醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)存問題及創(chuàng)新分析

湯曉晨 武燕 徐富波

摘要：隨著科技化、智能化的高速發(fā)展，醫(yī)院文書檔案的管理要求與時(shí)俱進(jìn)，滿足當(dāng)下文書檔案管理靈活存取的要求，智能化的醫(yī)院文書檔案管理不僅能夠方便快捷，更能夠減少醫(yī)用資源和成本，是醫(yī)院智能化改革中的有一項(xiàng)新的里程碑。但在醫(yī)院文書檔案的實(shí)際管理操作中仍存在許多細(xì)小的問題，一直干擾著正常的文書檔案管理系統(tǒng)，阻礙醫(yī)院的創(chuàng)新化、智能化、高速化發(fā)展。文書檔案管理工作就如同人體的“基因庫”，協(xié)調(diào)著醫(yī)院整體的運(yùn)行和未來的發(fā)展。故而，本文將針對當(dāng)前形勢下，醫(yī)院文書檔案管理的實(shí)際情況，以及在文書檔案管理過程中所面臨的實(shí)際問題，作出深入、細(xì)致的分析，并提出相關(guān)檔案文書管理的創(chuàng)新性見解。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;文書管理;創(chuàng)新策略

一、當(dāng)前醫(yī)院中文書檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前環(huán)境中醫(yī)院文書檔案的管理工作看似井然有序，但在內(nèi)部的具體操作上仍然有些手忙腳亂，最直觀的表現(xiàn)在醫(yī)院文書檔案的管理制度上、專業(yè)文書檔案管理人才的配備上、吸收借鑒新型檔案管理的能力上，與當(dāng)前高速發(fā)展的社會需求不匹配，相較于國外陷阱的醫(yī)療檔案管理仍然較為落后。

1.文書檔案制度的不規(guī)范情況

文書檔案管理是極為細(xì)致的工作，在開展過程中要把控每一個(gè)環(huán)節(jié)的正確性、有效性，確保文書檔案與實(shí)際情況相符，避免遺漏或者丟失。但在實(shí)際操作中，經(jīng)常存在舊制度不符合實(shí)際要求的現(xiàn)象，例如辦公表格的填寫內(nèi)容沒有實(shí)質(zhì)性的意義;所需要的資料過于繁雜，程序過多，經(jīng)常性的出現(xiàn)同一內(nèi)容表格不統(tǒng)一，缺少內(nèi)容補(bǔ)充等，導(dǎo)致這一現(xiàn)象產(chǎn)生的因素主管文書檔案的領(lǐng)導(dǎo)科室繁雜，相關(guān)科室存在業(yè)務(wù)交叉或是業(yè)務(wù)遺漏，各個(gè)科室存在對檔案的現(xiàn)實(shí)要求界限模糊，對文書檔案保存不完整等現(xiàn)象。

2.文書檔案管理人才的失職情況

社會市場資源競爭加劇，醫(yī)院也深陷其中，文書檔案管理招聘工作變成了只要求數(shù)量，而忽略質(zhì)量的畸形局面。尤其是文書檔案管理對專職人員的素質(zhì)要求相對較高，對工作的了解程度和負(fù)責(zé)態(tài)度也相對較為細(xì)致，但在實(shí)際操作中，文書檔案工作人員思想上普遍認(rèn)為文書檔案管理是特別輕松的任務(wù)，導(dǎo)致工作開展松散。其次，太過于繁雜的手續(xù)，使得文書檔案的辦理人員也十分不明確具體要求內(nèi)容。

3.對新標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的懈怠情況

文書檔案管理系統(tǒng)的更新不但能夠有效解決歷史檔案遺留問題，還能夠加快未來醫(yī)院檔案管理的建設(shè)，所以文書檔案的逐步更新是勢在必行的。新的文書檔案管理制度要求更貼近于醫(yī)院工作的實(shí)際，能夠有效地代替?zhèn)鹘y(tǒng)文書檔案管理效率低、存儲資源浪費(fèi)、成本居高不下等問題。但實(shí)際情況是老輩文書檔案管理人員，早已習(xí)慣了原有的檔案管理模式，對更新的文書檔案管理體系存在諸多不適應(yīng)，故而就出現(xiàn)了倆及分化，看似學(xué)習(xí)著相關(guān)的文書檔案更新體系，實(shí)則在操作上仍然按照原有的模式來工作，思想和行為上的懈怠導(dǎo)致新型文書檔案管理系統(tǒng)的推進(jìn)舉步維艱。

二、醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

1.文書檔案規(guī)范制度有待完善

文書檔案管理系統(tǒng)的缺失，對醫(yī)院運(yùn)行造成了結(jié)構(gòu)上的混亂，主要混亂的方面有：

（1）文書檔案管理職責(zé)劃界不清。

劃界不清導(dǎo)致許多檔案分配工作開展效率極為緩慢，甚至是無法開展，造成了醫(yī)院文書檔案管理體系的空白項(xiàng)，其損失是無法估量的。并且劃界不清就容易引發(fā)職責(zé)的推諉，對員工組織構(gòu)架的團(tuán)結(jié)性建設(shè)，造成了非常不利的因素，影響醫(yī)院工作的整體環(huán)境氛圍。

（2）文書檔案系統(tǒng)疏于管理、漏洞百出。

許多醫(yī)院還沒有真正的認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，仍然延續(xù)之前的戰(zhàn)略部署，對文書檔案工作隨意布置，實(shí)則為今后醫(yī)院建設(shè)性、統(tǒng)籌性工作的開展埋下巨大隱患。遇到漏洞問題不能夠及時(shí)修補(bǔ)，導(dǎo)致文書檔案管理工作的惡劣影響急劇擴(kuò)大，發(fā)生問題時(shí)才引起重視，為時(shí)晚矣。

