檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

趙東輝

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，使人們步人了一個(gè)信息化的時(shí)代，信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的主流。從政治、經(jīng)濟(jì)、文化到人類生活的各個(gè)角落，信息技衍不斷顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。同時(shí)檔案的電子化管理，檔案信息數(shù)字化也面臨一些不可回避的新問(wèn)題，它是在檔案工作初步實(shí)踐中的一個(gè)新生物，雖然還存在一些有待解決的問(wèn)題，但我們不能不承認(rèn)，電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動(dòng)程度，而且極大地提高了工作效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化

一、檔案信息化管理的必要性

所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解：首先要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;其次，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化;再次，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享;第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。

檔案信息化管理的必要性主要表現(xiàn)在：由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲(chóng)蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無(wú)不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。可以說(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、影響檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)重要因素

（一）檔案信息化建設(shè)的水平因素

在檔案管理信息化建設(shè)中，由于受到傳統(tǒng)檔案管理及技術(shù)的影響，就會(huì)導(dǎo)致在檔案管理過(guò)程中，雖然檔案管理部門(mén)配備全面的計(jì)算機(jī)及相關(guān)的設(shè)計(jì)，但是，工作人員很難將其與檔案管理工作有效的結(jié)合在一起，只將這些機(jī)械設(shè)備運(yùn)用在日常的工作中。所以，檔案管理人員如何通過(guò)利用計(jì)算機(jī)提升自己的工作能力，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，有效的提高檔案管理效率及管理水平，己成為制約檔案信息化建設(shè)的一個(gè)至關(guān)重要的因素。隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，用戶對(duì)檔案信息的要求不斷的提高，在這種情況下，如何對(duì)傳統(tǒng)思維進(jìn)行有效的改變，開(kāi)發(fā)出有效的檔案管理新技術(shù)，已經(jīng)成為我國(guó)現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要問(wèn)題。

（二）檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知因素

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息管理的不夠重視，主要體現(xiàn)在檔案管理部門(mén)沒(méi)有一套完整的檔案信息管理體系，對(duì)檔案信息建設(shè)的認(rèn)識(shí)及管理嚴(yán)重不到位，在檔案管理過(guò)程中，檔案工作人員受傳統(tǒng)管理理念的影響，只對(duì)檔案信息進(jìn)行了收集，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行充分的分析與利用，沒(méi)有發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值，嚴(yán)重的浪費(fèi)檔案的存在價(jià)值。

（三）檔案信息化建設(shè)的觀念因素

在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員只將檔案信息收集、保管就沒(méi)有任何任務(wù)了。但是，隨著城市人民群眾對(duì)信息資料的不斷提升，對(duì)存儲(chǔ)的檔案信息利用已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了信息本身的價(jià)值。所以，檔案管理工作人員應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的管理理念，重視檔案信息化建設(shè)，學(xué)會(huì)如何利用檔案的價(jià)值。但是，到目前為止，大部門(mén)檔案管理人員仍然沒(méi)有意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，對(duì)檔案管理難以達(dá)到要求。

三、檔案管理信息化發(fā)展的策略

（一）注重資源整合，加大整合力度

檔案資源整合是新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)集中統(tǒng)一管理的需要，也是實(shí)現(xiàn)這種統(tǒng)一管理的有效途徑。現(xiàn)階段建立檔案管理制度，要將檔案業(yè)務(wù)與信息技術(shù)緊密結(jié)合，達(dá)到資源共享、來(lái)源多元、統(tǒng)一管理的目的。對(duì)于大型企業(yè)、設(shè)計(jì)公司而言，檔案信息資源是基礎(chǔ)性資源，它的資源整合程度、統(tǒng)一管理水平是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。現(xiàn)階段的檔案信息化建設(shè)，信息化整合方式是對(duì)檔案資源展開(kāi)相應(yīng)的分組、整理、編制，使原本離散的、多元的、異構(gòu)的、分布的信息資源組織為一個(gè)整體，有利于管理、利用和服務(wù)。因此，各企業(yè)單位的檔案管理者首先要根據(jù)各自檔案實(shí)際，完成相應(yīng)的整合、加工和編纂，把零散檔案內(nèi)容屬性加以有效的處理，將無(wú)序的資源變?yōu)橛行颍瑢⒎稚⒌馁Y源整合統(tǒng)一，使檔案內(nèi)容得到更好地利用。

（二）提升檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)

檔案管理的根本目的是為了給利用者提供更好的需求保障，作為檔案管理人員，要樹(shù)立強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員的自身素質(zhì)，這是做好檔案管理等工作的原動(dòng)力。檔案管理人員要持續(xù)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，打好業(yè)務(wù)知識(shí)基礎(chǔ)，熟練應(yīng)用主流的檔案管理軟件，始終做到與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理人員還要端正檔案利用態(tài)度，堅(jiān)定立場(chǎng)。檔案管理是為檔案利用者服務(wù)，在企業(yè)單位中，檔案主要供該單位人員研究使用，未經(jīng)主要負(fù)責(zé)同志批準(zhǔn)，不能向外部人員提供，更不能用于其他非法目的。檔案管理人員要結(jié)合崗位實(shí)際積累經(jīng)驗(yàn)，不斷提升自身技能，樹(shù)立起正確的檔案服務(wù)理念，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

（三）改革傳統(tǒng)管理方式，加大創(chuàng)新力度

企業(yè)檔案管理只有實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展才能適應(yīng)信息化需求，發(fā)揮檔案有效作用，提升檔案管理水平，進(jìn)而推動(dòng)該單位事業(yè)發(fā)展進(jìn)步。各企業(yè)要更加重視信息化檔案管理，發(fā)揮檔案管理決策作用，檔案管理部門(mén)要不斷更新管理觀念，推動(dòng)檔案管理從傳統(tǒng)模式盡快轉(zhuǎn)變到信息化管理模式。要不斷完善檔案管理的規(guī)范化制度，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案創(chuàng)新發(fā)展提供規(guī)范依據(jù)。同時(shí)，在檔案管理安全性得以確保的情況下，要加快實(shí)現(xiàn)檔案資源外部共享和利用，提升檔案信息的利用率。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案信息化的發(fā)展是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，通過(guò)采用信息化的檔案管理方式，使得我國(guó)的檔案管理工作的效率、質(zhì)量、安全得到進(jìn)一步提升。越來(lái)越多的企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展都需要借助信息化的管理方式進(jìn)行促進(jìn)，信息化檔案管理的發(fā)展與發(fā)展為我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供了良好的信息服務(wù)支撐。

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