淺談在家辦公對人力資源管理的挑戰

裴歸燕

摘 要：新型冠狀病毒蔓延全國，為了控制疫情發展，全國各地的政府的防治措施在不斷的升級，國務院正式通知延長春節假期，各地政府也陸續發布延遲上班的通知。這就意味著春節節后的一段時間不能正常去辦公室工作，在這個期間，控制疫情很關鍵，但是社會不會停轉。近日，我們發現越來越多的大大小小的企業都打算推行在家里辦公模式，這樣在減少人員聚集的同時也將工作受到的影響降低，但目前在中國，遠程辦公還未普及，大多數企業對于遠程辦公還比較陌生，對于遠程辦公沒有相關的經驗，難免有些企業會不知所措。自律和效率低下問題將會是遠程辦公面臨的兩大挑戰。

關鍵詞：在家辦公;優缺點;績效管理

一、目前疫情對復工造成的影響

受疫情的影響，為了降低集中辦公帶來的病毒傳播、交叉傳染的風險，全國各地都紛紛推遲了復工的時間，湖北到現在還沒有復工，很多企業，很多地區也都在推遲復工的時間，更有不少企業通知員工在家辦公，表1是智聯招聘在2月1日發布的關于2020年春節企業復工情況調研報告，統計了疫情防控期，企業復工之后采取的辦公形式。采取的樣本大概有13000個，從這個調查數據，我們可以看到將近42.3%的企業采取了傳統的在辦公室辦公，34.8%的企業表示采取了在家辦公，5.1%的企業安排員工休假。例如，安排員工休產假啊，或者年休假等等。17.8%的企業還不確定，是因為從2月3日到2月9日還有很多地區沒有復工，2月9日陸陸續續有很多地區復工之后，在家辦公的比例應該還會有所提升，2月3日這個數據來看將近有1/3，在家辦公的比例也是不低，我了解到很多企業，比如：上海大眾，施耐德等企業，在疫情下采取的方法是，以一定比例的員工大概30%左右集中辦公。例如：管理者或者其他需要現場辦公的一些崗位，70%左右的員工在家辦公，無論是當下還是疫情過后在家辦公，都是一種趨勢。

能否在家辦公受行業類型影響更大，表2是特殊時期，各行業在家辦公的占比。各行業中，企業采取在家辦公措施占比最高毋庸置疑是IT/通信/電子/互聯網占比32.1%，這也不難理解，這些企業本身也具備在家辦公的技術方面的優勢。其次為商業服務占比28.3%。當前，互聯網行業不僅自身推崇在家辦公，多家互聯網企業還在疫情期間免費為全社會提供遠程工作解決方案，各地人力資源與社會保障局也發文維護職工合法權益，呼吁企業將在家辦公視為正常出勤，不得以缺勤或曠工為由扣發或減發工資。在疫情下很多企業都是以比較簡單明了的一紙文件的形式告知員工在家辦公，通過微信、郵件、或者是工作群等等。當下最忙的就是HR部門，如何復工、疫情防控、安全措施的采取、人員信息的收集、員工關懷等等，有些公司有專門的EHS部門（環境安全和健康部門），有些公司呢沒有專門的EHS部門，這些工作都落在了HR部門。

二、在家辦公的定義

在家辦公也稱為：遠程辦公（tele-working），并不是最近因為疫情才剛剛興起，早在西方國家就已經盛行。有不少成功人士比如：維珍航空的首創人理查德·布蘭森（Richard Branson），以及甲骨文的開辦人拉里·埃里森（Larry Ellison）等等，還有很多世界500強的企業，比如：IBM、google等大公司已經大規模的采納遠程辦公（tele-working），目前遠程辦公（tele-working）也被國內的很多企業所采納，以外資企業為首（我之前在諾華制藥上班，鼓勵員工每周一天在家辦公）。上次非典期間阿里巴巴等企業就是率先采用了在家辦公的這種方式。

也有一些公司，是在辦公室只提供80%的員工的辦公的位置。所有的辦公座椅是對大家全部開放的，每個員工的辦公座位并不固定，每個人可以自由選擇自己的辦公座位。員工是輪流的在家辦公，這種辦公形式非常受90后、00后員工的歡迎，大家知道90后、00后一入職就已經擺脫了馬斯洛需求論的低層次需求，進入馬斯洛需求論的高層次需求，追求個性化、自由、自我實現等等，這種辦公形式確實創造了更加靈活自由的辦公環境，深得90后、00后的喜愛。

在美國每個月在家工作一天的企業平均每年上升23%，當然這是指疫情之后，我個人也比較提倡部分時間在家辦公，以一個月1到2天為好。長期在家辦公，比較少的公司采用這樣的做法，效果不是特別理想，例如：雅虎，曾經實施大部分時間員工在家辦公，后來新上任的CEO又把大家趕回辦公室上班。那么就家辦公有什么優缺點？

