淺談事業單位檔案管理信息化建設

李迅

[摘要]隨著我國市場經濟的不斷發展，也對各事業單位的檔案管理工作提出更高要求。信息化時代的到來，檔案管理模式也發生了翻天覆地的變化，在檔案現代化管理工作中，檔案的信息化建設是至關重要的組成部分，本文主要針對這一問題展開了分析和探討。

[關鍵詞]事業單位;檔案管理;信息化建設

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]2096-5249（2019）18-0183-02

檔案的信息化管理，主要就是在不改變檔案內容的基礎上，對檔案形式進行信息化轉變，使其更加符合當前的市場經濟發展需求。近年來，社會各界發展對于檔案的需求量都在不斷提升，通過檔案信息化管理，可大幅度提升管理效率，節約管理時間，目前已逐漸成為檔案工作者的首要工作。

1.事業單位檔案管理現狀分析

目前，我國事業單位對于檔案管理信息化建設的認識程度普遍偏低，并簡單的認為這項工作只是計算機操作，但實際上，這只是檔案管理信息化建設的基礎工作，未來還有很多復雜的工作要完成。此外，由于單位管理人員對這項工作的重視程度較低，因此直接阻礙了我國事業單位檔案管理信息化建設工作的順利開展。

其次，當前，我國事業單位的檔案管理人員經常會將時間和精力花費在充實檔案管理方面，缺乏對信息化技術的了解，且在管理檔案的過程中，很難對各種信息化技術進行靈活應用，這些都阻礙了檔案管理信息化建設工作的順利開展。另外，很多管理人員對于云存儲技術、大數據技術等的認識都是停留在表面，未能進行深入分析，同時也不能做到靈活應用，這些對于檔案管理信息化建設都十分不利。

最后，事業單位的檔案管理與國家機密息息相關，因此在對檔案管理進行信息化建設的過程中，如果將檔案與互聯網進行連接，很可能出現信息泄露的問題，與此同時，也會為外界黑客攻擊、病毒侵入等提供可乘之機，降低檔案信息的安全性。出現上述問題的主要原因在于，事業單位內部管理人員缺乏網絡安全意識，在對計算機進行應用的過程中，未能對病毒進行及時更新，加之缺乏相關網絡安全常識，因此很難應對復雜多變的網絡環境。

2. 事業單位檔案管理信息化建設必要性

通過檔案管理信息化建設，可大幅度提高檔案管理工作效率，實踐過程中，通過網絡技術、計算機技術、云技術等的實踐應用，相比于以往的人工檔案管理，可大幅度提升工作效率，減輕人員的工作量，將更多的人員從檔案管理工作中解救出來。除此之外，檔案管理信息化建設還有助于提升檔案精準性，事業單位的檔案管理工作具有一定的專業性和嚴肅性，必須要確保信息數據的精準、客觀，通過信息化技術的實際應用，可進一步提升檔案精準性，這對于檔案管理質量的提升很有幫助。檔案管理信息化建設，能夠使檔案資料朝著多元化方向發展，在以往的檔案管理工作中，基本上都是通過人工的方式對檔案進行整理，資料保存方式相對單一，隨著事業單位的不斷發展，保存資料也會浪費更多的精力和時間，通過檔案管理的信息化建設，可實現對檔案信息資料的高效合理保存，節約檔案管理時間，不管是視頻資料還是音頻資料都可以進行妥善保存，從而推動著事業單位檔案管理工作朝著現代化、多元化方向發展。

3. 事業單位檔案管理信息化建設的有效途徑

3.1制定出完善可行的信息化建設規劃事業單位的檔案管理信息化建設，首先就是要結合實際情況，建立起完善可行的建設規劃，從而真正做到有據可依。實踐過程中，相關建設人員需要對事業單位的發展目標和當前發展實況進行全面分析，在科學論證和深入調查的基礎上，制定出完善可行的實施方案，包括檔案管理信息化建設的近期和遠期規劃，逐漸形成一個大規模的網絡管理系統，推動著檔案管理工作朝著信息化、現代化方向發展。與此同時，還要重點關注信息化管理系統的應用效果，并結合實際情況進行改進和調整，從而大幅度提升網絡系統的靈活性和可拓展性，提高檔案管理質量。

