高職院校檔案管理工作的現狀與改進對策

摘要：隨著社會的不斷發展，檔案管理工作變得越來越重要，尤其是對于高職院校來說，檔案管理雖然是一項較為基礎的工作，也一直沒有受到較大的關注度，可是檔案作為記錄高校發展信息的一個重要文字記錄，其作用是非常重大的，所以，高職院校一定要提高檔案的管理水平。而本文則是就高職院校檔案管理工作的現狀與改進對策為議題展開論述。

關鍵詞：高職院校;檔案管理;現狀

引言：檔案工作在高職院校的發展過程中是維護其歷史面貌的一項基礎，所以隨著現代信息化的發展，高職院校的檔案管理工作也要結合現代的先進技術，只有這樣，才能進一步推進高校檔案管理工作的發展。

一、高職院校檔案管理工作的現狀

（一）前瞻不遠 定位不清

檔案管理基本上是一項服務性質的工作，所以學校自然會很平常的認為此項工作并不能夠直接的為其帶來一定的直觀效益，甚至會間接把此項工作視為高職院校一項最為基礎性的工作，有了這個共識，才會導致如今檔案管理工作的現狀。可以說，檔案管理工作一直在為高校的其它工作做奠基石，始終以綠葉的身份來襯托那些所謂的紅花工作。而且高職院校的領導在思想上對于檔案管理工作就沒有一個很直觀的認識，往往忽視了檔案作為學院歷史改革與發展的重要組成部分，是展現學院組織沿革和維護歷史面貌的縱觀作用，以致在實際工作過程中所給予一定的支持力度不夠，某些院校甚至在不斷地削弱檔案管理部門的職能，認為檔案管理工作只是信息建檔、歸檔、你要我找思維模式，信息量偏少，尤其是在大數據化新時代，信息數字化更是存在極大缺陷，各級領導對檔案工作的定位不清晰，認識不深，投入偏少。

（二）人員不專 素質不高

就當前的形勢來看，多數高職院校的檔案管理人員的素質都有待提升，根據調查顯示，現如今的多數高職院校的檔案管理人員對于檔案管理方面的專業知識都知之甚少，基本上沒有相關專業人士出身[1]，自然也就沒有受過這方面的專業訓練，業務不精，所以缺乏一些專業管理技巧，有個別院校還是單純為協調院校內部的關系而進行崗位人員的聘請，這無疑在一定程度上制約了檔案管理工作的發展。另一方面，檔案管理部門內部人員本身也存在著極大問題，他們彼此之間欠缺溝通、交流，參與檔案工作意識淡薄，各部門的檔案管理員都是臨時兼職人員，沒有專心致志從事檔案一職工作，檔案工作少人做或無人做，在一定程度上影響檔案材料歸檔工作的完整性，從而檔案管理工作也遲遲得不到創新，加上工作人員計算機水平不高，致使檔案管理工作發展受到極大的阻礙。

（三）管理落后 利用率低

當下高職院校的檔案管理內容基本上就是一些教學、文書、基建、財會等，其它類別的檔案基本上不齊全，從類別上就已經不占優勢，而且一些貼近現代化的檔案也極度缺乏，比如聲像檔案等，在整個檔案室中很難發現它們的蹤跡，就算有幸遇到，也會因為年代問題而失真。這樣一來，使得高職院校檔案利用率變得很低。而且受到檔案信息化的影響，像互聯網企業、保險行業在極度渴求客戶信息的行業都走在學校的前面，在獲取信息時代，高職院校這種老管理手段與模式，無形影響了檔案管理員的工作效率。多數院校的檔案管理部門針對不同類別檔案，尤其是比較機密性的檔案材料都需要很復雜的手續才能進入，就算進入其中，也還是受到各種因素的制約[2]，檔案工作新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無疑抑制檔案信息內容進行深層次開發利用，從而影響整個檔案的使用率。