三、在家辦公的優缺點

（一）在家辦公的優點：

1.效率更高

你們可能說在家辦公怎么可能效率更高呢？沒有人監督員工更加會偷懶，這也是很多管理者擔心的，其實不然，即便是集中辦公員工的工作時間也不是100%屬于你的，他只是坐在那里，數據證明平均員工只有50%的時間真正用在工作結果的產出上，那么有的可能是磨洋工或者溜號，或者被其它事情、或者是同事，例如：開不完的會議等等所干擾。

我們做HR管理的都要研究人性，員工自發高效工作的前提是信任、透明和公平，當你給員工與信任，絕大部分員工是不會辜負這種信任，相反會以更高的效率，更好的工作結果進行回報，雖然每個公司都有一小撮員工，他確實沒有這種獨立自主工作的能力和自律性。我自己的深切感受是在家辦公，少了更多不必要的一些會議或其它的一些干擾，可以更加專注。

2.降低公司費用成本

公司的水、電、房租、辦公文件費用等都會大幅降低。舉例：我司因人數眾多在上海市人民廣場著名商務樓租了一層500平米，每天每平方米租金為8元，一年的辦公租金將近150萬。還有每月水費，電費，固定電話費，辦公文具耗材等，一年下來都是一筆巨大的開銷。很多公司采取在家辦公初衷，也確實是從這一點出發的，如果能提升效率，又能降低辦公室的費用，何樂而不為呢？

3.能節約員工的出行時間

在城市化的時代，人們的居住地離商務區越來越遠，近年來“雙城”上班族也更加常見。比如有的同事住在蘇州或昆山，但是在上海上班。如果允許員工在家辦公，則花在等車、在途、堵車、停車等交通時間都可以節約，同時緩解城市擁堵。

4.提升員工的滿意度，達到工作與生活平衡。

人力資源工作的核心就是管理員工組織和文化。提升員工滿意度是每一位HR的目標，有數據表明遠程辦公是一項很好的福利，不亞于10%的加薪帶來的激勵的效果。比如說在員工的小孩子生日的時候，或者員工的結婚紀念日等等，對于員工而言特別重要的日子允許員工在家辦公，實現工作和生活的平衡，這樣工作也做了，家人也陪伴了，員工更是心存感激。事實也證明，這個政策非常受員工的歡迎，也在艱難的環境下有效地提升了員工的滿意度。讓員工也做到工作和生活的平衡。

（二）在家辦公的缺點

1.工作和家庭的界限模糊

有時員工也需要一些邊界感，比如：出門上班、晚上下班回家都給我們創造了工作和家庭的邊界，在家辦公讓邊界變得更加模糊，在家也是工作，同時也是生活那么也容易受到家人的干擾。

2.員工之間缺少直接接觸和交流

人也是群居動物，需要直接的接觸和交流。我現在在家待了將近20天，就特別渴望能和同事一起見面聊天、一起共進午餐等等，希望疫情快點結束。在家辦公也有也會有這樣的感覺，就是感到孤獨，尤其是長期在家辦公自然會感覺到有一些孤單感。

3.在家辦公也不利于合作和激發靈感

當然不是所有的崗位都適合在家辦公，例如：產品設計、質量問題解決的等等，日本人推崇的Kanban，需要各方人員到現場去了解問題，找到問題的根本原因，大家頭腦風暴解決方法，并現場檢驗等等，這些都不適合在家辦公，這也就是為什么雅虎的CEO又把大家召回辦公室集中辦公的原因。HR在制定在家辦公的政策的時候，要充分考慮到這一點，明確哪些崗位適合在家辦公，這些與崗位性質有關，與職位的高低無關，當然也要考慮員工是否具備獨立工作的能力，在試用期的員工，不建議安排其在家辦公，還有涉及信息保密的崗位可能也不適合在家辦公等。

四、管理員工在家辦公的工作結果和工作效率

企業可以實行人性化管理，但“有情的管理，無情的組織”，這些舉措最終都得為效益服務。所以在應對疫情的同，企業各級管理者也需要思考一套針對員工在家辦公的有效管理方法。為此，我也給大家提幾點建議。

（一）確定工作區域、時間

雖然是遠程辦公，但是辦公時間并沒有換，團隊成員要保證統一的辦公時間，因為這是遠程辦公溝通的基礎。早上晨會九點準時開始，每個人都要做出當日工作的to do list，即工作清單。開會的時間雖然也花時間，但是這個時間花得很值，在家辦公并不代表自己是一個人，他可以隨時營造很多人一起工作的氛圍，有效的推進工作進度，會讓員工有一種緊迫感，如果有的員工自律性不高，內在動力不足的話，這種緊迫感就會成為推動員工高效工作的外在的動力。

