新時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究

陳永珍

摘要：傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方式已經(jīng)不適用于新時(shí)代背景下的辦公室檔案管理，尤其在電子檔案不斷推廣的過(guò)程中，需要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作模式進(jìn)行變革。檔案管理也是日常管理工作的重要組成部分，辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究，對(duì)于一個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)起到至關(guān)重要的作用。本文以“新時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究”為題，對(duì)新形勢(shì)下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行研究論述。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;辦公室;檔案管理工作;檔案管理的創(chuàng)新研究

引言

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時(shí)代背景之下，辦公室檔案管理工作也將迎來(lái)新模式的探索和創(chuàng)新，但是現(xiàn)階段還存在一些問(wèn)題，存在的問(wèn)題、創(chuàng)新的路徑都是需要研究和討論的。本文將從“新時(shí)代辦公室檔案管理工作所面臨的問(wèn)題”、“在新時(shí)代背景下辦公室檔案管理創(chuàng)新的原因”、“新時(shí)代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新的方法”三個(gè)方面進(jìn)行論述。

1.新時(shí)代辦公室檔案管理工作所面臨的問(wèn)題

1.1新時(shí)代辦公室檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)增大

在互聯(lián)網(wǎng)的管理模式之下，信息逐漸呈現(xiàn)出開(kāi)放性的狀態(tài)，這在一定程度上增加了辦公室檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。此外，新時(shí)代辦公室檔案管理人員的安全意識(shí)淡薄，部分人員工作中的疏忽為網(wǎng)絡(luò)不法分子提供了可乘之機(jī)。現(xiàn)階段最大問(wèn)題就是“辦公室檔案管理中的信息泄露事件”，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，使企業(yè)或各單位的辦公室檔案管理受到黑客的惡意毀壞和攻擊，導(dǎo)致一些機(jī)密文件泄露，致使相關(guān)單位造成了不可挽回的損失。

1.2新時(shí)代辦公室檔案管理中基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

很多辦公室檔案管理工作中出現(xiàn)了丟檔或缺檔的現(xiàn)象，這在一定程度上影響了辦公室檔案管理工作的高效開(kāi)展。究其原因，是檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不完善和管理人員管理技術(shù)的匱乏，這才增加了檔案整理消耗的時(shí)長(zhǎng)。部分單位的辦公室管理?xiàng)l件有限和前期投入不足，造成了檔案管理工作的不到位。

1.3新時(shí)代辦公室檔案管理體制的不健全

在實(shí)際操作中，某些單位的辦公室檔案管理保密體制的執(zhí)行力度不夠，造成文件外泄或丟失的現(xiàn)象，使檔案的應(yīng)用效率被縮減，也造成了相關(guān)部門的損失。公司和各單位對(duì)于辦公室檔案管理人員的管理缺乏科學(xué)性，相關(guān)體制不健全也是造成以上后果的一個(gè)重要原因。新時(shí)代下辦公室檔案管理需要相對(duì)獨(dú)立的運(yùn)營(yíng)管理部門，對(duì)人員和工作進(jìn)行安排和協(xié)調(diào)，才能保質(zhì)保量的完成檔案管理工作。

2.在新時(shí)代背景下辦公室檔案管理創(chuàng)新的原因

傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式效果不佳，隨著經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，辦公室管理的檔案越來(lái)越多，必須對(duì)辦公室檔案管理新模式進(jìn)行探索，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案改為電子檔案，形成系統(tǒng)化、規(guī)模化的辦公室檔案管理系統(tǒng)。“辦公室檔案管理”在過(guò)去的行政管理中不受重視，也就造成了這一部分工作基礎(chǔ)設(shè)施的不完善和相關(guān)管理人才的缺失，新時(shí)代的辦公室檔案管理要從引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理人才開(kāi)始。

以往人們?cè)谵k公室檔案管理方面的思想過(guò)于古板，對(duì)新時(shí)代辦公室檔案管理思想的認(rèn)識(shí)不夠深刻，認(rèn)為辦公室檔案整理工作簡(jiǎn)單而復(fù)雜，單調(diào)而煩瑣，往往忽視了檔案整理為行政工作帶來(lái)的效率。新時(shí)代辦公室檔案管理的創(chuàng)新也是在觀念上改變?nèi)藗儗?duì)于檔案整理工作的態(tài)度，讓更多從事或想從事這個(gè)行業(yè)的人能夠了解到它的價(jià)值和巨大的現(xiàn)實(shí)意義。新時(shí)代辦公室檔案管理創(chuàng)新的另一原因，就是過(guò)去人們對(duì)傳統(tǒng)辦公室檔案管理模式下的檔案使用不夠頻繁。

