信息時代背景下電子檔案管理探討

張曉磊

【摘 要】目前我國已經步入了信息時代，電子技術也日益深入電子檔案管理中，并逐漸取代了傳統的檔案管理方式，通過電子檔案管理能夠使工作的開展更加快捷、方便，真正彌補了傳統檔案管理工作中存在的弊端?；诖?，論文主要對信息時代背景下電子檔案管理進行探討，希望能夠逐漸完善電子檔案管理工作。

【Abstract】At present， China has entered the information age， which has enabled electronic technology to be deeply integrated into electronic archives management， and it has gradually replaced the traditional way of archives management. Through electronic archives management， the work can be made faster and more convenient. It really compensates for the shortcomings of the traditional archives management work. Therefore， this paper mainly discusses the electronic archives management under the background of the information age， hoping to gradually improve the electronic archives management.

【關鍵詞】信息時代;電子檔案;管理;探討

【Keywords】information age; electronic archives; management; discussion

【中圖分類號】G270 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2019）06-0030-02

1 信息時代背景下開展電子檔案管理的重要意義

1.1 與時代發展相符合

自我國步入21世紀以來，計算機技術與信息技術的發展速度也越來越快，信息化在人們的工作與生活中的應用也更加普遍，并且也已經成為我國未來社會發展的重要趨勢，在這種背景下，涉及檔案管理工作的各個領域必須要遵循時代的發展規律，推動信息化檔案管理，建立電子檔案，合理利用信息化技術提高對檔案管理工作的要求，進而提升檔案管理工作的水平與工作效率。同時，通過電子檔案管理也能夠進一步提高數據收集的效率與效果，確保檔案管理工作能夠最大程度地發揮作用，并以此來為人們提供更多的便利。

1.2 電子檔案管理工作具有的重要意義

檔案管理工作是一項非常重要的工作，其主要作用就是通過電子檔案管理記錄與收集信息的工作，再通過合理化的分析，將其應用到各個領域的實際工作中，將其作為各個領域主要的工作內容。也正是因為這樣，在信息化高速發展的今天，信息化技術已經在各個領域得到了充分應用，這也就代表，二者之間必須要進行充分融合，合理地利用信息化技術對傳統的檔案管理工作進行改革，能夠有效提升檔案管理工作的工作水平，使其具備現代信息化能力與水平，從而進一步促進電子檔案管理工作的發展。

1.3 提高檔案管理工作的效果與水平

相比傳統的檔案管理工作，其在對實際工作進行管理時具有很好的作用。首先，在實際的電子檔案管理工作中，管理人員通過合理利用信息技術能夠對信息進行更加完善的收集，并建立完整的檔案數據庫，從而在提高檔案管理工作水平與效率的同時，也能夠有效降低工作人員的壓力。其次，在開展檔案管理工作時，一旦檔案信息出現變動，通過電子檔案管理能夠有效地對信息進行添加與調整，這樣一來就能夠有效確保信息的完整性。最后，電子檔案管理工作也能夠有效地提升檔案利用的便利性，從而提高檔案信息的利用率，擴大其傳播率，同時，電子檔案管理也能夠有避免損壞與遺失等問題的發生。

2 信息化時代電子檔案管理工作存在的主要問題

2.1 缺乏對檔案管理應用的重視

對于傳統的檔案管理工作來說，因為缺少對其應用的重視，導致檔案管理工作無法發揮出具體的作用與價值，同時，也因為重視度不足，很難有效地將具體工作內容下發到下級部門，或者在下發后就不再過問。如果長期處于這種情況下，則會形成一種惡性循環，并且也會降低檔案管理工作人員工作的積極性。

2.2 檔案管理設備較為陳舊

如今屬于信息化高速發展的時代，但是檔案管理工作確缺少專門的工作場地，只是將檔案放在辦公室內，這樣不僅會降低檔案管理的效果，而且也會影響正常工作的開展，降低了工作的質量，甚至還會造成檔案不完善、丟失等情況。此外，檔案管理工作也缺乏專業的人才，有很多檔案管理工作人員無法對工作內容進行深入研究，并且不具備計算機操作能力以及表達能力等，這都會影響檔案管理開展的效果。

