淺論醫院干部人事檔案的收集管理與利用

張冰新

摘要：干部是醫院經營管理工作的核心，相當于人體的骨架，起著支撐醫院運營的功能，干部檔案在干部工作過程中發揮著越來越重要的作用[1].干部人事檔案是干部的“識別卡”，包含著對干部的經歷、思想、品性等方面的評價，是全面了解和準確任免干部的重要依據，國家人事管理體制改革的深化和醫療衛生體系改革的不斷推進，要求醫院對干部人事檔案管理投以足夠的重視，做到任人唯賢，職才相應.文章就醫院干部人事檔案的保管和利用進行了討論，提出了一些問題以及相應的解決辦法.

關鍵詞：檔案保管;檔案收集;人事管理;存在問題;改進措施

中圖分類號：G275? 文獻標識碼：A? 文章編號：1673-260X（2019）07-0128-03

干部人事檔案是有關部門記載的關于干部經歷、業務能力、政治思想、品德作風、工作表現及實際成績等各方面內容的歷史的、全面的、詳細的個人資料[2].干部人事檔案管理工作的規范化、標準化是醫院組織架構和人員任免科學化、合理化的保證，加強對干部人事檔案的保管和利用制度，對于醫療改革不斷深化背景下的醫院而言有不同尋常的意義.

1 檔案保管與利用的重要性

干部人事檔案管理的主要目的一定程度上就是為了開發檔案信息源，提供干部人事檔案[3]，為高效組織醫院的干部人事任免工作及醫院正常醫療工作服務，這是醫院的干部人事檔案收集、整理、保管和利用的主要目的.首先，對干部人事檔案實行規范化管理是醫院人事任免的主要要求之一，也是正確任免干部人才的依據之一.其次，有序的檔案管理便于開展保密工作和檔案的調閱和歸檔方便對檔案的調閱和管理.最后，有序的檔案管理還有利于對干部人事檔案進行統計，統計干部人事檔案信息也是對干部人才進行管理所必需做的事情，通過統計分析才能知道組織內部存在什么樣的人才，從而通過詳細的研究分析將其置于合適的崗位上.

我國的醫療水平相比于其他國家存在一定的差距，在醫學人才的數量和質量上，也暫時沒有達到世界發達國家的平均標準，人均醫療資源十分有限.標準化干部人事檔案的管理能夠更好地發掘和利用醫院干部資源，推動醫院管理工作的開展，使有限的人才資源能夠發揮出最大的效用，減少由于干部人事檔案管理存在缺陷帶來的人才浪費.

同時，我國的互聯網普及率已經達到了很高的水平，網絡信號幾乎能夠到達所有區域，互聯網技術的應用技術也已經相當成熟，并且還在不斷向著更深入的“互聯網+”發展和改善.互聯網在為生產生活帶來便利的同時，也不可避免地出現了一些以前沒有的問題.在醫院干部人事檔案管理中，有的干部檔案涉及比隱私還要重要的機密，如果不能僅僅使用一般的電子檔案形式進行保管，不僅容易造成干部個人隱私暴露，也會令重要機密發生泄露，給國家和社會造成重大財產損失，所以，在干部恩施檔案管理工作中，首先要應用互聯網，重點則是利用好互聯網.

2 干部人事檔案保管和利用存在的問題

2.1 檔案管理不受重視

不管是醫院領導還是基層的檔案管理人員，對干部人事的檔案保管和利用工作都沒有給予足夠的重視.從醫院領導的層面上，對干部人事檔案管理工作持著可有可無的態度，甚至有些領導為了裁減支出，將檔案管理人員的員額進行壓縮，此外，對檔案管理人員沒有相應的培訓教育支持.這種主觀認識的產生主要是基于干部人事檔案管理產生作用效果的時間線過長引起的，在經濟發展和生產生活節奏都追求極速的社會氛圍中，對于不能立刻帶來利益的事物很少有人投以關注，醫院的各層領導首要目標就是實現醫院的盈利，同時給社會公眾提供更優質的醫療服務，對于干部人事檔案管理這種潛在的影響因素沒有很好地預見.

