材料采購內部控制缺失風險及應對策略研究

張璇

摘 要：新形勢下，我國建筑行業面臨良好的發展機遇，施工期間如何降本增效，成為企業關注的重要問題。本文以材料采購為核心，首先，分析了材料采購內部控制的意義，其次，指出內部控制缺失風險的類型和成因，最后，針對風險闡述了幾點應對策略，以供參考。

關鍵詞：建筑行業;材料采購;內部控制;風險;應對策略

一、建筑行業材料采購內部控制的意義

（一）提高資金利用率

合理的采購時問、采購數量，既能滿足現場施工需求，按照施工計劃開展施工作業：義能降低庫存管理費用，減少資金消耗。通過內部控制，可以保證材料的質量，促使企業各個部門相互監督，避免采購人員、供應商之問相互串通，提高資金利用率，維護企業的利益。

（二）實現企業經營目標

對于施工企業而言，獲得經濟利益才能長遠發展，而降低材料采購成本是一個有效途徑。企業在材料采購過程中，通過內部控制能把握市場發展規律，了解市場價格變化，對信息進行收集和處理，從而識別采購風險，采取有效的防范措施。如此，材料采購可以降本增效，實現企業的經營目標。

二、材料采購內控缺失風險的類型

（一）采購合同風險

材料采購合同風險，表現在以下三個方面。第一，簽訂虛假合同。材料采購合同，是由物資部門簽訂，如果監督不到位，經辦人為了謀求私利，就可能和對方串通一氣，通過簽訂虛假合同的方式，來套取企業的資金，從而造成嚴重損失。第二，合同條款不清晰。一些建筑企業在簽訂合同時，沒有進行市場調研，對市場信息掌握少，尤其是不了解價格走向。合同條款中，沒有明確規定包裝費、運輸費、供貨時間、標的規格等事項，后期就會引起糾紛。第三，合同執行不嚴。企業制定合同時，忽視了違約責任和賠償等問題，具體執行時力度低。建筑企業的物資、驗收、生產等部門溝通不暢，導致合同的執行不嚴，甚至材料沒有全部進場就已經付款，也會影響企業的利益。

（二）采購成本風險

材料采購成本風險，表現在以下三個方面。第一，前期費用。物資部門的采購活動，是以材料供應計劃為準，前期工作包括市場調研、供應商評估、現場調查等。這些工作如果沒有做好，就可能造成信息失真、差旅費過高等問題，形成前期費用風險。第二，采購價格。采購價格的高低，決定了材料的采購成本，也會影響材料的生產成本。受到市場、政策等因素的影響，采購價格是會變化的，如果采購人員和供應商之問的信息不對稱，供應商就可能抬高價格，形成采購價格風險。第三，采購數量。建筑企業施工中，對于材料的需求量大，以鋼筋、水泥、木材等為主。為了保證現場施工的連續性，企業必須批量采購，采購次數越頻繁，資金的周轉率越高，但前期費用和采購價格也會提高，形成采購數量風險。

（三）采購行為風險

材料采購成本風險，表現在兩個方面：第一，采購計劃不合理。材料采購計劃的制定，應該從施工需要、庫存管理兩個方面人手。采購計劃不合理，一是多次重復采購，會提高人工、質檢成本，甚至影響正常工期：二是一次大批量采購，會增加庫存壓力，降低資金流轉率。第二，供貨商選擇不當。建筑企業的材料采購，一般采用招標模式，對供貨商進行評估選擇。企業選擇多家供貨商，會增加管理難度：選擇一家供貨商，會產生較強的依賴性，影響企業的議價能力。

三、材料采購內控缺失風險的成因

（一）合同風險的成因

采購合同風險的成因主要方面：①缺乏建筑企業本公司的合同版本，對簽訂合同審核不嚴，未進行聯合相關部門審核，導致合同風險的產生，對成本無法進行有效控制。②缺乏審汁意識，缺少事前審計，忽略了對合同審計監控的重要性，不開展審計工作或者審計方法不當。如此，無法及時發現問題、防范風險，沒有發揮出預防作用。