在家辦公的工作時間，建議與集中辦公（就是在辦公室工作上班的）時間保持一致。除非是一些特殊崗位，例如需要與國外同事開會等等，這些崗位采取靈活的辦公時間錯峰辦公。在家辦公的打卡，在疫情期間，很多公司采用在群里打卡，例如：早上九點鐘團隊管理在群里喊一嗓子，大家開工了，然后大家紛紛簽到之類的，都是可以提高大家工作的積極性的，有的公司一天三次打卡，在線打卡，早上、中午還有下午下班的時候，此外每天的例會必須要開，這個是很重要的，平常在公司偶爾可以不開，但是在家里的時候必須要開，不然就真的不知道每天在忙些什么了。

（二）實現目標管理

管理者也需要針對員工在家辦公思考一套有效的管理方法，讓員工都清晰明確的知道自己的工作目的就是實現目標和完成任務，這樣的話就算在家辦公也沒有太大的影響。管理者在不同場景合理運用軟件工具，如即時通信時運用企業微信、飛書、Zoom等，及時處理員工在線問題。我們要明白，工作的目的是完成任務、實現目標，而不是統一在一起辦公。只要根本不變，形式再怎么變化都是次要的。如果一個員工的工作目標清晰明確，而且也得到了公司領導的認可與理解，那么他工作時間和地點的重要性就小了很多。比如一些互聯網公司的程序員，他們的工作內容有著明確的標準和截至時間，就算在家辦公也不會有太大影響。

（三）懂得抓大放小

員工在家辦公，是體現一個管理者能力與格局的時候。有這樣的一些管理者，他們凡事都想抓，結果力不從心。與此同時，下屬也非常不適應，甚至會出現信任危機，工作失去積極性和責任心。這就犯了管理的大忌。提出“科學管理”的著名管理學家泰勒認為：“為了提高效率和控制大局，上級只保留處理例外和非常規事件的決定權和控制權，例行和常規的權利由下級分享?！?也就是說，管理者要懂得抓大放小，通過總攬大局做最重要的事情，讓團隊更有競爭力。

（四）進行人員分配和人效管理

遠程辦公效率很大程度上取決于管理者的組織能力，對于有組織能力的企業來說，在家辦公也可以讓業務快速增快，否則延長假期會是一種煎熬。圍繞業務人員分配和人效管理，梳理出可以繼續推進的業務，不能做的業務暫停，推進可落地、有產出業務，養成寫日報是一個快捷有效的方式來提升遠程辦公的主動性，更好的督促自己的工作，公司可以很好的知道每個成員的工作情況，也有助于部門之間更好的配合。員工也可以在分享Outlook中自己的日歷，讓所有人知道自己每天的工作安排。

團隊需要根據情況合理安排視頻例會，這樣有助于增加大家在家辦公的儀式感。例會上成員需要總結今天完成了什么，存在哪些問題和風險，明天的計劃是什么，需要投入多少時間，需要哪些同事配合，提交執行方案，制定詳細的工作預案。團隊領導者適當點評每位成員的工作情況。

（五）懲罰機制

對于偷懶不好好在家辦公的員工，可以通過這幾種方法懲罰，例如：賦予業務經理根據員工在家辦公的表現、工作結果、工作業績的產出，可以減少他在家辦公的天數，甚至取消員工在家辦公的權利，當然這是指在疫情之后。制定的政策就是直線經理和HR有權減免員工在家辦公的權利，制定政策的時候也明確說明，比如：在年度的績效考核打分是不合格的員工，他在下個年度就沒有在家辦公的權利。

總之，遠程辦公優點很多，缺點也很明顯，但是很多企業有越來越多的跨地區合作，而這一次疫情也許將推進一種全新的工作模式的誕生！相信遠程辦公在以后會越做越好。

五、結束語

中國人民大學商學院組織創新項目主任說過：“將來的職業發展場景，可能是彈性的。可以通過技術的手段，更加靈活地在不同區域就業創業，大量的知識性，專業性，技術性，不需要依托于工位的時代可能即將迎來。在線辦公，是對互聯網企業一個新的考驗，也是對人性辦公效率的考驗，是從團隊目標管理，到人自我管理的一個升華過程。對于企業來說，好多的人認為，在線遠程辦公就“無法監督員工”，員工會變成懶惰，不愿意干活，延遲推遲效率的“懶癌患者”。其實換個角度思考，企業要的是什么？效率的提升，組織的思想和心力提升。那么作為在家辦公，明顯的把每個人拆分成了每個模塊，任務目標反而更加的量化了，量化之后渾水摸魚，效率低下的人也自然就從組織里面潛面了，在線辦公最大的敵人不是別人，而是自己。

參考文獻

[1]王建華，在家辦公-HR管理的新挑戰，卓享會，2020（2）.

[2]可拉斯.布魯姆，在家辦公，效率更高了嗎？哈佛商業評論，2020（2）.

[3]智聯招聘，2020年春節企業復工情況調研報告.