電子檔案在高職院校檔案管理中的應用分析

黃發(fā)亮

◆摘 要：如今我國教育體制的改革事業(yè)正在不斷深入開展，高職院校又開始重新被人們所重視，這一點尤其是在其辦學質(zhì)量以及檔案管理上的信息化程度提升表現(xiàn)的尤為明顯。在高職院校中的檔案管理中將電子檔案予以融入，可以在很大程度上提升檔案管理工作開展的效率以及質(zhì)量。也正是因為這一點，高職院校目前更加注重檔案管理工作中的電子化以及信息化，以便更好的與當前教育事業(yè)的發(fā)展緊密聯(lián)系。本文先從深度剖析高職院校中檔案管理工作中電子檔案相關(guān)的問題所在入手，并在文后提出具有實踐意義的問題解決措施。

◆關(guān)鍵詞：電子檔案；高職院校檔案管理；應用現(xiàn)狀；措施

1分析目前高職院校檔案管理工作中問題所在剖析

1.1缺乏必要的檔案管理管理意識

站在整體的高職院校檔案管理工作上來看，仍然存在著檔案管理意識缺失現(xiàn)象。再加上自身的建設(shè)資金存在不足的情況，為了更好的提升辦學質(zhì)量，就相應的減少在電子檔案建設(shè)方面的資金投入，使得檔案管理中的信息化程度并沒有做到緊跟時代發(fā)展的要求。當前的檔案管理工作依然延續(xù)之前的傳統(tǒng)管理方式，工作流程仍然比較復雜并且繁瑣，對于其他方面的管理也有著相應的制約。

1.2相關(guān)設(shè)施技術(shù)含量達不到應有的標準

檔案管理方面的資金投入不足，導致的后果就是與此工作相對的設(shè)施始終得不到更新，并且很少在檔案管理中使用電子設(shè)備，這一點十分不利于電子檔案在檔案管理中的應用，并且在同一時間使得檔案管理自身的信息以及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展遇到了障礙。此外，在實際的工作過程中與此相關(guān)的工作人員并沒有在意識層面上樹立起應有的電子檔案管理意識，換句話來說，就是對于使用電子檔案管理在學校的未來發(fā)展以及檔案管理中發(fā)揮的實際作用也沒有形成應有的認識，人員角度上對電子檔案管理的信息化進步產(chǎn)生了進一步的制約。

1.3相關(guān)專業(yè)人才的缺失以及綜合素質(zhì)低下

目前信息化時代的到來，教育領(lǐng)域和信息技術(shù)的深入結(jié)合，也就對當前與檔案管理相關(guān)的工作人員自身的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能提出了全新的要求，在計算機的操作、檔案管理方面的專業(yè)技術(shù)都需要完全時代發(fā)展的要求，在電子檔案管理以及計算機技術(shù)兩方面兼而有之的人才，才可以十分明顯的提升高職院校檔案管理的水平。但目前高職院校中恰恰就是缺乏這方面的綜合專業(yè)性人才，也就對高職院校中電子檔案管理信息化水平的提升有著最為明顯的制約。

2高職院校檔案管理問題處理的實際措施

2.1理念層面樹立必要的檔案管理信息化意識

高職院校想要真正意義上提升自身的電子檔案管理的信息化水平，學校的領(lǐng)導層面以及教師需要在意識層面轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理意識，意識到電子檔案管理信息化對于檔案管理以及學校健康長遠發(fā)展的重要意義，需要在校內(nèi)積極宣傳檔案管理方面的信息以及網(wǎng)絡(luò)化對于學校發(fā)展的長遠以及重大意義，保障自身始終保持與時代發(fā)展的緊密聯(lián)系。除此之外，校方在選擇相關(guān)人員負責檔案管理工作的時候，需要在正式工作之前，對相關(guān)工作人員宣傳電子檔案在檔案管理中的實際作用以及電子檔案管理在對于學校自身發(fā)展的重大意義，使其真正可以認識到這項工作重要性，進而改變原有的傳統(tǒng)檔案管理意識。

2.2加大資金投入力度，提升相關(guān)設(shè)施技術(shù)含量

電子管理檔案工作的高效、高質(zhì)量開展也是需要相對應的設(shè)施作為其輔助。高職院校需要加大在電子檔案管理方面的資金投入，借以更新相應的電子檔案管理設(shè)備，并對相關(guān)人員進行設(shè)備的使用培訓，增加在檔案管理中能夠的設(shè)備使用率，進一步提升高職院校檔案管理方面的信息以及網(wǎng)絡(luò)化程度。

2.3注重相關(guān)人才專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)以及提升

工作人員作為直接接觸電子檔案管理的人員，自身的專業(yè)技能以及綜合素養(yǎng)水平直接決定著工作的質(zhì)量以及影響。工作人員自身的素質(zhì)以及技能的提升，可以明顯的提升檔案管理工作的信息化水平以及工作質(zhì)量，同樣就對學校的長遠發(fā)展發(fā)揮了積極的作用。校方可以通過提升薪資水平以及工作環(huán)境的方式，從外界吸收具備專業(yè)素養(yǎng)以及技能的檔案管理人才，并通過其自身在工作中的輻射作用提升其他人員的專業(yè)技能水平。除此之外，還可通過校方定期組織學習以及考核的形式，讓檔案管理人員始終接收到最新的專業(yè)知識體系，保障檔案管理工作的信息化水平不斷提升。

3總結(jié)

我國當前對于教育事業(yè)的整體改革正在不斷深入，使得高職院校自身也重新得到相應的重視，在檔案管理方面的信息化以及教育質(zhì)量的不斷提升上體現(xiàn)的淋漓盡致，電子檔案自身和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，更易保存，也可通過信息化網(wǎng)絡(luò)做到及時的傳輸，使得檔案管理工作的效率得到了很大的提升，這也是高職院校大力發(fā)展電子檔案的原因。本文先從深度剖析高職院校中檔案管理工作中電子檔案相關(guān)的問題所在入手，并在文后提出具有實踐意義的問題解決措施。以期可以高職院校提升對檔案管理工作信息化的重視程度的基礎(chǔ)上將電子檔案應用到檔案管理中，并通過這種方式讓自身的檔案管理工作質(zhì)量得到提升有所幫助。

參考文獻

[1]豆亞玲.電子檔案在高職院校檔案管理中的應用分析[J].現(xiàn)代交際，2019（08）：190-191.

[2]吳發(fā)娟.電子檔案管理在高職學校檔案管理中的應用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（17）：121.