（二）成本風險的成因

采購成本風險的成因主要方面：①經營觀念落后。一直以來，企業領導將生產放在第一位，管理活動圍繞生產開展。在材料采購上，缺少價格分析和科學的采購計劃，導致采購環節的管理出現真空。②市場調研不足。建筑材料處于買方市場下，材料價格的變動明顯，企業由于市場調研不足，沒有建立價格信息系統，不了解圍際市場、國內市場、行業市場的發展情況，是成本風險產生的原因。

（三）行為風險的成因

采購行為風險的成因主要方面：①內控制度不健全。建筑企業的物資部門，負責材料的計劃、采購、庫存、管理等工作：技術部門負責材料質量檢驗：審計部門負責監督采購活動;財務部門負責資金結算。由于內控制度不健全，實際管理工作會出現矛盾，例如物資部門既要制定計劃，義要負責采購，兩項工作不獨立，就會出現采購風險。②采購人員素質低。一些采購人員只是機械性執行采購計劃，沒有樹立前瞻性眼光：或者為了追求個人利益，忽視了企業的集體利益。在采購過程中，就可能出現多種問題。

四、建筑行業材料采購內控風險的應對策略

（一）做好招標采購人員的招聘

人力資源部應做好對招標采購人員的招聘。在追求才能的基礎上，亦要保證道德的要求。明確崗位職責，對于采購的關鍵崗位施行定期換崗，調整工作崗位和工作內容。對于采購招標員制定相應的薪酬規定，如發現采購吃回扣的情況，除了扣罰工資外，還可以處以罰款等。

（二）材料采購招標內部控制和供應商的管理

制定完善的采購制度，一方面，可促使企業的采購活動規范實施，明確各個部門的職責;另一方面，能防止采購人員出現違法行為。編制采購制度時，重點從以下幾點出發。①采購申請;②批準權限;③采購流程;④負責部門;⑤采購方式和規定;⑥報價和價格審批等。例如：材料采購超過一定金額后，應該附帶至少3個報價，由財務、物資、審計部門進行審核。

（三）做好供應商管理

供應商要建立檔案，提交編號、地址、聯系方式、交貨條款、信用評級、銀行賬號等信息，且審查通過后才能歸檔，將失信供應商、不法供應商排除在外。做好供應商的分類管理，普通供應商、合格供應商、合作供應商（普通合作及戰略合作），定期對供應商在投標、履約、售后服務三個階段的評價做出評估，明確其等級，同時可定期組織人員到不同供應商企業進行考察，從中選擇信譽高、有實力的供應商。

（四）做好審查采購價格

對采購價格進行審查，可以評估價格的科學性和公平性，常用審查方法有以下幾個方面。①價格咨詢法。如果材料用量大、價格變動頻繁，可采用價格咨詢法，例如電話咨詢、上網咨詢，掌握材料價格的變動規律，調整采購計劃。②中標價格法。針對大宗材料，招標時要求貨比三家，明確中標價格和品種。③最高限價法。如果材料是由政府定價的，且價格比較穩定，可以結合歷史數據，采用最高限價法。④成本測算法。針對新材料、新產品，應結合技術含量、生產標準、人力成本等，科學預測產品的價格。建立采購價格檔案，針對每一批次貨物的報價，均應該和歸檔材料相比較，明確價格差異的原因，做好采購價格評價。

（五）做好合同簽訂審核及審計

作為甲方，在確定了供應商后，重視合同條款的審核簽訂，例如材料的品牌、規格、數量、單價的價稅分別明確發票種類、允許誤差、付款方式、交貨方式、交貨地點、違約處理等等，聯合財務、審計、法務等相關部門對合同進行審核。同時要重視合同的審計，審計重點是虛假采購、虛增成本。

五、結語

綜上所述，建筑行業材料采購內部控制，能提高資金利用率，實現經營目標。分析可知，因內控缺失帶來的采購風險，包括合同風險、成本風險、行為風險三個方面。對此，必須審核合同內容，審查采購價格，完善采購制度，合理選擇供應商，并建立價格評價體系，嚴格的支付審核，推動建筑企業健康發展。

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