企業檔案信息化建設的制約因素分析

摘 ?要：企業檔案管理工作的開展是對企業生產經營管理過程中經營情況、人員調動、資產分配、經濟流動等多方面的總結記錄，將企業內部情況通過檔案信息化進行總結記錄，從而為更好地服務于企業的生產經營和為企業的建設發展打下堅固的基礎。但是就企業檔案信息化建設的程度以及現階段的成果來看，企業在檔案信息化建設中仍然存在很多漏洞，并且由于檔案本身分類的復雜性下存在著很多的困惑，并且在有關企業檔案信息化建設中關于職員相應的工作職能的定位仍然不明確，以及檔案信息化建設管理人員自身對其工作重要性認識的缺乏，也從很大程度上阻礙了企業檔案信息化建設工作的順利開展。故本文主要就企業在實現檔案信息化建設道路中遇到的障礙性因素進行深入分析，對制約性因素進行客觀性探討。

關鍵詞：企業檔案;信息化建設;檔案信息化

中圖分類號：G270.7 ? ? ?文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2019）13-0147-03

Analysis on Restricting Factors of Enterprise Archives Informatization Construction

XU Yili

（Beijing Institute of Precision Mechanical and Electrical Control Equipment，Beijing ?100076，China）

Abstract：The development of enterprise archives management is a summary record of the operation，personnel mobilization，asset allocation and economic flow in the process of enterprise production and management. It summarizes and records the internal situation of the enterprise through archives informatization，thus laying a solid foundation for the construction and development of the enterprise to better serve the production and operation of the enterprise. In terms of the degree of informatization construction and the achievements at this stage，there are still many loopholes in the construction of archives informatization in enterprises，and there are many confusions due to the complexity of the classification of archives themselves. In the construction of enterprise archives informatization，the orientation of the corresponding work functions of employees is still unclear，and the managers of archives informatization construction themselves are not clear about their work. Lack of awareness of importance also hinders the smooth development of enterprise archives information construction to a large extent. In this paper，the obstacles encountered by enterprises in the process of archives information construction are analyzed in depth，and the restrictive factors are discussed objectively.

Keywords：enterprise archives;information construction;archives informatization

0 ?引 ?言

隨著現代化企業經營管理水平的整體提高，作為企業管理中重要組成部分的企業檔案工作信息化建設，也越來越成為新時代發展下企業為提高自身經營水平能力必須思考的問題，社會主義市場經濟在一些主客觀因素的作用下也在不斷發展變化著，企業應當主動圍繞社會主義的市場經濟價值核心，應對來自企業內部或者市場環境下的客觀因素提出的新的挑戰，積極調整企業應對方案，在企業檔案信息化建設的工作開展中針對時代要求下對于企業發展提出的新的戰略性要求，發現企業在檔案信息化建設中存在著的制約性因素，進行深入探討，以促進企業的良性發展。

1 ?企業檔案的職能分類中存在的制約性因素

職能性分類在企業檔案文件分類中的應用，其定位不準確會對企業檔案信息化建設工作的順利開展造成重大的阻礙，因為隨著現代企業的快速發展，部門分類也日趨詳細，各職能分類分工也日趨細分化，雖然在一定程度上對于企業的職能有了更加明確以及細致的分類，但是在實際查找中由于分類過于細化，會加強查找難度，并且，在新的活動出現的時候由于企業中檔案信息分類過于細化，很難找到目標分類文件，不利于后期對于企業檔案內容進行的增加、刪改等操作。同時，對于企業檔案相關內容目錄的頻繁更改，會對企業檔案信息建設系統的穩定性造成影響，對之后的檔案整理工作的平穩順利進行產生干擾。

