檔案管理若干問題的思考

尹利

摘? 要：隨著公自動化、社會信息化檔案管理模式的深入發展，檔案在企業的管理和發展過程中起著越來越重要的作用.企業的不斷改革和發展，檔案在標準化、規范化、科學化的綜合建檔過程中，由單純的存放走向應用，使之更好地為企業管理服務.企業檔案管理是企業管理工作的重要組成部分，在企業運作中發揮著重要作用.本文對檔案管理進行了論述.

關鍵詞：檔案管理;問題;思考

一、.建立健全檔案管理制度.

按照《企業檔案管理標準》的要求，依據《檔案法》有關規定，結合本企業實際編制各種規章制度，并在實際工作中不斷;形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關要求，加強對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發、存檔、銷毀等各個環節工作程序要做出明確規定，保證檔案管理沿著制度化、規范化的軌道運行.

二、.提高檔案管理水平，強化服務

要進一步提高檔案管理水平，必須貫徹檔案的集中統一管理的原則，即要注意所藏檔案門類齊全，又要注意檔案的重要程度，使那些反映本部門主要職能活動的業務檔案及反映重要活動的照片、錄音帶不同載體的檔案，也能向本部門歸檔，實現集中統一管理.要強化服務意識，檔案的收集、整理、搶救、保存這些基礎工作是必要的，但目的是用檔案為現代化建設服務，把死的東西變活，這也是檔案工作的一項重要任務.

三、企業管理檔案存在的問題

3.1企業檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則

企業檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作.但達標工作作為一項考核，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業中的重要作用的認識不足，甚至有部分干部還認為檔案室就是資料室，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃;有任務、無落實;有形式、無效果.檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則.

3.2檔案工作缺乏制度化的管理程廳

當前企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范.在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規范.企業近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍.此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠.由于現在綜合檔案管理室都規辦公室管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難.四是檔案利用不規范.檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還.

3.4缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造，目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要.檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求.造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備.但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用.三是，領導重視不夠，雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作.

四、檔案工作必須進行系統管理

4.1抓好組織建設，完善管理制度，做到“五個統一”

抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵.一是成立由分管領導任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領導小組.協調各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障;二是把檔案管理工作列入到公司領導的議事日程.年初有部署，年終有總結，平時有檢查指導，并接受上級省市和上級檔案管理部門的領導和指導;三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協調發展，檔案部門做到統一領導、統一制度，統一制定計劃，統一檢查指導和統一培訓交流.

4.2檔案工作要有計劃和目標

檔案工作要想取得長遠的發展，必須增強檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導性的檔案發展規則.為此，領導干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結合當今公自動化、社會信息化發展的新趨勢，加大技術投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實.際的工作計劃.

4.3加強檔案基礎工作，按時完成上級部門下發文件的歸檔工作.

在檔案基礎管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎工作，從領導機制到管理體系，從規章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障.檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門下發的文件按規定進行歸檔、立卷，按時完成.

4.4加強培訓力度，努力提高檔案管理人員的素質，建立健全相關管理制度，一是要明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責.在各部門選拔素質較高的人員為兼職檔案員.負責本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業的檔案管理機

4.5搞好檔案的信息化建設，促進檔案資源的充分利用

運用高新科技對檔案工作進行創新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，是順應當今科學技術突飛猛進的發展新趨勢，應大膽采用先進的技術手段對傳統的檔案管理方法進行創新，實現檔案信息資源共享.

總之，檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與生產發展的貼近度，更好地發揮檔案的服務作用和應盡的職能，為生產部門提供更好的服務.企業檔案作為企業生產和發展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應重視這項工作，使檔案工作再上新臺階.