事業單位檔案管理信息化建設問題的若干探究

白曉輝

摘 ?要：事業單位的檔案管理，朝著信息化管理模式發展，對事業單位而言，具有重要的意義。這不僅有利于改進工作效率，便于檔案查詢、保存，還能極大的發揮檔案的使用價值。本文十分推崇事業單位改革，順應信息化時代的要求，更新檔案管理模式。本文從信息化設備提檔升級，編撰檔案信息智庫，制定檔案監督管理制度，提升檔案管理人員素質，確保檔案管理數字化、規范化等幾個方面，對事業單位檔案管理信息化建設，提出了自己的建議，希望能有效助力事業單位檔案管理工作的革新。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

一、引言

中國經濟社會，早已邁入全球化、信息化時代，為適應市場經濟的發展需求，各行各業都需要遵循經濟規律，圍繞經濟規律辦事。事業單位的檔案管理工作，多年來，仍然保留著人工手動操作、紙質化保存等守舊的管理方式。在新的歷史時期，我國對事業單位的檔案管理工作，提出了更高的要求，加強檔案管理信息化建設，勢在必行。本文將深入剖析，事業單位檔案管理信息化發展的重要意義，對實現檔案管理信息化建設，提出個人的意見和建議。

二、事業單位檔案管理，向信息化發展的重要意義

1.利于提高工作效率。我國事業單位的生存與發展，大多數仰仗著國家財政撥款，長期以來，員工實行編制化管理，辦公人員的流動性差、工作強度小、效率低。事業單位檔案管理工作，常年都是依賴手動模式管理。這種陳舊的管理模式，與當前信息化時代的宗旨背道而馳，嚴重桎梏了單位前進與發展的腳步。

檔案管理工作向信息化邁進，既能順應時代發展要求，又能極大的提高工作效率。通過計算機或人工智能，將人工體力勞動徹底解放出來，花少量的時間成本，高效地完成檔案管理目標任務。

2.保存、查詢等操作便利。我國大多數事業單位，從初建到發展至今，歷經的滄桑與變革并不短暫，因此，做好各類檔案的保存、管理工作對其意義深遠。事業單位檔案管理工作，通過信息化建設的更新換代，對檔案的保存、查詢等都提供了極大的便利。

電子化處理技術，能將泛黃的紙質檔案進行修復，將紙質化文件資料進行電子化技術處理，如電子錄入、電子掃描、建立電子目錄、編制檔案代碼及序號，制作成電子檔案，能夠永久保存。計算機信息化處理技術，能幫助快速、便捷查詢到需要的檔案資料。

3.有效提升檔案的使用率。過去，有不少事業單位的檔案辦公室，各種檔案資料堆積如山，灰土蒙塵，因此查找起來煩瑣，或因保存失當造成缺失，導致大部分檔案常年處于休眠狀態，根本得不到有效使用。有的事業單位的檔案室，形同虛設，只是為了應付上級部門的檢查，完成檔案達標任務，實際上檔案的利用價值并沒有得到發揮。

一旦建立了信息化檔案管理體系，實現快捷、便利的檔案資料查閱，將迅速地提升檔案的使用率，高效地推進各項工作的落實。

三、事業單位實施檔案管理信息化建設，要依靠強有力的舉措

1.信息化設備提檔升級。為了把事業單位檔案管理信息化建設落到實處，首先，要為檔案管理室配備一整套信息化、數字化設備，如計算機、打印機、掃描儀等，同時，把過去的一批不實用陳舊設施設備淘汰掉，從而保證檔案管理室網絡暢通，也是不可或缺的。

檔案管理室的信息化設備，應做到專業化、技術化、高效化、便捷化，并盡量保證獨立使用、專事專用，不與其他部門事宜混合使用，確保檔案資料保存清晰、有序、獨立、完整。

2.檔案信息庫的編撰。設備配置完后，搭建檔案管理信息系統平臺是極其關鍵的環節。事業單位要構建檔案信息網站，建立并編撰檔案信息智庫，設置檔案信息搜索、查詢、瀏覽、下載、歸檔、打印等功能，從而建成一套完備的檔案信息系統和操作體系。

另外，事業單位檔案信息化建設，還應充分考慮和滿足社會化的需求，實現部分檔案信息化公開，完成資源共享的職能。

3.檔案管理數字化、一體化。事業單位的檔案管理模式，要遵循歷史發展的規律，用數字化、無紙化模式接管過去紙質化的管理方式。

在檔案管理過程中，檔案管理人員要及時把實物檔案，通過電子技術處理，以圖片、電子文檔、聲像資金等形式，轉化成電子版本，進行有效存檔。為便于查詢，還要完善好檔案信息目錄，編輯好檔案代碼，依次按順序進行規范管理。

4.制定檔案監督管理制度。事業單位的體制機制，從某種層面上來說，阻礙了其實現高效化運作和管理的步伐，而且事業單位的工作人員普遍工作效率低下，責任心不強，因檔案管理不善，造成檔案遺失、漏缺等現象層出不窮，給單位造成了嚴重的損失，但這些損失卻無人承擔，無法追責，不了了之。

因此，為了防止以上情況發生，檔案信息化在建設過程中，監督管理環節顯得尤其重要。事業單位應建立健全檔案監督管理制度，落實到具體責任人，保障檔案管理工作有法可依、有章可循、有責可負。監督部門或個人，應定期對檔案管理工作進行抽查，對信息系統軟件進行技術更新，確保檔案管理信息化工作可持續推進。

5.加強管理人員培訓及素質提升。事業單位的檔案管理人員，普遍年齡較大、工作能力弱。隨著科技的進步，時代的變化，當前這些員工并不能勝任檔案管理工作。因此，事業單位不僅要根據現有的實際情況，調整崗位要求，適度對檔案管理人員進行調配。

單位要定期組織檔案管理職工，參加檔案管理知識培訓，輔助職工更好的適應新的檔案管理工作模式。另外，還要加強管理人員的素質教育，加大崗位職責、安全意識、服務意識等方面的宣傳，強化職工的責任心，培養奉獻精神，樹立安全管理的大局觀念。

四、結束語

綜上所述，事業單位開展檔案管理信息化建設是大勢所趨，是時代的召喚，所以，事業單位對該項工作應加強重視，尤其是領導層，要把檔案管理信息化工作，當作一項常態化工程項目來抓，同時要有一個長期的、總體的工作規劃與思路，構建好符合標準的、規范的一體化檔案信息管理系統，不斷提升職工的職業素養、技術處理能力，適應單位發展標準，滿足社會的需求，發揮好事業單位的存在價值與服務作用。

參考文獻

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