論“鯰魚效應”對檔案管理的啟示

摘 要：管理學是一門研究管理活動相關規律的學科，在理論與實踐中發展至今已形成一系列較為成熟的原理及理論，廣泛應用于實際生產與管理活動。檔案管理學屬于管理學的分支，因此管理學原理在檔案管理活動中具有一定指導意義，“鯰魚效應”是其中之一，可應用于檔案管理以提高檔案工作效率與組織活力。本文結合檔案管理現狀談“鯰魚效應”原理對檔案管理工作變革與人員激勵等方面的啟示。

關鍵詞：“鯰魚效應”;檔案管理;啟示

管理是一種具有目的性的實施活動，管理主體是人，而管理的對象就是與其目的相關的人、事、物。檔案管理是人以檔案為對象的管理活動。隨著檔案事業逐漸發展，檔案工作也日益科學化與專業化，管理學理論在檔案管理工作中的應用日漸成熟。對于當前檔案管理工作存在的問題，從管理學原理“鯰魚效應”中似乎可以尋求解決之道。

一、何為“鯰魚效應”

許多耳熟能詳的小故事對 “鯰魚效應”原理的由來進行了詮釋，例如，鯰魚是一種以魚為主要食物、生性好動的魚類;而沙丁魚生性喜歡安靜，追求平穩。挪威人喜歡吃沙丁魚，但沙丁魚在運輸過程中由于缺氧不易存活，而市場上鮮活的魚價格要比死魚高出許多，為了能賣好價錢，一位漁民將鯰魚放入沙丁魚魚槽，鯰魚進入魚槽后，由于環境陌生，便四處游動;而沙丁魚見了鯰魚也十分緊張，四處躲避、加速游動，存活率大大提高。這樣沙丁魚運輸過程中的缺氧問題就迎刃而解了。鯰魚在攪動沙丁魚生存環境的同時，也激活了沙丁魚的求生能力。因此，在管理學中，“鯰魚效應”即解讀為采取一種手段或措施，刺激一些組織活躍起來投入到市場中積極參與競爭，從而激活市場中的同行業組織。

二、檔案管理現狀

隨著生產力的不斷發展、人們檔案意識的不斷提高，檔案事業得到了顯著發展。但檔案組織機構、檔案管理工作、檔案管理人員依舊存在不足之處。

1.檔案組織機構現狀。《中華人民共和國檔案法》對檔案組織機構的定位：“中央和地方級各類檔案館是集中保存管理檔案的文化事業機構”;檔案機構的基本任務是：“維護國家歷史真實面貌的前提下，集中統一管理黨和國家的檔案及有關資料，維護檔案的完整與安全，積極提供利用，為社會主義建設服務”。檔案機構以保存檔案為主要職責，以開發利用檔案為重要目標。檔案機構在社會大眾印象中地位可能遠不及圖書館或博物館。原因有二，其一檔案機構服務性并未完全發揮，開放程度遠遠不及大眾的心理欲求，服務也未完全觸及大眾日常。其二檔案機構不直接創造經濟利潤，在市場經濟追逐最直接經濟效益的浪潮下，非常容易為大眾所忽視。因此，檔案機構的社會地位較為尷尬。

2.檔案管理工作現狀。（1）檔案開放制度不夠健全。盡管國家大力宣揚檔案的開放利用，但現實與理想的差距還是存在的。1980年中央提出“開放歷史檔案”方針;20世紀90 年代開始推行的政務公開制度實行信息公開。我國檔案開放的發端比信息公開探索早了十多年，但是由于歷史原因和文化傳統的差異，與發展態勢十分迅速的信息公開相比，檔案開放實踐仍處處受制。由于檔案信息的保密性特點，在開放過程中，相應的安全保障制度是檔案開放的必要保障，而檔案開放法規制度略顯陳舊亟待更新與完善，使得檔案管理活動難以“施展拳腳”。（2）檔案工作氛圍缺乏活力。由于檔案工作的“幕后”性，其工作氛圍常常顯露冷冷清清的“死水”狀態。由于檔案信息量的幾何倍數增長態勢，工作量也逐年遞增，且相對來說工作內容較為單一。組織機構封閉、工作模式僵化、主動服務意識的欠缺等現象依舊大量存在，嚴重阻礙了檔案事業的發展。因此，檔案管理急需放入“鯰魚”來改善檔案工作的環境與社會印象，刺激檔案事業的發展。

3.檔案管理人員現狀。（1）檔案管理人員素質參差不齊。檔案人員的素質問題在很大程度上決定了檔案管理工作的開展，大多數檔案管理人員并非專業出身，很多都是轉崗過來的，缺乏系統的檔案專業知識。有些檔案管理人員甚至對檔案的管理內容和要求都不甚熟悉，計算機技術和外語知識更是匱乏，管理水平不高，無法運用現代化設備提供服務，更談不上對檔案信息的深層次研究和開發。經統計，“受過正規檔案專業教育（大專以上）的人員僅占總人數的17.87%，具有中高級專業技術職務的人員占已評定人員總數的12.61%，而在圖書館專業，這一比例為31.1%”。盡管近幾年檔案管理人員專業素質明顯改善，但社會生產力的發展對檔案管理人員素質提出了更高的要求。（2）檔案管理人員社會刻板印象——女性化趨勢。社會上對于檔案管理工作存在既定印象和認知，例如穩定但發展前景有限，細致卻單一無趣，因此較多的女性工作者意愿從事檔案工作，而且社會上潛移默化地也認同這樣的現象與觀點，久而久之形成了社會對檔案工作與檔案人員的刻板印象。“根據國家檔案局1996～2004 年統計資料，全國檔案人員中女性占有 65%（平均數）左右的比例，且這個數據一直保持穩定狀態”。社會公眾對檔案管理人員的刻板印象在一定程度上反映了社會公眾對該行業的評價，而對于某個職業的“性別”偏向認知不是一個行業發展的有利表現。（3）檔案管理人員的職業倦怠嚴重。職業倦怠即人們在職業發展過程中，因為自身原因以及工作環境中的特殊因素，造成工作熱情喪失和工作績效下降，繼而出現的各種生理、心理兩方面的不適應和疲勞癥狀。與一般職業相比，政府和公共事業領域職業倦怠比例較高。然而，在公共事業中，檔案工作作為一項服務工作，且重復性高，對外開放程度相對受限，因此，比其他公共事業更易表現出職業倦怠。而檔案工作長期以來得不到相應關注和重視，“更嚴重挫傷了檔案人員的積極性和主動性”。

