信息化時代人力資源和社會保障工作檔案管理研究

付霞

[摘 要] 進行人力資源和社會保障工作檔案管理，主要工作就是對相關的工作檔案進行收集和管理，但是這一過程的工作量較大，僅僅依靠傳統的管理方式很難滿足檔案管理工作的需求，這就需要采取有效措施對其進行改進，以此促進檔案管理工作效率及質量的全面提升。為實現這一目的，本文針對當前人力資源和社會保障工作檔案管理存在的問題進行了分析，并提出了相應的優化對策，以期為促進人力資源和社會保障工作檔案管理效率及質量的提升提供有效依據。

[關鍵詞] 信息化時代 人力資源 社會保障 檔案管理

中圖分類號：C962 文獻標志號：A

近年來我國社會快速發展，對人力資源及社會保障相關檔案管理方面的工作提出了更高要求。當前我國在人力資源和社會保障工作檔案管理方面依舊存在一些問題，充分深入了解這些問題，有助于提出更加合理的優化對策，進一步提升檔案管理工作的效率及質量。要對傳統的工作模式和檔案管理模式進行改變，重視對現代信息技術的運用，以此促進各項工作的高效進行，使檔案管理工作人員的職能作用得到充分發揮。

一、 當前人力資源及社會保障檔案管理工作存在問題分析

（一）對工作檔案管理的重視不足

促進人力資源及社會保障相關檔案管理工作的進一步發展，首先要重視此項檔案工作的開展，促使所有工作人員都能夠積極參與到工作檔案管理工作中來，為該項檔案管理工作的高效進行奠定基礎。然而就實際情況來看，許多工作人員對工作檔案管理的重視不足，在檔案管理信息化方面的能力薄弱，無法充分發揮信息化技術的作用，這使得此項檔案管理的信息化水平始終在較低水平徘徊，難以滿足檔案管理工作的信息化需求。同時，工作檔案管理部門在軟硬件設施的建設方面存在一定不足，以致此項檔案管理工作的信息化建設進程受到較大影響，最終使檔案管理工作的質量難以有效提升。

（二）信息化建設的模式過于單一

從人力資源及社會保障相關檔案管理工作的現狀來看，普遍存在信息化建設運營不當的情況，缺乏多樣化的信息化建設模式，嚴重影響到此項檔案管理的信息化建設進程速度。檔案管理信息化水平較低導致信息化應用存在諸多問題，既無法保證檔案管理的質量，也容易帶來一些其他隱患。一般在進行工作檔案管理工作時，檔案管理人員都是進行簡單的查詢工作，未能制定一套完善的管理系統，也未能加大開發檔案分析等各項功能的力度，這樣在信息化水平偏低的情況下，檔案管理工作的效率及安全性便難以得到有效提升。[1]

（三）相關專業人才比較匱乏

檔案管理信息化建設需要專業技術人才的支持，需要由專業人才來操作，并提供一定的指導，以促進檔案管理信息化水平的全面提升。但是就當前情況來看，一些檔案管理部門在檔案管理信息化人才培養方面存在嚴重不足，都是由已有的人員開展培訓活動。雖然能夠保證工作人員學會使用已有的硬件及軟件，但是無法結合工作特點對其進行改進，不利于檔案管理的持續發展。同時，整個培訓過程都是針對軟硬件使用方法進行培訓，沒有仔細講解其運用原理，以致在軟硬件出現問題的時候，工作人員很難及時處理，導致信息化工作的進程受到較大影響。

二、信息化時代人力資源及社會保障檔案管理工作新要求分析

（一）不斷提高檔案管理水平

在信息化時代背景下，檔案管理工作需要朝著信息化方向不斷發展，將各種信息化手段運用到檔案管理工作中，以促進檔案管理工作水平的提升。因此，在進行檔案管理工作時，需要合理增加資金投入，加強對檔案管理人員的培訓，促進檔案管理人員專業素質及職業素養的提升，使其能夠以更好的狀態進行檔案管理，充分滿足檔案信息化管理的需求。在信息化建設過程中，首要任務就是推進“檔案管理信息化”戰略的實施，使檔案管理朝著網絡化、智能化和效能化的方向不斷發展，使其能夠適應信息化時代的發展，為檔案管理工作的開展提供有利基礎。