2.文書檔案管理人才專業(yè)素質(zhì)參差不齊

優(yōu)秀文書檔案管理人才的培養(yǎng)，是醫(yī)院革新發(fā)展有力注入的新鮮血液，也是推成出新、加強(qiáng)建設(shè)的必經(jīng)之路，隨著社會優(yōu)秀人才資源的豐富，以及醫(yī)院文書管理體系的革新，文書檔案管理對專業(yè)人才的要求也將會越來越嚴(yán)格。

（1）文書檔案管理人才的專業(yè)素質(zhì)低

多而不專、多而不精的“打醬油”型人才，是文書檔案的革新最大的阻力。其次這些文書檔案管理人員均缺乏相關(guān)知識技能的培訓(xùn)，導(dǎo)致其自身專業(yè)素養(yǎng)不能得到及時(shí)的補(bǔ)充。而在人才培養(yǎng)的頂層設(shè)計(jì)中，缺失了文書檔案管理人才多樣化的發(fā)展提升，例如個(gè)別工作人員工作死板，對待工作不能做到靈活應(yīng)變，缺乏管理能力和實(shí)操能力的綜合培養(yǎng)

（2）文書檔案管理人才培養(yǎng)計(jì)劃中基本素質(zhì)的缺失。

通常在文書檔案管理人才的培養(yǎng)優(yōu)化過程中，都較為注重實(shí)際操作能力，但忽視了本質(zhì)上的軟實(shí)力，例如自我學(xué)習(xí)能力的培養(yǎng)、管理能力的優(yōu)化、思想本質(zhì)的厚植，這些都是人才未來培養(yǎng)必須重點(diǎn)培養(yǎng)的方向。輕實(shí)踐、重理論，則無法應(yīng)對醫(yī)院文書檔案管理中的實(shí)際性問題;輕理論、重實(shí)踐，則像一個(gè)不會思考的機(jī)器一樣重復(fù)工作，沒有發(fā)展性可談。故而，理論與實(shí)踐要統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.與新型文書檔案管理更新效率低

新型文書檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)建，就是為了更好的保證醫(yī)院文書檔案管理工作的開展，是聚焦信息化、服務(wù)化、智能化多項(xiàng)智能為一體的文檔辦公體系。新型文書檔案管理機(jī)械化的使用逐步代替了人工操作，也極大地避免了錯(cuò)誤管理的產(chǎn)生，如今基本的打印機(jī)、電腦、掃描儀等都走進(jìn)了各大醫(yī)院，但也不免有經(jīng)濟(jì)相對落后的醫(yī)院，在設(shè)備的鏈接中拖慢進(jìn)度，造成資源的空位，更沒辦法優(yōu)化檔案管理。

三、醫(yī)院文書檔案管理的具體創(chuàng)新策略

1.加強(qiáng)開展醫(yī)院文書檔案管理體制監(jiān)管幫扶工作

要想用創(chuàng)新的思維來解決文檔管理制度混亂問題，就必須要從結(jié)合資源自身的實(shí)際情況入手，相關(guān)機(jī)制要配套統(tǒng)一。尤其是文書檔案經(jīng)常涉及內(nèi)部存檔問題，在檔案越來越規(guī)范的要求中，存檔的內(nèi)在體系逐步優(yōu)化，主要是管理模式制度的革新較為緩慢，跟不上標(biāo)準(zhǔn)要求的體系更新速度。開展技術(shù)上的創(chuàng)新，保證相關(guān)體系的有效契合。

2.加大專業(yè)文書管理人才綜合素質(zhì)培養(yǎng)計(jì)劃

在醫(yī)院文書檔案管理工作，必須要重視人員的工作素能，即使綜合素質(zhì)的體現(xiàn)，又是管理能力、學(xué)習(xí)能力的提高。文書檔案的人才隊(duì)伍建設(shè)必須要有科學(xué)合理的規(guī)劃，第一步要從人才的招聘入手，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定加強(qiáng)參職人員的筆試、面試考核，提高準(zhǔn)入門檻;第二步要注重人才的后續(xù)培植，包括精神上的思想教育和實(shí)際操作中的制度教育，加強(qiáng)現(xiàn)代化融入;第三步，可采取獎(jiǎng)懲機(jī)制，促進(jìn)工作人員對待工作的積極性。

3.加速創(chuàng)新文書檔案工作體系更替舊工作體系

創(chuàng)新型文書檔案工作的開展，必須要從科技層面入手，要加到現(xiàn)代化管理設(shè)備的投入，并且定期組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)使用，在實(shí)際工作環(huán)境中加強(qiáng)現(xiàn)代化應(yīng)用，充分讓工作人員體會到現(xiàn)代化、智能化、信息化工作的樂趣，從而倒逼文書檔案管理的改革。

結(jié)束語

醫(yī)院文書檔案管理看似無足輕重，實(shí)則掌握著醫(yī)院的重要信息，對醫(yī)院內(nèi)部的工作明細(xì)內(nèi)容有著詳盡的記錄。除此之外，文書檔案的記錄管理，具有現(xiàn)代化信息的整合、數(shù)據(jù)的收集、大數(shù)據(jù)前景分析等多項(xiàng)功能，更有利于醫(yī)院信息的收集，對醫(yī)院內(nèi)在問題一目了然，希望通過本文對文書檔案的詳細(xì)分析，對后續(xù)醫(yī)院的創(chuàng)新改革起到積極作用。

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