基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作

候飛

摘 要：在當前新市場經濟常態下，文書檔案管理工作質量和工作效率的高低，從某方面而言是地方行政管理和黨務公開情況的直接反映，但近年來隨著科學技術的不斷發展和廣發應用，信息化產業時代背景下基層檔案管理機構如何有效的提高管理質量和管理效率，也成為了相關部門的核心發展方向。鑒于此，本文主要闡述了文書檔案管理工作開展的必要性，對其管理過程中存在的問題提出了相應的優化建議，以此為公共事務管理水平的不斷提升奠定良好基礎。

關鍵詞：文書檔案管理;管理意義;管理問題;優化策略

一、文書檔案管理工作開展的必要性

簡單來講，所謂的“文書檔案”其實是指社會生活中人事管理活動及業務管理活動的記錄，其管理工作指的就是基層檔案管理員通過用文字和圖表來將其信息記錄在案，而后為人們提供所需信息材料的過程。在當前新形勢下，文書檔案管理工作的開展，不僅能為企業發展提供一定的科學參考依照，甚至也對企業未來發展作出了規劃，而基層檔案管理員作為檔案管理工作的執行者，深化對檔案管理工作職責的認知是確保檔案管理工作落實到實處的重要基礎和根本前提。經大量調研數據分析可知，文書檔案管理工作的開展，不僅能為相關工作人員提供完整且準確的紀實憑證，以此為企業經營發展奠定良好基礎，此外在管理中，管理人員還可通過文書檔案提供的數據信息，對社會實踐工作形式進行不斷優化和調整，最終為企業的良好發展打下堅實基礎。

二、文書檔案管理工作面臨的問題和挑戰

（一）文秘與檔案管理工作銜接存在偏差

在當前新市場經濟常態下，文書檔案作為企業發展的重要參考依據，切實保障檔案管理工作落實到實處是極為必要的，但就目前來看文秘與檔案工作之間既存在一定的內在聯系，兩者之間也存在一定的區別，因此在進行銜接時，往往兩者之間存在一定偏差，只是兩者在管理時對管理工作內容一知半解，長此以往不僅拉大了文書和檔案工作的距離，甚至會對管理質量和管理效率造成一定影響，最終嚴重阻礙了企業的進一步發展。除此之外，文書與檔案工作之間既協調配又不互相干預，在實際作業過程中兩者有著各自獨立的內部管理體系，主體銜接偏差問題的存在，更是導致公文格式與處理程序存在諸多錯誤，進而對企業整體發展造成了極為不利的影響。

（二）基層檔案管理人員職業培訓不到位

近年來，隨著城市化、工業化建設進程的不斷加快，企業建設規模和建設數量在不斷擴增的基礎上，對于檔案管理人員的需求量也在持續增加，但部分基層產業機構和相關主管部門為滿足人員配置需求，不斷降低人員選拔標準，長此以往影響阻礙企業進一步發展的同時，更給企業的經濟效益造成了一定影響。除此之外，檔案管理人員職業培訓工作的不到位也致使基層檔案管理員對于文書檔案管理工作的認知一知半解，在后期的管理作業過程中，各項工作的開展難以取得預期目標的同時，更導致整體管理水平難以取得令人滿意的水平，與此同時隨著電子信息技術的不斷發展和廣泛應用，文書檔案管理工作也逐漸向著智能化方向轉變，對于人才的基本要求標準也在不斷提高，而職業培訓工作的缺失則對企業整體發展造成了極為不利的影響。

三、文書檔案管理工作的優化策略

（一）為各部門的協調配合創造良好條件

在文化檔案中，各基層以及各部門之間所形成的檔案往往具有極高的應用價值，但由于各部門之間缺乏協調溝通，為此要想從根本上提高文書檔案管理工作的質量和效率，促進各部門之間的協調配合是現階段基層產業機構和相關主管部門的核心發展方向。具體而言就是基層檔案管理人員在進行文書檔案管理時，一方面需加強與各部門員工之間的溝通交流，在全面了解項目執行情況的基礎上為后期各計劃的制定找到參考依照，另一方面基層領導人員需深入檔案管理基層部門，在掌握第一手工作情報的同時，為各個部門之間的協調溝通創造良好條件，以此為檔案部門實際價值的發揮奠定良好基礎。

（二）構建完善的文書檔案管理制度

眾所周知，無規矩不成方圓，文書檔案管理工作始終難以達到預期管理目標的重要原因之一，就是由于檔案管理制度的缺失，為此要想從根本上有效地解決上述問題，構建完善科學的文書檔案管理制度也是現階段基層產業機構的重要性戰略舉措。具體而言就是基層產業機構和相關主管部門，需根據文書檔案管理工作現狀，積極吸取其它事業單位檔案管理工作經驗，然后結合自身的實際工作現狀，制定一套科學完善的檔案管理制度和管理體系，以此為預期發展目標地實現創造良好條件。另一方面為切實保障各項管理工作落實到實處，基層產業機構和相關主管部門還需建立一套適合自身企業發展的審核體系，并通過采取定期亦或是不定期相結合的方式，對各項管理制度的執行情況進行監管，以保障預期執行目標的實現。

（三）不斷地優化數字文書檔案管理平臺建設

在信息化產業時代背景下，計算機技術的廣泛應用在便捷人們日常生活，提高企業生產質量和生產效率的同時，將其應用到企業的其它領域，在一定程度上也為企業整體水平的提升奠定了良好基礎。為此在文書檔案管理過程中，將計算機技術應用于文書檔案管理也是當前基層產業機構和相關主管部門的重要戰略性措施，而要想取得預期的管理成效和管理目標，基層檔案管理部門一方面需秉承著與時俱進的基本原則，將數字化技術應用到檔案管理的各個環節中，從而在不斷提高管理質量和管理效率的基礎上，也最大限度地降低了人力資源成本的消耗，另一方面為防止檔案丟失以及提高檔案管理的先進性，各企業還需不斷地優化數字文書檔案管理平臺，以期通過構建完善的內部管理體制、優化人力資源配置，從而在保障物資儲備的基礎上，為企業可持續發展目標的實現打下堅實基礎。

四、結語

總而言之，文書檔案管理質量能直接反映地方行政管理和黨務公開情況，此外對于區域企業的整體發展而言也具有重要影響，但通過大量是調研數據分析可知，當前文書檔案管理成效與預期管理目標之間始終存在一定差距，而為有效地彌補兩者之間的差距，除了要為各部門的協調配合創造良好條件、構建完善的文書檔案管理制度以及不斷地優化數字文書檔案管理平臺建設外，基層產業機構和相關部門還需強化基層文書檔案管理隊伍建設、積極創新基層文書檔案管理模式以及完善基層文書檔案管理機制進，以此為文書檔案管理工作的順利開展打下堅實基礎。