在企業檔案信息化建設的過程中，通常將檔案的職能屬性設置為搜索目標，設置為相關的檢索路徑，但是在實際企業的正常經營運作工作的開展中，職能的復雜性是企業內部所面臨的現實性問題，存在職能交叉、職能轉變、職能變更或是解除的多種不同情況，因此，人們對于其職能的準確性認識存在不可避免的錯落性，或者是誤差性，尤其是在經過一定時間后，人們對于相關檔案的職能性的認識會產生一定的模糊，對于其真實的職能屬性存在記憶偏差，故檢索者通常不采取根據檔案職能來進行查閱的方法，這也暴露了企業在檔案信息化建設過程中，對于檔案檢索的設置以檔案屬性作為檢索條件的弊端，不能真實有效地達到準確快速找到相應的檔案信息的目的。

同時在企業檔案信息化建設工作的開展過程中，對于企業檔案信息的整理中，不可忽視的是，對于檔案項目相關分類的工作量的過于龐大，也要求在檔案的實際分類過程中有更多詳細的種類和層級，總數的過多以及復雜性，要求企業檔案信息化建設構造更多的數據庫，為不同種類不同層級的文檔信息提供存儲的空間。因此企業檔案信息化建設中對于檔案類目層級設置的復雜性和分類的繁瑣性，導致整體的文檔內容的存儲過于分散化、零碎化，不利于總的記錄，或者是相應的查找的操作。同時針對其類目層次的多樣性設置有更多不同等級的數據庫來存儲不同類別的檔案信息，很大程度上加大了分類工作的繁重性，以及開設多個數據庫工作的難度，增加了檔案分類下工作人員的壓力，也對檔案信息化建設的技術性開發能力提出了更高的要求，并且加大了計算機批量處理檢索以及數據庫搜索相關檔案內容的工作量，降低了計算機檢索的工作效率。

企業檔案信息化建設中不可忽視的是相關工作人員在其崗位上工作的重要作用，而就企業檔案信息化建設下關于檔案項目的分類來看，不同企業對于檔案分類會提出不同的要求，對于相關崗位上的工作人員來說，在接受有關組織結構分類的項目時，會存在更多的壓力，因為組織結構職能的細化以及數量遠超于正常普通機構的數目，這從工作總量上加大了相關工作人員的工作壓力。同時，職能分類的工作的開展中，不可忽略的是該文檔信息的背景內容的概況，如有些職能分類的檔案文件中背景資料內容繁雜，總量過多，也是常有的事情，這時候就需要著錄人員首先對其背景資料進行篩選了解，根據背景資料信息來輔助檔案文件類目的分類工作，也從根本上增加了著錄人員的工作量，增加了在企業檔案信息化建設下相關人員的工作壓力。

在企業檔案信息化建設的過程中，職能分類法對于檔案信息的一體化建設造成了不可避免的阻礙，主要是由于現在企業中所通用的OA（企業辦公全自動化）系統的應用，OA系統的應用可以有效地將企業中的無論是文書辦公區或者是人工傳遞鏈區塊有效地結合起來，從而促進企業朝著更好更現代化的模式發展，為企業經營管理帶來更快更便捷的體驗。然而，在現階段企業檔案信息化建設中，檔案管理系統的建設并沒能很好地同企業中所通用的現代化的、更加具有科技感和便捷性的OA系統有效地結合起來，二者之間的工作的開展具有獨立性，如職能分類法下對于企業中檔案信息的整理歸納更多地需要對于數據進行重新著錄和再次引入相關檔案信息數據的工作，這樣重復性工作的開展很大程度上降低了企業檔案信息化建設工作進行的整體效率，并且重新著錄和引入數據的工作也將造成企業檔案信息同文件管理歸屬存在一定的事實性的沖突。

2 ?企業檔案整合難度大

隨著互聯網的普及和發展，很多企業對內部檔案進行了信息化的整理，企業信息電子化、信息收集網絡化、信息內容數字化等資源整合過程中發生的問題逐漸顯現。在我國逐步走上世界舞臺的光輝下，企業的發展達到了高潮，自動化的企業經營模式帶動了檔案信息化的發展。但不可避免地在大量的信息傳輸過程中，會出現各種程度不同的問題。

每個專業所處的市場環境不同，專業所對應的電子數據也就不同，那么，出現的問題就不一樣，操作過程也千變萬化，就會給檔案部門帶來各種困難，不能對檔案信息文件進行技術鑒定。另外，每一個數據都會有對應的數據庫，這就會有大量不同結構的數據庫在檔案錄入時對系統的運轉帶來較重的負擔。

