資料及時掃描掛接系統(tǒng)，便于利用者檢索，可以把檔案人員從繁瑣的檔案事務(wù)中中解放出來。

2、加強制度標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升檔案管理科學(xué)性。根據(jù)基層事業(yè)單位的實際發(fā)展情況，結(jié)合檔案信息特點，制定和修訂檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)，做到檔案管理有章可循、使檔案管理工作走上標(biāo)準(zhǔn)化管理軌道。同時，完善專職檔案管理員與兼職檔案管理員的任命，明確職責(zé)分工，理順檔案收集、歸檔、集中管理、利用、保密工作流程，在工作的實施中，一切按照檔案管理的各項制度和規(guī)定固定下來，保證檔案管理水平的提高。

3、提倡培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才。基層事業(yè)單位檔案管理需要多技能的人才，既要掌握檔案管理的專業(yè)知識，也要掌握事業(yè)單位本職工作業(yè)務(wù)知識，還要掌握專業(yè)的信息技術(shù)處理技術(shù)，才能適應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位一崗多責(zé)的現(xiàn)狀需求。事業(yè)單位檔案管理人員可以多途徑實現(xiàn)業(yè)務(wù)能力的提升。一是加強檔案專業(yè)繼續(xù)教育學(xué)習(xí)。要為檔案管理人員創(chuàng)造各種有利條件，支持檔案管理人員定期參加當(dāng)?shù)貦n案管理部門的組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn);二是在基層檔案管理部門的指導(dǎo)下，多與同行先進基層單位交流學(xué)習(xí)。

4、借助檔案中介機構(gòu)力量，提升管理水平。檔案中介機構(gòu)熟悉檔案工作的業(yè)務(wù)流程，擁有獨特技術(shù)優(yōu)勢。聯(lián)合檔案中介機構(gòu)開展檔案管理業(yè)務(wù)，要嚴格檔案外包的范圍，嚴格執(zhí)行“涉密檔案不外包，外包檔案不涉密”的原則，充分發(fā)揮中介機構(gòu)“傳幫帶”作用，做到既能彌補檔案管理人員專業(yè)水平不足，也能有效提升檔案管理人員的專業(yè)水平，從而實現(xiàn)對單位檔案的規(guī)范化、專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。

5、注重檔案安全管理。在檔案信息化建設(shè)進程中，檔案信息的安全性也需要優(yōu)先保證。首先，檔案資料要按期移交整理歸檔，防止遺失。其次，檔案存放庫房的基礎(chǔ)設(shè)施、現(xiàn)代化設(shè)備必須達到國家標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)的通訊設(shè)備必須進行加密設(shè)置，電腦等電子設(shè)備和儲存設(shè)備也應(yīng)采取加密、訪問控制等防控手段，建造有效的防火墻。再次，按照“三員”管理的原則指派專人負責(zé)檔案信息化管理，形成相互監(jiān)督的工作關(guān)系。

參考文獻

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