在基層檔案管理人員的層面上，首先體現為專業技能水平較低，檔案管理方法落后，導致檔案管理部門整體運行效率低下，阻礙了其他部門對干部人事檔案的調用，進而影響醫院整體上的工作效率.基層管理人員對干部人事檔案管理工作不上心主要有兩個方面的原因，第一是上級領導的不重視，直接引起了他們對這一工作的不重視，上級領導是一個團體的掌舵人，把握著團隊發展方向，其思想和意見對下級成員的思想和認識產生直接影響.第二方面則是干部人事檔案管理工作難以深入，做不出明顯的成果，缺乏及時反饋，使得多數醫院的干部人事檔案管理停留在了表層的簡單整理內容上，這種表面工作單調乏味，難以使檔案管理人員始終保持工作熱情，但是工作人員有沒有能力對檔案關鍵信息的進行挖掘.

2.2 檔案內容失真

干部人事檔案主要是對干部人事相關信息和工作表現形成的記錄，為事業單位進行干部選拔提供參考依據[4].當前，我國人口的社會流動性大，尤其是高素質高學歷的人才的流轉尤為活躍.伴隨而來的就是檔案管理上的混亂，發生了很多篡改、刪減或者虛報檔案材料的現象，使得某些檔案材料的內容與干部本人的實際情況存在很大的出入，勢必導致用人失誤.

干部人事檔案內容失真除了由于干部本身的道德問題造成以外，檔案管理人員也應當承擔一部分失職的責任，檔案管理混亂的直接原因中就有檔案管理人員失職的因素存在，他們對檔案管理的忽視給了干部篡改履歷的機會，其次是他們沒有對檔案所有人的新履歷進行必要的審查就直接錄入干部人事檔案記錄中，造成不真實的檔案信息源影響到檔案的客觀性.

2.3 檔案管理缺乏規范

由于沒有得到相應的重視，醫院的人事檔案管理人員通常是實習的高校學生或者通過社會招聘的兼職人員，不能同時具備醫療基礎知識和檔案管理知識，有的甚至兩種知識都不具備.再加上缺乏先進的檔案管理規范，這些業余的工作人員不可能實現檔案的規范化管理.而且這些類型的人事檔案管理人員具有很大的流動性，進一步惡化了檔案管理的混亂以及人事檔案信息的失真，缺乏責任心和相應的管理技能，沒有專門的檔案管理人員，則阻礙原本已有檔案管理規范的推行.

具體而言，檔案管理缺乏規范性首先體現在檔案制作材料的采用上，檔案的案卷皮以及檔案盒要求使用無酸紙，紙張必須符合一定規格，但是目前檔案的制作管理人員并沒有嚴格按照要求制作.其次是干部人事檔案的案卷質量不足，在檔案材料中，包含的內容多為個人的經歷、政治面貌以及相關的社會關系的流轉，僅能對干部個人的思想和閱歷有粗淺的了解，不足以作為支撐干部人事任免和考評的依據，最后是醫院干部人事管理游離于業務部門之外，導致干部人事檔案的管理工作缺乏必要的監督，加劇了檔案的失真和管理混亂.

2.4 數字化程度低，電子檔案安全系數小

當前干部人事檔案管理工作的效率的低下，有相當一部分原因在于檔案管理的數字化程度太低，計算機網絡技術發達的今天，還在采用傳統的紙質載體的檔案管理工作，不僅需要耗費大量人力物力，而且調閱和歸檔問題也會因此變得復雜，降低工作效率，同時檔案的毀損滅失風險也因此大大增加，但是在干部人事檔案管理工作中，如果已經編纂出電子檔案，卻未能好好保管，同樣難以確保干部人事檔案的保管和利用的安全性.

互聯網技術與其他工作相結合，已經是當前的技術發展的潮流，也是提升經營管理效率的重要手段，干部的人事檔案管理是一項有規律的工作，完全可以由計算機完成其中的大部分內容.而人事檔案管理系統的應用，在初期成本的投入上相比于傳統人工管理要大，阻卻了目光不夠長遠的領導層的選擇，檔案管理工作人員的計算機使用技能不足以及對于計算機系統的不信任則使得有戰略遠見的領導層也無法將檔案管理工作信息化.

