商務英語寫作用語的主要特點探究

石朋朋 韓雨

摘要：本文介紹了商務英語寫作的概念、主要形式，分析了商務英語寫作時應遵循的幾個原則，并對商務英語寫作用于的主要特點進行了深入探討。期望本文的研究能夠對提高商務英語寫作效果和質量有所幫助。

關鍵詞：寫作;商務英語;特點;分析

一、商務英語寫作的概念、形式、用語原則

（一）什么是商務英語寫作

商務英語寫作是從事經濟活動的人員的得利助手，也是企業開展對外貿易活動的重要文字溝通交流工具。商務英語寫作需要寫作者不僅要具有扎實的英語語言基礎，還是擁有充實的商務知識儲備。在商務英語寫作中，往往還需要寫作者結合相關的經濟學知識，運用統計數據和經濟表格來體現文章的科學性和專業性。此外，對于不同的文章體裁和內容，寫作者還需要運用不同的寫作方法。例如，在寫經濟評論性的文章時，要采用議論文的體裁，而在寫作說明書時，則應當采用說明文的體裁。

（二）商務英語寫作的主要形式

第一，備忘錄。它是種用于記錄備忘事件的公文，主要在公司內部使用，很少將其用于企業之間的溝通和交流。其功能在于傳遞信息和說明工作程序，內容也大多是需要迅速處理的事務。備忘錄往往隨用隨寫，并不是正式的文函。因此，備忘錄的用語應當簡潔清楚、口語化，接受人、發出人和主題等應當加以明確。

第二，便簽，即我們常講的留言條。便簽主要在親朋好友、同事等之間使用，因此在寫作格式和用詞方面都具有較大的隨意性，句式結構接較為簡單，具有簡明扼要的語言特點。便簽只需要將事情說明清楚，因而市場出現省略現象。便簽一般由稱呼、主要內容，簽名及日期等構成。

第三，商務信函。這是商務英語寫作中最常見的形式之一，其格式基本上與一般英文書信相同，但比一般書信正式。主要由信頭、地址及稱呼正文等構成，一般來說用語較為正式。

第四，商務報告。這是商務交流和商務活動中的一種重要的交流形式，適用范圍是向上級機關報告工作等，主要包括工作報告、建議、報送文件等。用語特點是準確、清楚以及有效陳述。

（三）商務英語寫作應該遵循的原則

第一是禮貌原則。也就是要從對方的角度來考慮問題，理解客戶的要求，不可使用命令語氣，不能使用容易產生誤會的輕視或者冒犯的詞語。例如，We regret to learn your letter of June 3 that goods you ordered on January 6 have not yet arrived.這樣的表述就是符合禮貌原則的，客戶也會感到被尊重。

第二是準確具體原則。例如The film is one of our big buyers.這句話如果用來回復對于這家企業的資信情況的調查結果的話就顯得不夠具體，因為大到什么程度并沒有表述出來，而如果用We regret to learn your letter of June 3 that goods you ordered on January 6 have not yet arrived.就顯得具體多了。

第三是完整性原則。在商務英語的寫作中要求內容全面完整，文章越是重要就越要完整，寫作人要使自己在文章中表達的內容詳盡完整，例如，寫一份裝船的通知就要將船的名字、裝運日期以及合同號、港口、件數、等信息全面包含進去，保證文章的完整性。

二、商務英語寫作用語的主要特點分析

（一）用詞應當準確，專業性突出

在商務英語寫作中，往往會因為某一個句子，甚至某一個詞語出現差錯而給企業帶來不可估量的損失，特別是許多寫作文件具有合同性質，這種危害性愈發的大。因此，進行商務英語寫作時，所用到的詞語要力求準確、具體，不斷突出專業化。這就要求寫作者在選取專業詞匯前，要對詞匯的涵義進行全面掌握，這樣才能準確地為客戶提供信息。

例如，在表達買家具時，不能簡單籠統的使用“furniture”來代表家具，而是應該選取準確、具體的 “chair”、“table”等來表述。同時，在選取詞匯的過程中，應當避免選取那些意義模糊或者是具有象征意義的詞語，以免引起不同文化背景的客戶的誤解。此外，選取合適的詞匯后，還要確保詞匯在傳遞信息時，要保持始終如一的詞義方，避免傳輸誤差和理解偏差。例如，在廣告文案中不會使用cheap來表示價格，而是使用inexpensive或者sales representative。又如，在對別人的職位稱呼時，sales person和representative在感情色彩上是有著一定的差別的，雖然這兩個職位是一樣的，但是后者則會給人一種較高位置的感覺，讓人聽起來更覺得心情舒暢。

（二）造句秉持簡潔原則，段落完整清晰

與日常記敘文不同，商務英語寫作在用詞方面具有簡潔易懂的特點，因此，在寫作時應當刪除一切多余的修飾性詞語，努力使寫出的句子在結構和內容上都達到簡明清晰，能用句組的就不要用從句，能用單詞表達的就盡量不要使用詞匯來表達。例如import和attach importance to的意思是一樣的，但是為了表達的簡潔一些，就選擇單詞而不是詞組。而段落的清晰完整就是要使文章的結構完整，包括手段、發展段以及結尾等，且文章的段落之間和句子之間要連貫，有邏輯，正確使用連接詞及詞組。

（三）用語要簡單明了，行文果斷

所謂簡單明了，指的是在寫作的過程中要把那些原本就知道的詞匯或者顯得多余的詞匯盡量刪除掉，例如，The company was founded in the year of 1899.在這個句子中，1899指的是年份，而句中的the year of則成為了不必要的詞組，應當刪去，這樣句子就變得更加簡明。

所謂行文果斷，指的是語言坦率、態度清晰，不應當出現模棱兩可的情況。商務英語寫作只有在行文上堅決果斷，才能讓閱讀者感受到寫作者的意圖，以及所想表達的態度和情感，因此，在寫作時，應當避免像It seems that you have forgotten to這樣的句子出現。

（四）選用積極詞匯，突出積極因素

在進行商務英語寫作時，應遵循積極原則，多選用積極的詞匯，從而突出文章的積極因素。從心理學角度上講，積極因素更能激發閱讀者的興趣，進而使其獲得對文章內容的認同感。所以，商務英語寫作要避免使用消極色彩的表達方式。在選用詞匯的過程中，要盡量避免使用諸如disapprove、careless等等否定副詞和帶有否定意思的前后綴的派生詞匯，而應當使用If you have further questions，feel free to call me.這些能夠讓人感到積極色彩的詞匯，從而提高文章的閱讀效果。

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作者簡介：石朋朋（1997--），男，漢族，籍貫：山西省長治市，山西農業大學信息學院，經貿英語專業，在讀本科生。韓雨，華北理工大學藝術學院，河北省唐山市曹妃甸區，油畫專業，在讀本科生。

（作者單位：山西農業大學信息學院;華北理工大學藝術學院）