（二）朝著資源共享的方向不斷發展

在信息化技術快速發展的背景下，資源共享逐漸滲透到我國人民的日常生活中，給我國人民的生活生產帶來諸多便利。因此，在進行檔案管理工作時，必須要做到與時俱進，構建完善的檔案資源共享系統，以此提高檔案資源的使用效率，促進檔案管理工作的持續發展。對于人力資源管理部門來講，需要對檔案管理的模式進行改版，解決封閉式管理的弊端，借助信息化技術對檔案進行開發，實現檔案資源的高度共享，進一步為檔案管理信息化的發展奠定扎實的基礎。[2]

三、信息化時代下人力資源及社會保障檔案管理工作措施探究

（一）提高領導人的重視程度

領導人對檔案信息化管理的重視程度直接決定著檔案管理信息化建設工作能否順利開展，是支持人力資源和社會保障檔案管理發展的重要因素。提高領導人對檔案信息化管理的重視程度，能夠為檔案管理信息化建設提供更加充足的人力、物力及財力等各項資源，從而保證信息化建設工作的有效進行。同時，提高領導人對檔案信息化管理的重視程度，能夠引起其他工作人員對信息化建設的重視，使其能夠充分認識到檔案管理信息化發展的必然性，進而加強對信息化技術的學習，積極參與到檔案管理信息化建設工作當中，全面提高檔案管理工作的信息化水平。[3]

（二）對檔案管理制度加以完善

在人力資源和社會保障檔案管理的信息化建設過程中，首先要對檔案管理制度進行完善，充分發揮檔案管理制度的作用，以此降低檔案管理工作的難度，使檔案管理的風險得到有效減少。由于計算機技術本身存在一定的安全風險，很容易造成信息丟失，這就需要做好相關安全技術和安全操作的培訓工作，使檔案管理人員能夠更好地運用信息化技術。其次，一般某個管理系統都有諸多配套的技術，這就需要加強檔案管理人員的技術培訓，使其能夠熟悉掌握這些技術，便于及時處理管理系統運行中存在的問題。通過對這些技術進行有效運用，能夠提高檔案管理工作的信息化水平，使檔案管理工作的整體效率及質量得到提升。

（三）加強信息化技術建設

在人力資源及社會保障檔案管理的信息化建設中，信息化技術建設是一項比較重要的工作，需要根據檔案管理領域的特點對其進行優化，使信息化技術在檔案管理中的作用得到充分發揮。[4]由于軟硬件設施的建設對資金需求量較大，這就需要做好預算工作，適當增加資金投入。同時，需要加強對信息技術的學習，提高工作人員的信息化水平，促使各個工作人員參與到檔案管理的信息化建設中來，全面提升檔案管理信息化水平。

（四）加大專業人才的培養力度

人力資源及社會保障檔案管理工作的信息化建設需要大量的專業化人才，這就需要加大對專業人才的培養力度，以人才引進、內部人員培訓等各種方式來解決人才稀缺問題。由于人才培養對資金有著一定的需求，為保證這一工作的順利進行，需要合理增加資金投入，在引進專業人才的同時，加強在崗檔案管理工作人員的管理實踐能力培訓，提高檔案管理人員對信息化管理的認識，完善檔案管理人員的知識結構，使其能夠更好地參與到檔案信息化管理中來。同時，需要對已有的檔案管理工作制度進行完善，借助激勵制度、績效考核制度等，使檔案管理工作人員對待日常管理工作的積極性得到有效提高，從而促進檔案管理工作效率的提升。此外，需要加強檔案管理工作人員之間的有效溝通，使其能夠相互配合、相互學習，以更加專業、細致的態度做好各項工作，為檔案信息化管理的開展奠定有利基礎。[5]

四、結語

綜上所述，在信息化時代背景下，人力資源及社會保障檔案管理工作面臨著更大挑戰，為促進檔案管理工作的有效進行，需要充分發揮信息化技術的作用，構建完善的檔案信息化管理體系，提高檔案管理人才的培養力度，使檔案管理能夠適應信息化時代的發展要求，進一步為檔案信息化管理工作效率及質量的全面提升奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1]于詠梅.大數據時代檔案信息化視角下人力資源管理研究[J].山西檔案，2019（03）：134- 136.

[2]湛玉鳳.淺談信息化時代人社檔案管理途徑[J].辦公室業務， 2019（02）：111.

[3]冷延海.淺談信息化時代人力資源和社會保障局的檔案管理[J].辦公室業務，2018（11）：87.

[4]薛克鳳.淺談信息化時代下人力資源和社會保障局檔案管理[J].現代經濟信息，2018（01）：78.

[5]車淑娥.淺談信息化時代下人力資源和社會保障局檔案管理[J].現代經濟信息，2016（21）：102.