二、高職院校檔案管理工作的改進對策

（一）更新觀念 提高認識

檔案管理水平也是影響高職院校綜合管理水平的一個重要因素，從檔案管理工作中可以體現出高校的教學質量以及教學水平，而且高校的多數管理工作的重要信息都是從檔案的內容里發掘出來的，檔案就像是高校的一把寶庫鑰匙，有些時候，高職院校的教師教學評估還要依賴于校內的檔案，對于學校的歷史沿革、教師的職稱、工資以及學校的基建這些大小不同性質的問題，都要直接或者間接的依靠高校的檔案管理工作。由此看來，高效、高質量的檔案管理工作不僅可以為高職院校提供一些源源不斷的信息資源[3]，還能夠促進高校的發展。高校要想實現其自身的可持續發展，就一定要轉變管理手段、更新傳統的觀念，以網絡技術和計算機技術作為工作平臺，跟上時代發展的步伐，走出原有的檔案管理框架，這樣才可以有實質性的進步。

（二）加強培訓 提高素質

檔案管理看起來是一項極為簡單的基礎工作，實則是一項綜合性較強的管理工作，它所涉及、涵蓋的知識面十分廣，從這方面來講，對于高校的檔案管理人員的素質也就會有更高的要求，要想提高現有的檔案管理人員的綜合素質，就一定要加強內培外引形式，定期組織參加校內及校外專業技能培訓與繼續教育培訓，擴大他們自身的知識面，專業技術水平也能夠得以有所提升。另一方面，對于新入職的檔案專業人員，在選聘過程中，一定要嚴謹，將熟業務，專業強，適檔案發展需要的復合型人才選配到檔案工作崗位上來，多方面的創造交流機會，送出去，去其他院校及有經驗的企事業單位交流，開拓眼界，取長補短。尤其在大數據下信息時代，作為高職院校定要充分利用自身的優勢與校企合作的合力，以傳代幫形式，加強學習與運用現代信息技術，深度挖掘信息資源，對其進行深度整合，以此提高工作效率，優化檔案信息資源利用率。

（三）加大投入 完善設施

深處信息化時代，高職院校的檔案管理要在原有的基礎上進行創新，運用現代化管理方式來進行檔案管理工作，這所有的先決條件就是要繼續完善檔案管理工作基礎設施建設，在人、財、物方面給予支持，采購先進軟、硬件技術，建立健全電子檔案接收體系、傳統檔案數字化體系與服務體系，完善檔案網站平臺的開發與利用，與學院校園網、OA辦公系統實現鏈接，充分借助建立的檔案數據庫資源和網絡設施，逐步讓一站式的檔案服務工作變得更加前沿、細致，全面實現突破時空限制的檔案信息的共享與傳遞，讓這種檔案數字化建立的步伐，跟隨大數據信息化時代前行，從實際情況出發，讓易于管理檔案信息，檔案管理的現代化質量與水平提高的基礎上，來實現檔案管理的數字化、網絡化、現代化。

三、總結

高職院校的檔案管理工作需要經歷一個不斷探索、不斷革新、不斷發展的循序漸進過程，我們只有將高職院校的需求作為檔案管理工作的價值取向，建立科學的檔案管理流程、構建科學管理體系、實施規范管理工作，提高思想認識、加強內培外引，積極開展培訓，挖掘信息管理手段，發揮檔案在辦學治校中的特殊作用，進一步提高檔案利用率，實現檔案的應有價值，以一流的檔案管理工作為高職院校持續穩定健康發展提供更好地服務。

參考文獻：

[1]蔡亞瓊.高職院校檔案管理的“重”與“輕”[J].城建檔案，2018，06：71-72.

[2]唐娟.高職院校檔案管理工作的現狀與改進對策淺述[J].辦公室業務，2018，11：114.

[3]耿丹.高職院校檔案管理工作現狀與對策分析[J].信息記錄材料，2017，1804：186-187.

[4]袁寧晞.高職院校檔案管理存在的問題及對策研究[D].云南大學，2017.

作者簡介：王丹和，1979年6月15日，女，漢，浙江溫州，碩士，助理研究員，研究方向：檔案管理研究。