醫院行政檔案管理存在的問題及創新途徑探討

張大皊

摘要：行政檔案管理對于醫院行政、人事、科研等工作的開展有著重要作用，醫院應對行政檔案管理工作進行重視。但在實際管理過程中，行政檔案管理也存在一定問題，需要對其管理模式進行完善，提升檔案管理水平。本文對醫院行政檔案管理中存在的問題進行分析，進而探討醫院行政檔案管理的創新途徑。以供相關人士參考。

關鍵詞：醫院;行政檔案;問題;創新途徑

引言：

在醫院行政檔案管理過程中，仍然在管理制度、方法等方面存在一些不足，影響檔案管理工作的有效性開展。行政檔案有助于為醫院的發展提供相關參考，其管理水平直接影響著醫院工作的持續進展，對于管理中存在的問題，應采取有效措施對其進行改革，開發有效創新途徑，推動醫院工作的高效開展。

一、醫院行政檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理機制不完善

在醫院行政檔案管理中，其管理機制并不完善。行政檔案管理內容主要包括文書、病歷、科研檔案等等方面，涉及較多方面的內容，但在實際管理中，管理人員并沒有對這些檔案進行科學分類，沒有從合理的角度對醫院發展相關內容進行整理。醫院檔案行政管理工作不是僅對相關資料進行搜集整合，更需要管理人員用科學方法對行政檔案中的數據信息進行辨別。多數醫院在檔案管理過程中并沒有認識到這一本質特征，使得醫院各個部門的檔案管理出現混亂現象，不利于檔案信息的有效獲取[1]。

（二）管理人員專業能力不高

醫院檔案管理人員的專業能力對行政檔案管理工作水平有著重要影響，醫院具有保障人們生命的職能，檔案管理人員同樣具有相關職責，但一些管理人員并沒有樹立全面的檔案管理意識。行政檔案有著較多的分類，比如文書、人事等，管理人員由于自身專業能力的限制，不能對各種行政檔案的特點進行分別（類），在檔案歸類環節也就出現分類混亂等問題，增加了醫院行政檔案管理的工作量，耗費更多的人力、物力資源[2]。

（三）信息化檔案形式問題

如今處在信息化發展時代，現代化信息技術也應用了醫院行政檔案管理中，在較多醫院中有著應用。但在應用形式方面仍然存在一些不足。融入信息化技術的行政檔案并沒有進行全面整合，通常情況下，醫院中的行政檔案由不同的科室進行管理，各個科室之間并沒有成立有效的溝通機制，相關檔案信息也就難以分享，不利于對檔案的有效性管理。若是需要查找相關病歷信息，需要在眾多檔案中查找，花費較多時間?，F代化信息技術的優勢也沒有在檔案管理中全部發揮，多數醫院利用信息技術進行檔案信息的整合、查找等，并沒有憑借信息技術建立完善的反饋機制。醫院檔案管理綜合性較弱，不同類型的檔案之間缺乏必要聯系，比如病歷、科研檔案沒有進行統一管理。利用信息化檔案查找信息，只能在其中一個類別中查找，無法全部實現信息技術的簡便功能。

二、醫院行政檔案管理創新途徑

（一）完善行政檔案管理機制

在醫院行政檔案管理中，應不斷完善其管理機制。醫院應從整體的角度對檔案收集、檔案整理、檔案鑒別、檔案分析等環節進行完善，促使其往系統化、科學化的方向發展。在具體實施方面，醫院管理人員應全面收集行政檔案信息，對信息進行全面整理，將檔案信息資源集中管理。對行政檔案的種類、層次等進行分辨，按照相關類別對其進行歸類，優化檔案管理水平。除此之外，管理人員應整合不同科室的行政檔案，并運用科學方法對其進行評鑒，并根據結果出具相關報告，對檔案信息進行科學評估。管理人員還要基于不同類別檔案的情況，把握醫院的發展前景，保障醫院在未來的穩定發展[3]。

（二）提升管理人員的專業能力

為提高醫院行政檔案管理工作水平，應不斷提升管理人員的專業能力。醫院應強化行政檔案管理人員的責任感，激發其管理意識。管理人員應對檔案管理基本情況進行分析，作出檔案管理有效計劃，將其上交給主管人員，對不同科室的行政檔案進行劃分，并向相關負責人員展示醫院檔案管理的先進性以及有效措施，真正發揮檔案管理的實際功能。管理人員要注重行政檔案的分類工作，明確人事、行政等不同類型信息，各個類型中的檔案信息會有相同的部分，對此，管理人員可采用分模塊方法進行解決，可用分類的方法管理不同性質的檔案，用合并的方法管理存在相同部分的各類檔案，科學規劃行政檔案庫的信息。醫院檔案工作的有效開展在一定程度上依賴檔案信息，應保證檔案信息的實用性以及精確性，對行政檔案進行規范化管理。另外，醫院應為行政檔案管理人員提供更多的培訓機會，全面夯實管理人員的專業基礎知識，比如檔案分類知識等。還要將醫院中的醫務人員組織起來，安排優秀的檔案管理人員對其進行檔案保存、管理指導，便于對病人的檔案信息進行精確保存，發揮管理人員及醫務人員的雙重作用，加強檔案專業化管理效果[4]。

（三）豐富信息化檔案管理形式

醫院管理人員在對行政檔案進行管理時，可探索多種管理方法，結合醫院的基本情況，對不同類別的檔案信息進行調整，可將全部檔案信息進行統一，組建成資源庫，將現代化信息技術應用其中，全面發揮信息技術的優勢，比如可借助一些信息分析軟件，當相關人員在對行政檔案信息進行查找時，可在信息化作用下，得到與醫院發展情況相關的檔案信息，便于增強決策的科學性，能夠在最短時間內解決工作問題。另外，醫院可針對行政檔案信息建立信息化平臺，加強醫院中各科室之間的聯系，便于對檔案信息進行高效查閱，及時獲取所需檔案信息，改善檔案管理狀況，使得信息化檔案管理形式進一步豐富。

三、結束語

醫院行政檔案管理工作有著較高的復雜性，同時管理工作存在一些問題，比如檔案管理人員專業能力不高等。醫院相關人員應認識到行政檔案管理工作的重要性，充分發揮現代化信息技術的優勢，使其與檔案管理進行全面融合，持續完善行政檔案管理機制，促使醫院檔案管理往科學化、規范化、專業化的方向發展，進一步提升行政檔案管理的效率。

參考文獻：

[1]康虹. 對推進行政機關檔案文化建設的思考[J]. 中國高新區，2018（08）：297.

[2]劉思宇. 行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路[J]. 辦公室業務，2018（06）：125.

[3]劉亞紅.基于新醫改視角下加強醫院檔案管理的規范化[J]. 辦公室業務，2018（10）：136.

[4]宋濤. 衛生行政處罰檔案管理存在的問題及創新途徑[J]. 統計與管理，2018（04）：82-84.