大學教學檔案管理現狀及改善策略探討

歐陽丹暉

摘 要：隨著社會的發展、時代的進步，教育工作得到了廣泛重視。這使我國大學教育事業得到了飛速的發展，許多大學的教學規模也在不斷地擴大，規模的擴大使學校的師生越來越多，與教學檔案資料相關的資料也逐步增多，原有的教學檔案管理模式受到了巨大的沖擊，原有的大學教學檔案管理模式已經無法滿足當前的發展狀況。對大學辦學質量以及教學水平進行評價時，大學教學檔案占據著非常重要的作用，所以，完善大學教學檔案管理制度勢在必行。

關鍵詞：大學教學檔案；管理現狀；改善策略

1 大學教學檔案的含義

所謂教學檔案，其實就是日常教學工作的總結資料，這些資料對以后的教學具有非常大的價值。教師的研究材料、在教學過程中形成的重要思想、重要實踐以及一些值得后來者借鑒的管理經驗等等，都可以記載到大學教學檔案中，簡而言之，其實就是從各個方面記載了大學的教學活動。除此之外，在制定教學計劃、對教學成果的預測方面都具有較強的指導意義。

2 大學教學檔案管理現狀

2.1教學檔案管理意識不足

有些大學在教育管理方面只重視教育教學方面的管理，不重視教學檔案管理，沒有認識到教學檔案管理工作的重要意義，教學檔案管理意識缺乏，這就影響到教學檔案管理工作的有效發展。由于對此項工作不重視，管理者不愿意花更多的精力和時間從事教學檔案管理工作，有些人員會認為相關教學檔案累積量過大，需要存檔管理的教學檔案數量龐大，教學檔案存檔管理等工作較為繁瑣，因此工作積極性不高，敷衍了事。甚至一些管理人員認為此項工作可有可無，作用不大，不開展此項工作。這些都是教學檔案管理中存在的問題，這種主觀意識上的問題，是影響大學教學檔案工作順利推行，影響學校教育工作效率提升的重要問題。

2.2教學檔案管理制度不完善

雖然我國近年來制定了很多教學檔案管理方面的法律法規，這些法律法規的制定也推動了各大學教學檔案管理工作的發展。但就大學檔案管理實際情況而言，依然有一些大學檔案管理制度建設存在不完善、不科學的問題。教學檔案管理工作制度不完善，就影響到這項工作的有序化和高效化發展。

2.3大學檔案管理隊伍建設薄弱

由于缺乏對檔案工作管理的重視程度，在具體進行檔案管理過程中，大學檔案管理隊伍建設薄弱，很多都是由教務人員進行兼職，這些人員沒有經過系統的學習與培訓，缺乏專業的檔案管理理論知識與管理技能，對于檔案管理工作的業務流程不夠熟悉與了解。尤其是針對新興學科、交叉學科等類似的教學檔案，很難進行科學合理的整理歸檔，使得教學檔案管理盡管有相應的工作制度標準的支撐，但受整體檔案管理隊伍影響，相應執行效果較差，嚴重限制了檔案作用價值的發揮。

2.4教學檔案管理人員水平不達標

隨著我國對大學檔案管理的逐步提高，各個大學不僅增強了學校的檔案管理意識，而且對管理檔案的人員也提出了更高的要求。當今時代，許多大學在對本校教學檔案管理人員進行聘用時，仍然聘用一些準備下崗或者不宜教學的老師。這些即將退休的教師有很多特征，要么就是年齡較大，要么就是孕婦，要么就是學校臨時拉來的臨時工。他們沒有受過專業的培訓，對教學檔案管理流程并不熟悉，年紀較大，對先進管理方式的學習能力較差，再加上學校教學檔案管理的方式比較落后，他們所作出的教學檔案并不達標，無法滿足教師的需求，這一因素直接影響了大學的教學質量，阻礙了大學教學檔案管理工作的發展和進步。

3 大學教學檔案管理改善策略

3.1強化教學檔案管理人員的管理理念

大學的領導一定要明了檔案的重要性，在全校應該加大力度宣傳教學檔案的作用，引導全體教師職工、學生參加，讓全部師生了解檔案的重要性，讓他們意識到檔案是由準確的信息而建立起來的。在各大大學發展過程中，只有做好教學檔案管理工作，才能夠提高檔案信息的輔助作用。教學檔案管理人員要對管理制度進行逐步完善，實時登記，定時檢查以及限時歸還。

3.2更新大學教學檔案管理方法

更新大學教學檔案管理方法，不僅會提高教學檔案管理的效率，而且還會提高教學檔案管理的技術水平。隨著社會的進步和國家人才的需求量的增加，各大大學不斷地增多，大學的發展也在不斷地進步。現有的教學檔案管理方法已經無法滿足日常需求，手寫的師生檔案很容易丟失。所以，我們應該加強教學檔案的信息化建設，可以在現有的檔案管理基礎上，使用電腦錄入、保存，并打印出來，然后歸集成檔案，將電子版與紙質版的檔案同時歸檔，這樣做不僅可以減少教學檔案管理的工作量，而且還能有效提高檔案的管理水平，使檔案的傳輸更加地簡便。不僅如此，學校還要投入更多的資金，及時更新落后的設備，購進更加先進的硬件設施以及軟件設備，使大學教學檔案管理更加完善。

3.3推動數字化檔案管理建設

在大數據時代，大學在日常運行中每天都會產生大量的檔案信息數據，因此需要進一步引入全新的信息化管理技術，加強與信息軟件公司的合作，構建一個更加符合大學自身檔案管理特點的檔案管理全新系統，并且該系統必須有著完善的數據庫，同時還要具備一定的數據采集分析能力，從而有效推動檔案管理工作信息化水平建設，為檔案管理工作實現數字化規范化管理提供有力的保障。在此基礎之上，在數字化檔案管理規范化建設上，要遵循“格式統一、數據真實可考、便于查閱與共享”原則，引用國際標準檔案管理體系，嚴格遵循《電子文件歸檔與管理規范》等國家規定政策，規范化檔案管理流程，提升檔案管理效果。

3.4提高教學檔案管理人員的管理水平

教學檔案管理人員水平的提高，不僅會給教學檔案管理工作帶來便捷，也會給學校師生未來招聘、升職提供了基礎。隨著國家對大學教學檔案管理水平要求的提高，學校對檔案管理人員的專業技能水平要求也越來越高。為了保障大學教學檔案日常管理工作的順利進行，大學要按照國家對大學檔案管理的要求，對檔案管理人員進行專業技能的培訓，提高教學檔案管理人員對工作的熟練程度，促進大學檔案管理工作的順利開展。一名優秀的教學檔案管理人員要具備更高的素質和更多的專業知識技能，做到熟能生巧，遇見問題迎難而上。