三、關于放入“鯰魚”于檔案管理中的設想

如果檔案機構僅僅滿足于“保管員”的身份，那么其社會關注與社會地位只會裹足不前。俗話說，有壓力才有動力。但我更愿意將這條“鯰魚”看作是一種革新、一種激勵：一種對于檔案工作的革新;一種對于檔案人員的激勵。

1.對于檔案管理工作的革新。（1）提升控制手段的有效性。從完善體制、制度、標準層面上去提升員工的工作效率。科學的檔案管理制度、檔案人員評價體系及檔案實操標準是檔案事業可持續健康發展的有力保障。盡可能大的實現檔案的工具價值，對檔案進行控制。制度層面是引導整個事業發展走向的根本，完善制度也是變革檔案工作的根本性工作。牽一發而動全身，完善檔案體制建設是潛在而根本的“鯰魚”，乃治本之舉。（2）擴大檔案文化效益的社會認同。完善檔案開放制度與安全保障制度。最大限度地將密級允許范圍內的檔案信息向社會公眾開放。當前公眾對于信息需求的快捷與精準提出了更高要求，對計算機和網絡技術也更為依賴。因此，建立檔案信息網站，利用互聯網對公眾進行開放是一個非常有效的方式。同時，由于檔案的政治性、保密性特點，還應提升檔案安全保護的技術手段。檔案服務質量的提高、檔案價值的開發和利用必定改善檔案工作的大眾心理形象和地位。（3）嘗試經濟效益的開發。社會活動對信息的需求與日俱增，檔案信息資源作為社會活動的原始記錄，其真實性更有保障。我們提出檔案信息資源這樣一個概念，本身就已經承認了檔案信息直接或間接的經濟價值。例如，開發文化產品。更有甚者，我們可以利用“互聯網+”時代的紅利，將全國對外開放的檔案信息進行篩選、加工、整合，利用微信公眾號平臺、開發app等形式拓寬檔案信息獲取渠道，增加檔案信息經濟效益實現途徑。嘗試經濟效益的開發不代表改變檔案管理的服務性本質，而是說，檔案管理可以在做好服務性工作的同時，做到一定程度上的“經濟獨立”。例如在政府經費或企業投入支出外，要求檔案組織機構自行解決10%—20%的創收，用以解決員工的福利問題。這樣將人員收入與工作績效更緊密的聯系起來，一方面減輕了政府或者企業負擔;另一方面這樣的創收壓力最為實際地提高了檔案人員的工作積極性，也使得檔案管理工作更為靈活，更適應當前的社會競爭。

2.對于檔案管理人員的激勵。（1）內部激勵。內部激勵指在排除外部因素條件下，對現有人員的激勵。可分為物質激勵與精神激勵兩個部分：物質激勵即改善福利待遇。這里的改善不代表收入待遇的無條件提高，而是優化檔案部門組織人員的績效考核制度，明確量化指標。在此基礎上，一定限度地提高檔案工作及檔案人員相關的經費投入;其次，精神激勵有多種方式，例如：增加競爭機制、開展業余活動。很多企業的業務部門都會組織野外拓展活動，那么如檔案部門以服務性為主的部門，也可以舉辦這樣的活動。例如保利集團舉辦的大型檔案知識競賽活動，集團領導非常重視，檔案部門的工作人員參與熱情也很高。這樣的活動也是一種變相的業務培訓，不僅能增長理論知識，也可以帶動整個檔案工作的活力。（2）外部激勵。引進“鯰魚型”人才。針對當前檔案人員素質參差不齊的現象，我們應重視和完善檔案人員招聘制度。當前檔案學教育的專業化和高等化不斷提升，使得我國檔案事業的人才隊伍正逐漸的經歷著更新換代及優化升級的過程。改變公眾對檔案工作的刻板印象，擺脫檔案人員的性別束縛，提高引進人才的理論與實踐水平要求，重視技術與管理人才的培養。另外，增加檔案部門對于特殊人才的引進。對于人員的引進不僅要有專業知識的要求，更應該朝著多元化的方向發展，不同專業的人員各司其職。例如可以引進“業務員”這樣一種具備交際能力和業務能力的人才。

非洲草原上，跑得最慢的鹿力求跑得比最快的獅子快，而跑得最慢的獅子力求比跑得最慢的鹿快;否則他們將被吃掉或者餓死。盡管這些設想比較“象牙塔”，但“鯰魚效應”對檔案管理來說，在信息高速發展的社會，檔案管理工作也應該參與到這樣的發展節奏中去。作為檔案工作者，我們需要勇敢的尋求出口，努力奔跑起來。

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作者簡介：謝愷璇（1992-），女，漢族，湖北人，現任單位：華南師范大學檔案館，碩士研究生，助理館員，研究方向：檔案事業現代化。