2.3 缺乏有效的管理制度

檔案管理工作需要使用有效的管理制度進行約束，但是很多企業、單位等雖然具備管理制度，但是卻缺少執行力，導致檔案管理工作不夠合理。此外，很多檔案管理工作在實際的工作過程中缺乏有效的管理目標，無法明確具體的管理方向，使整個檔案管理工作的開展存在不合理性，甚至出現比較混亂的情況。

3 信息時代電子檔案管理工作開展的有效策略

3.1 創新檔案管理理念，重視電子檔案管理工作

為了能夠進一步提高電子檔案管理的效果，必須要轉變與創新檔案管理的理念，提高對電子檔案管理工作的重視程度，重點強調檔案資源價值的利用與開發，從而充分發揮出電子檔案管理的作用。同時，檔案管理人員應該不斷強化自身的管理意識，端正自身的工作態度，開發出更加有效的信息價值，提高工作效率與工作水平。此外，相關的管理人員與工作人員必須要具備足夠的創新意識，提升檔案管理工作的效果。只有這樣，才能夠使信息技術與檔案管理進行更深的融合[1]。

3.2 增加資金投入力度，建立完善的信息數據庫

企業與單位應該增加在電子檔案建立方面的投入力度，為工作的開展建立更加專業化的工作部門，強化信息數據庫的建設，不斷創新思想觀念，使信息化技術能夠高度融合在電子檔案管理工作中。在信息化技術快速發展的今天，應該利用互聯網技術的便利性，建立起更加完善的信息數據庫，從而更好地對數據信息進行存儲，實現提高工作效率的目的，真正實現信息化建設。

在信息數據庫的建設中，應該重點考慮細節問題，在細節方面促進檔案管理與信息技術的融合，從而真正打造出電子檔案管理的新局面，充分發揮出信息數據庫的核心作用，從而使電子檔案管理能夠發揮出更加高效的管理作用，確保檔案信息能夠發揮出更大的價值。

3.3 建立完善的電子檔案管理制度與管理體系

如今屬于信息化快速發展的階段，為了能夠進一步強化電子檔案管理工作的效果，必須要建立更加完善的的電子檔案管理制度與體系，而這也是電子檔案管理工作開展的基本保障。所以，相關的企業、單位等必須要重視電子檔案管理制度與體系的建立，從多個方面進行綜合性考慮，充分認識到檔案管理的重要性，樹立正確的檔案管理意識，使檔案管理工作能夠順利開展。同時，也應該為工作人員制定有效的約束制度，確保能夠在約束工作人員行為的同時，也能夠激發工作人員工作的積極性，從而避免出現數據丟失、數據記錄錯誤等情況，進一步提高電子檔案管理的工作質量。

3.4 加強信息化建設，提高數據的真實性

信息技術是電子檔案管理中應用的主要技術之一，而且通過信息技術也能夠完成數據的收集與處理，所以，在電子檔案管理的過程中，必須要加強信息化建設，利用信息技術加強各個部門之間的聯系，實現資源與信息的共享，搭建完善的信息共享平臺，從而使電子檔案中的內容能夠更加完善。同時，在聯系各個部門時，也能夠使其發揮出相互監督與相互協調的作用，這樣一來就能夠有效提高數據的真實性。

4 結語

綜上所述，在信息化快速發展的時代，不僅為檔案管理工作帶來了便利，同時也帶來了比較大的挑戰，所以，應該合理利用信息化技術，解決其中存在的問題，通過多種方式對檔案管理的內容、檔案管理的方式以及檔案管理的制度等多個方面進行升級與創新，從而充分發揮出電子檔案管理工作的重要價值，為我國各行各業的發展提供充足的后備力量。

【參考文獻】

【1】蔡志強.基于云計算的電子檔案輔助信息查詢系統設計[J].現代電子技術，2019，42（11）：108-112.