據成功者的經驗所得，一個企業的成功必須擁有信息化管理的能力，每一步都必須腳踏實地，打好基礎為后續的資源整合提供保障。企業會有很多個部門，每個部門都要做好自己的職責，這樣才能建立一個高效統一的、擁有強大信息管理能力平臺的清晰明確的數據庫。

3 ?企業檔案信息化建設工作的重要性被忽視

企業在成長發展的路上更多地關注的是企業經營水平能力的提高，也更加愿意將更多的精力和時間放到對于企業經濟拉動的盈利項目上去，而忽略了企業檔案信息化建設的重要性，從對檔案工作的主體地位的忽視以及其價值被企業管理層忽視的主客觀性因素來看，是最終導致了企業檔案信息化建設工作未能在企業經營管理中得到重視的根本性因素，而且人員對于企業檔案信息化建設工作的忽視，也會阻礙其工作在企業中的正常開展，降低其工作效率。

企業檔案的主題作用被忽視，從一定程度上來看存在一定的歷史性因素，由于我國在改革開放初期，國家發展剛剛起步，企業公司對于企業檔案工作的準備一開始主要是以技術性檔案為主展開的，并且在建國初期，由于我國經濟情況的落后根本性因素，國家“一五”計劃的提出使我國開始進入工業化進程，因此在企業發展中，國家對于檔案信息管理提出了技術性更強一些的“技術管理體制”，在企業發展初階段對于相關檔案管理方面的人員配備，更多地偏向于技術性專業人員，而對于企業檔案管理的信息化建設方便缺少專業性質，更多的是借鑒圖書管理方式，因此在企業檔案信息管理方式中存在一定的局限性。隨著我國開放程度的提高以及國家經濟能力的提升，雖然對于企業檔案信息化建設方面開始有了一定程度上的改善，進行了一定程度上的調整，對于企業文檔以及檔案內容進行了相當大規模上的調整，但是企業內部在檔案信息化方面工作的人員，其專業性知識的缺乏，導致了檔案整理水平和質量的低下，以及在企業檔案整理中所運用的相關方法有一定的落后性，不能夠跟上時代發展下的新變化，不符合市場經濟變動下主客觀因素對于企業檔案信息化建設所提出的新的要求。

并且就企業中檔案信息化建設的地位來看，即使是在以技術性手法為主要核心內容的企業檔案信息化建設管理的工作中，國家整體態勢趨向于政治的不利因素也對企業的業務服務經營性競爭力造成了一定程度上的打擊，不利于強調技術型企業檔案信息化管理的開展，也從實際意義上忽視了企業檔案信息化建設的重要性意義，忽略了檔案信息化建設在企業經營發展中所占據的主體地位。

相關工作人員對于企業檔案信息化建設工作的重要性意義及其地位的關鍵性作用的忽視，具體也體現在該工作開展中配備人員的綜合性素質不高，以及進行該項工作的所支持的技術性器材設施的準備上相對落后上體現出來。要想充分發揮好企業檔案信息的競爭優勢，就必須不斷加強企業檔案信息化建設工作的開展，為企業檔案信息建設工作的開展配備專業的管理人才，以及對于掌握檔案信息建設的專業性知識的人才隊伍的儲備，是促進企業檔案信息化建設合理有效開展的關鍵性因素。

4 ?結 ?論

企業檔案信息化建設作為企業經營管理的重要組成部分，也是企業在時代發展下對于提升本職工作，取得更好的發展前景的重要要求。故本文針對經濟快速發展的現代化背景下，對于企業信息化建設工作所提出的新要求，深入探討并分析了企業檔案信息化建設過程中遇到的制約性因素，希望對企業的信息化建設的有效發展提供幫助。

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作者簡介：徐軼莉（1978-），女，漢族，江蘇南通人，2003年畢業于江蘇省南通師范學院美術學專業，文學學士，館員，研究方向：管理。