試論高中學校檔案管理與工作效率的提升

覃訓

摘要：如今高中學校的教育工作不斷取得突破，改革不斷推行，招生的數量也是在迅速增加，這些對學校開展的檔案管理造成更大的壓力。檔案管理需要迎合新的形勢，不斷完善檔案人員的專業素質，并不斷對檔案管理進行摸索以及總結。如今在檔案管理的開展中，還是有一些問題對工作效率造成影響，如何改善檔案管理的實際情況，提升檔案管理的效率，成為學校需要解決的重點問題。本文分析了高中現階段在檔案管理方面遇到的問題，并提出了提升檔案管理效率的建議，希望對檔案管理的開展是有幫助的。

關鍵詞：高中學校;檔案管理;工作效率

前言：檔案管理是基礎性學校管理工作，涉及到的內容也是比較多的，比如基建檔案、人事檔案等，檔案管理關系到教師的晉升、學生的升學以及各類教學活動的開展，學校在不斷的完善以及發展，檔案管理也是會面臨更大的壓力，工作量的不斷提升，檔案管理本身也是變得更加具有復雜性，要解決檔案管理的現存問題，并提升檔案管理的整體水平，讓檔案管理滿足學校實際發展的要求。

一、高中學校檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理沒有足夠的重視

高中學校要承擔的教學任務是非常沉重的，多數的教師都是將自己的主要精力以及時間投入到教學方面，為了高中生可以獲得更加理想的成績，教師與學生都是承受著極大的壓力，也是每時每刻都在努力。檔案管理看起來與實際教學是沒有太大關系的工作，高中學校在檔案管理方面雖然也是投入了一定的人力和物力，但是在重視的程度上明顯是不如教學工作的。比如檔案管理涉及到的設備以及技術無法得到及時的更新，沒有建立檔案管理的完善制度等，這些讓檔案管理有著一定的隨意性，若是在檔案管理中出現突發的問題。往往無法解決，但是對學校的教育教學也是會有一定的影響[1]。

（二）檔案管理人員的專業素質需要提升

高中學校的招生規模在不斷提升，辦學的規模也是持續擴大，這樣導致學校的各類工作人員在擴招，一些檔案人員是剛剛參與到檔案管理的崗位上，沒有及時進行檔案管理的崗位培訓，這樣導致在檔案管理的實際開展中，實踐能力不足，出現諸多的問題。比如無法對一些檔案管理的現代化設備進行熟練操作，對檔案管理的保密不到位，無法在檔案管理中不斷發現以及總結問題。對檔案管理整體的水平形成一定的制約[2]。在檔案管理的實際開展中，一些工作人員是身兼數職的，其他的工作也是非常繁忙的，這樣讓檔案人員無法在檔案管理上投入足夠的精力，讓檔案管理的效率有所降低。

（三）缺乏完善的檔案管理制度

如今學校多數是在長期的工作中建立各類的制度，但是很多的制度并未及時進行更新。檔案管理現階段基本上實現了信息化，那么檔案管理的制度也是應該做出及時的更新，實際上諸多的學校并未做到，對檔案管理沒有進行制度上的調整，沿用的還是以往的檔案管理制度。這樣很多的環節沒有制度上的依據，無法防范一些問題的出現[3]。

（四）檔案管理的信息化程度不夠

學校對于檔案管理實現信息化，并未形成正確的認知以及重視，也沒有在這方面投入足夠的經費以及精力，基礎設施上是比較落后的。信息化是檔案管理的一種趨勢，若是檔案管理的信息系統沒有足夠的安全意識，就會導致給檔案管理帶來諸多的風險，如今檔案管理的網絡安全是缺少監督的，導致有不安全的因素存在，很多重要的信息有被竊取以及破壞的風險。

二、高中學校檔案管理工作效率提升的策略

（一）加強檔案管理人員的培養

是否讓檔案管理實現高效化的開展，很大程度上是取決于工作人員能力以及素質的，因此學校要為檔案管理設置專門的崗位，培養出專業化以及高素質的檔案人員，對現有的檔案人員展開培訓，提升檔案信息化的整體水平，讓檔案管理提升工作的效率，在檔案人員的任用以及選拔上，需要把握相關的工作原則，比如具備豐富的管理經驗，對檔案管理的流程以及方法足夠熟悉，對檔案工作有足夠的保密意識，學習能力極強，檔案管理中保持認真和細致的工作態度，工作人員本身也是要繼續學習和更新，找到檔案管理更加有效的方式。借助信息化的軟件和系統，對檔案信息實現快速的查找以及錄入，完成對檔案信息的錄入以及整理，需要的時候對檔案信息進行快速調取，這些都是需要檔案人員提升信息化操作的水平，要提升自身的防范手段以及意識，做好對檔案的保管以及傳遞，避免信息被竊取以及破壞。

（二）建立完善的檔案管理工作制度

隨著檔案管理不斷得到改善以及革新，制度上也是需要完善好補充。首先是對檔案管理的崗位職責進行明確劃分，檔案人員要做好對信息的開發，提升檔案管理的質量以及效率，樹立嚴謹的保密意識，做好對信息資料的保管和保密，對各類檔案進行接收以及整理，對檢索工具展開合理的管理，對于借出的檔案需要及時登記，定期對檔案進行追還歸檔，保證檔案信息的完整和安全。

（三）提升檔案管理信息化水平

信息化是檔案管理的發展方向，以往的檔案管理有著諸多的弊端，信息化可以讓檔案管理更加高效和便捷。檔案管理需要順應時代的潮流，實現信息化的全面改革，并積極適應時代的趨勢以及要求。檔案是原生信息資料，檔案的重要性是不可忽視的經過互聯網、局域網以及政務網展開計算機的檢索，讓檔案管理的技術更加先進，保密性更高，需要建立信息化管理的流程，包括進行檔案的領取以及整理，對檔案信息進行目錄建庫，及時進行檔案信息的數據備份等，讓檔案管理在信息化的支持下，效率上實現全面提升，擺脫傳統檔案管理的繁瑣性以及工作量。

結論：總之，高中學校開展檔案管理，是學校管理中非常重要的部分，也是保證學校教育正常運行的基礎，學校需要對檔案管理加強重視，注重對檔案管理的人才培養，并加強信息化的建設，讓檔案管理在流程、人員以及制度上不斷完善，學校要積極對檔案管理的新方法以及新技術進行摸索，改善檔案管理的情況，讓檔案管理體現出高效性。

參考文獻：

[1]姚莉麗.畢業生檔案信息化管理的實踐與思考——以黃山學院為例[J].黃山學院學報，2017，19（06）：131-134.

[2]宣勇.高中學校檔案管理工作存在問題及檔案創新管理的探討[J].中國高新區，2017（14）：75.

[3]王琨.試論高校學生檔案管理工作的新機制——基于棄檔死檔的視角[J].改革與開放，2016（17）：126-128.