3.2對網絡安全屏障進行建立事業單位在進行檔案管理信息化建設過程中，還需要提升對網絡安全問題的重視程度，隨著單位的不斷發展，其累積的檔案信息量也會越來越多，在此情況下，機密檔案信息遭泄露的概率也越來越大，因此，相關管理部門必須要強化對各種網絡安全措施的合理應用，同時還要對自身服務進行不斷更新，為主機安全提供保障。與此同時，還要對病毒庫進行及時更新，定期對木馬、病毒等不良程序進行查殺，建立起完善的管理規章制度，以促進檔案管理工作的順利開展。此外，還要對檔案內部網絡傳遞級別進行明確細化，結合檔案信息的機密程度、重要程度等，對不同等級進行設置，以免核心檔案信息被泄露。與此同時，國家相關部門也要進一步強化網絡安全法規的建設，加大對網絡范圍的懲罰和打擊力度，實現對網絡環境的全面凈化，從而為用戶提供出更加優質、安全的網絡服務，這對于我國事業單位檔案管理信息化建設也很有幫助。

3.3強化信息化硬件建設首先，事業單位必須要提升對檔案管理信息化建設的重視程度，尤其是領導和管理人員，這是信息化建設工作開展的基礎和前提。其次，對系統化管理制度進行完善，它能夠為檔案管理信息化建設工作開展提供保障和支持，例如，通過對相關檔案管理規定進行調閱，可大幅度降低檔案管理缺失率，使檔案管理工作朝著系統化、正規化的方向發展。最后，強化信息化硬件建設，同時對以往的設備進行更新，若現實條件允許，還要積極引進各種現代化先進的硬件設施，逐漸構建出符合現代社會發展的硬件管理設備。現階段，國內事業單位的檔案管理工作已基本實現了自動化，工作效率得到了大幅度提升，但是在推進網絡信息化硬件的過程中，仍需進一步強化，以提高網絡速度，實現對網絡交流平臺的全面優化。信息化硬件建設與更新都需要得到事業單位的資金支持，否則一切都是空談，因此，單位必須要提升對這項工作的重視程度，以促進檔案管理信息化建設的有序進行。

3.4提升管理人員信息化素養事業單位在進行檔案管理信息化建設的過程中，還要強化對信息化人才的培養，使其更好符合崗位需求。僅擁有良好的職業道德和高尚的品德并不能很好的勝任檔案信息化管理工作，還要求其具備一定的專業技能，尤其是信息化網絡技能，這也是新時期背景下對于人才的新要求。不同類型的檔案管理工作，需要有與其相對應的管理形式，同時也要求工作人員掌握與其相適應的管理技能。對于現代化檔案管理人員而言，信息技術是其必須要掌握的技能，通過這些技術的掌握，能夠為檔案管理的高效化提供保障。因此，事業單位在今后發展中，必須要提升對人才培養工作的重視程度，定期組織檔案管理人員對計算機技術、云存儲技術、信息技術等進行學習，不斷更新人員的知識儲備，盡可能多的為其提供實踐機會，同時也包括一些網絡安全防護技術，提升人員的網絡安全意識，從而在遇到網絡安全問題時，能夠及時解決，以免重要信息和數據被盜取和破壞，在提升檔案管理效率的同時，為檔案信息安全性提供保障。

結語：

綜上所述，本文主要對事業單位檔案管理現狀以及檔案管理信息化建設必要性進行了分析，最后提出檔案管理信息化建設的有效途徑，首先就是要構建一個完善可行的建設規劃，其次要對網絡安全屏障進行建立，再次就是對相關信息化硬件進行建設和更新，最后是提升檔案管理人員的信息化素養，使其能夠更好的符合崗位發展需求，提升檔案管理工作效率。總之，對于事業單位而言，檔案管理工作至關重要，很多機密信息都與國家發展息息相關，因此在新時期背景下也對這項管理提出更高要求，檔案管理信息化建設已成必然趨勢，它不僅有助于提升工作效率，同時也能減輕人員的工作量，對于事業單位的健康穩定發展很有幫助。