3.新時(shí)代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新的方法

3.1創(chuàng)新辦公室檔案管理理念

傳統(tǒng)的辦公室檔案管理理念不能適應(yīng)新時(shí)代下的辦公室檔案管理工作，所以一定要加強(qiáng)對(duì)管理理念的創(chuàng)新。創(chuàng)新理念是新時(shí)代辦公室檔案管理的基石，新的、有效的理念可以優(yōu)化辦公室檔案管理工作的結(jié)構(gòu)。先要統(tǒng)一思想，領(lǐng)導(dǎo)和管理工作人員之間的思想必須是統(tǒng)一的，遇到問(wèn)題要采用創(chuàng)新的方法進(jìn)行解決，而不是一味的重復(fù)老路。

一名合格的辦公室檔案管理工作者，一定要有超強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，這也是新時(shí)代辦公室檔案管理工作的核心內(nèi)容。同時(shí)檔案管理人員需要樹(shù)立科學(xué)的管理思想，對(duì)于自己所管理的辦公室檔案一定要?dú)w類，方便相關(guān)人員在查找時(shí)能夠省時(shí)省事。

辦公室檔案管理者的服務(wù)對(duì)象不僅是公司，更應(yīng)服務(wù)于每一個(gè)與檔案有聯(lián)系的相關(guān)部門和人員，要盡量做到從被動(dòng)提供服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)為檔案的信息需求者提供服務(wù)。

3.2創(chuàng)新辦公室檔案管理的手段

在新時(shí)代的發(fā)展形勢(shì)之下，對(duì)辦公室檔案管理的手段進(jìn)行創(chuàng)新和升級(jí)。檔案管理的質(zhì)量影響著一個(gè)企業(yè)的發(fā)展的效率。這就要求辦公室檔案管理部門做到與時(shí)代同步，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)和科學(xué)知識(shí)迎接新時(shí)代辦公室檔案管理工作，完善企業(yè)內(nèi)部的檔案管理網(wǎng)，滿足企業(yè)的發(fā)展要求。另外，辦公室檔案管理部門要成立一個(gè)專門的管理中心，加強(qiáng)與公司及單位其它部門的內(nèi)在聯(lián)系，將電子檔案的信息錄入系統(tǒng)，為以后的查詢提供更加便捷的服務(wù)。

3.3創(chuàng)新辦公室檔案管理機(jī)制

辦公室檔案管理的重要保障就是建立完善的管理機(jī)制，新時(shí)代的辦公室檔案管理要加強(qiáng)創(chuàng)新，優(yōu)化辦公室檔案管理中各個(gè)部分，協(xié)調(diào)檔案管理與各個(gè)部門之間的聯(lián)系。所以，在進(jìn)行正常的辦公室檔案管理工作中，要對(duì)舊有的檔案管理機(jī)制進(jìn)行革新，改變傳統(tǒng)的管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與融合。公司管理人員和檔案管理者要建立辦公室檔案的服務(wù)機(jī)制，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)贏得相關(guān)人員對(duì)公司的信賴。辦公室檔案管理服務(wù)制度的核心應(yīng)該是管理者的正確領(lǐng)導(dǎo)決策，增強(qiáng)檔案管理者的工作能力。為社會(huì)進(jìn)步和公司的下一步發(fā)展提供全方面的服務(wù)信息。此外，還可以成立文件閱覽中心、公布網(wǎng)絡(luò)檔案目錄和線上檔案業(yè)務(wù)咨詢的平臺(tái)，這樣不僅能夠?qū)⑿聲r(shí)代的辦公室檔案進(jìn)行歸類整理，更能夠高效的管理公司的內(nèi)部資料，為公司發(fā)展保駕護(hù)航。

4.結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展使新時(shí)代進(jìn)程取得了巨大的進(jìn)步，也使得產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和技術(shù)發(fā)展取得了巨大的變化，順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展是辦公室檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新探索的必然趨勢(shì)，變革管理模式，努力探索新時(shí)代辦公室檔案管理的方式。迎接新時(shí)代，面對(duì)新挑戰(zhàn)，不僅要運(yùn)用科學(xué)技術(shù)，更要?jiǎng)?chuàng)新工作的內(nèi)容，提高辦公室檔案管理的工作水平。 應(yīng)該加強(qiáng)各個(gè)學(xué)生之間的交流，應(yīng)用E-mail、手機(jī)、微信等方式全面獲取信息。

5結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在現(xiàn)代化高校的發(fā)展中，圖書館是重要的組成部分之一，匯集了豐富的知識(shí)資源、信息數(shù)據(jù)，以及先進(jìn)的科技情報(bào)和知識(shí)傳授方式，為大學(xué)生素質(zhì)教育工作的有效開(kāi)展提供了載體。因此，高校應(yīng)該明確大學(xué)生素質(zhì)教育和圖書館之間的關(guān)系，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和方式，為社會(huì)主義建設(shè)培養(yǎng)更多的優(yōu)秀人才。