檔案在企業的“變化”

薛希文

摘 要：隨著經濟結構調整，企業的發展，檔案管理工作在企業里發揮著越來越大的作用。檔案記錄了企業誕生、發展的歷史過程，記錄了企業在發展過程中的遇到的方方面面的事情。所形成的具有保存價值和應當保存檔案材料完整，安全的保存下來就勢必要加強檔案工作。

關鍵詞：檔案；企業；變化；發展對策

隨著電力建設的發展，慢慢的從以前的行業規范、走向國家規范、國際標準，要求越來越高。所形成的文件、檔案都細致、全面的記錄施工過程中的全部資料，逐步把過程資料通過文檔、影像資料還原當時的施工過程。從項目部開工的場平到挖方、支模板、鋼筋綁扎、混凝土澆注一步一步到拆模到混凝土的養護，再到拔地而起的建筑物、到廠房里的設備安裝、調試、試運行等等。這一過程形成了一套完成的混凝土施工記錄、安裝記錄、設備調試記錄，這些資料記錄了施工人員到現場的工作內容、工作順序、選用的材料、設備零配件的大小、試驗條件、運行速度、建筑物的大小、設備安裝過程中的每一道工序，以及形成最后的實物狀況等等。記錄的時間長則兩三年，短則幾十個月，所有參建人員一一簽名見證了建筑物、設備最后的形成。這過程中，我們檔案工作人員收集，按施工現場的施工順序、時間順序整理歸檔。在日后，我們也可追溯供貨著、施工方、監理方各參與者的一切信息。這些檔案完整地記述和反映了當時的發展的面貌。

檔案信息資源，可以有效的被使用幫助需要者。現在網絡時代，項目部遍地全面各地甚至世界各地，網絡給大家提供了很大的幫助。如個人信息、技術文件都可以通過網絡上傳、審批流程。大大方便了個人需求，而且節約了工作時間。沒有資料、信息數據的科學化管理，就會在瞬息萬變的市場經濟中失去商機，嚴重阻礙企業的持續發展。檔案管理，沒有現成的模式可以照搬，只有實實在在的基層做好工作，才能更好的服務企業發展。從建章立制，做好檔案的材料的收集、保存、積累，慢慢的擴大，企業的發展，人員的素質提高，認識的變化，把握時間，因勢利導，再逐步整改，使用企業檔案工作走上標準化，規范化的軌道。注重實效，不追求形式。企業建立檔案，其目的就是保存歷史，再就是為企業的生產經營與企業的發展服務。他既不是為了應付檢查，也不是為了達標升級，而是檔案自身的發展所需要的。所以，要從我們的企業實際出發，切實符合企業的發展，包括人員的安排、制度的建立、技術的推廣、人員的培訓、等等形成積累和整理歸檔；不搞形式主義，檔案應當便于保管、查找、提供、利用這些功能，為企業服務，為員工服務。

企業檔案的發展與企業的領導重視分不開，企業自八十年代后期，企業檔案管理體制延續傳統的檔案管理體制、自主經營、自我發展、自我約束的法人實體和市場競爭主體。隨著時間的流逝，企業進行了改革，三體系認證，標準化管理更科學，更適合企業的發展。檔案管理也隨之變化，更具有實用性、科學性。全員參與績效考核，調動員工的積極工作性，檔案行政管理部門采取行之有效的監督和指導方法，將法律制約和企業制度相結合，通過宣傳與引導，使用企業員工真正明白做好建檔工作不但是權利也是義務，是自身發展的客觀需要，是長期受益之事而非權宜之計，從而增加了管理利用檔案的積極性和自覺性，形成檔案標準化管理模式。

檔案工作要求從事者，有責任心、心細、工作態度嚴謹。以前企業領導以為檔案工作就是傳遞、存檔利用率低或是沒有價值。檔案工作不被重視，任何人都可以從視檔案工作，檔案可以說是最“輕視”的部門。慢慢檔案在企業發揮著價值，讓領導重視起來。一個項目部的競選中標離不開檔案資料的查閱、使用；企業宣傳也離開檔案資料的提供；檔案資料的積累也是企業文化一種財富。檔案管理在企業里慢慢的發揮著作用，越來越被重視，干檔案工作人員責任心大大的提高，從簡單的技術文件到系統的組卷，從無到影像資料齊全，從無到科技管理，紫光系統全面覆蓋檔案管理，方便、系統的為大家服務，提了工作效率、節約了時間，做到了“資源”共享。

檔案人員的責任心也關系到企業的管理工作。從文件形成到一點點的累積，牽扯好多人的簽名與認可。保存好資料是檔案人員的必需做的。收集的完整、系統也是檔案人員所必需做到的。需要各個部門之間的配合與相互合做，共同完成。可能一張普通的簽字文件，可能是整個文件的支撐性材料，必不可少的，但獨立拿出來沒有什么作用。對于檔案人員要有一定的全面性知識，了解哪個是必存檔，哪些是不用存檔的，也是非常重要的一件事。企業檔案里包括行政、財務、機械、技術、管理、經營方方面面，存檔的類型也自然不少，科學分類、合理歸檔也是檔案人員的工作要點。歸檔的合理，方便日后查閱、利用，讓檔案發揮真正的作用。

加強檔案管理制度的建設，是今后企業發展的重點，首要宣傳好檔案工作的重要性，及他的作用，讓大家認識到，體會到他的作用，從而認可，做到人人遵守檔案的管理要求，配合資料的移交及規范化。當我們看到檔案從簡單的文書檔案到科技檔案、電子檔案、再到實物檔案，他記錄了我們企業成長的整個過程，一本本、一件件、一盒盒都累積了大家的勞動成果，企業的變化，從領導的決策到員工的變化過程，點點滴滴。企業成長的每個環節、每一步都歷歷再現，員工從青春小伙到泛起白發的退休職工，他們的檔案也在企業里存放。心里有一種滿足感，正是平時的積累才有今天的成果。

無論企業的大小、規模。企業檔案、個人檔案在企業里發揮著一定的作用，我們檔案人員的工作越來越加有干勁，也希望檔案工作得到領導、大家的認可。檔案也需要大家的支技與配合，檔案工作也不是一個人、幾個人能夠完成的，需要企業領導、技術人員、廣大企業人員的支持配合，才能收集、完整的形成后，再進行歸檔工作。

總之，做為一名檔案工作人員，滿懷信心、非常喜愛這份工作，堅定的做好本職工作，更好的完成領導交給的每項工作任務，讓檔案工作發揮應有的作用。讓我們的檔案工作越來越好。

參考文獻

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（作者單位：山東電力建設第三工程有限公司）