3 干部人事檔案保管和改進的四項措施

3.1 提高對檔案管理工作的重視

從領導到檔案管理工作人員對檔案管理工作的不重視，是當前檔案管理工作在人的方面面臨的重大問題，屬于主觀因素，需要由相關人員在主觀態度上做出改變，從領導層面上醫院高層領導應高度重視檔案管理，要從醫院長久發展的戰略高度出發，認識到其在人力資源管理中的重要地位[5]，各級領導應當做好三點措施，首先是要有明確的管理計劃，要及時傳達并要求學習各項文件，明確其精神，制定和并保證認真實施年度計劃，其次，以一點帶動全面的方式，用少數高素質管理人才帶動整體檔案管理人員的工作能力的提升.最后，還要求改善檔案保管條件，尤其是對于紙質檔案的保管，要求更為嚴格.

干部人事檔案管理是培養和選拔干部隊伍的重要依據，關系到醫院人事任免，除了上述三項措施以外，各級領導還應當為人事檔案管理預留足夠的經費，根據編纂的人事檔案管理部門年度預算表，為人事檔案管理部門提供合適的預算，以此作為醫院人事檔案管理部門內部員工獎懲制度、員工培訓與學習以及員工定期團建活動的經費.干部人事檔案管理人員提升對檔案管理工作的重視，應當主動要求學習干部人事檔案管理技巧，對干部人事檔案的內容進行深入探索，發現干部人才的各種優勢和長處，根據不同干部的不同性格，研究其適合的不同崗位，為上級領導的人員任免提供參考意見.

3.2 檔案內容精確化

檔案內容失真不利于干部的人事管理和調度，所以，應當對干部的人事檔案進行全面的排查和整理，發現其中的錯誤部分應當及時按照有關規定進行校正.減少由于檔案內容虛假導致的人事調動上的錯誤，保證有才能的人能夠得到相應的職位去發揮其才能，避免尸位素餐者的長期霸占職位而無所作為，也是對干部誠實信用品性的校驗.

對干部人事檔案的全面審查應當從事實出發，通過各種方法對干部的關鍵履歷進行驗證，保留其中的真實部分，對于過分夸張或者虛報的不實部分應當予以刪除，該項工作應當得到上級領導的認可和支持，選擇公正、有責任心、邏輯縝密的檔案管理人員進行.同時這也是對干部的隊伍的一種政治審核，對于品行不端的干部，應當及時清理，撤銷其干部人事檔案，不能讓這些實際能力不足的人成為醫院的管理者，以免造成人事任免錯誤引起的醫院經營管理損失.

3.3 嚴格干部人事檔案的管理制度，提高檔案管理人員的執行力

干部人事檔案管理工作混亂的原因首先是缺乏相應的管理制度，檔案管理人員的執行力低下，所以，對醫院的干部人事檔案的有效性管理，應當首先從創制優良的規章制度，提升檔案管理人員的執行力為首位.提升檔案管理人員的執行力，需要對他們進行相應的專業技能培訓，提高他們的專業技巧，從而使檔案的管理工作能夠順利進行.

優良的規章制度應當明確干部人事檔案管理的每一個崗位的職責，以及履行職責需要注意的問題，不履行職責的后果等內容，要求以書面形式使干部人事檔案管理人員的權、責、利之間實現統一，做到有權必有責，負責才有利.各個崗位管理職責經過規章的明確后，干部人事檔案管理工作人員應當嚴格依據規章該制度執行工作，不瀆職，不越權，及時完成交付的本職范圍內的工作.在做好各自的分內之事后，應當協助進度較為落后的同事的工作，養成相互幫助的習慣，提高部門整體的執行水平以及管理人員得單人執行能力.檔案管理人員不能因此而養成拖沓指望同時幫助完成工作的習慣，為避免這一情況的發生，績效制度的引入就變得十分有必要，協助他人完成工作的檔案管理人員，應當獲得相應的合理報酬，以此鼓勵其始終又快又好地完成本單位的工作，提高其積極性.

3.4 建立數字檔案管理系統

為了提高醫院的工作效率，合理安排各個工作崗位，經常需要調動干部人事檔案進行研究分析，紙質檔案不宜經常調閱，否則容易發生破損，造成不必要的維護費用，再加上當前網絡技術與計算機技術發達，智能云計算與大數據分析技術也開始迅速升溫，建立數字檔案不僅有利于提高對干部人事檔案的分析，也能加強對干部人事檔案的管理，提升檔案的管理工作效率.

在數字檔案管理系統中，應當分為不同的管理權限以及管理代碼，對應不同的檔案管理人員，并且還用當有追蹤功能，監控檔案管理人員對于檔案的修改，防止擔綱管理人員濫用職權，收受他人財物而故意偽造干部人事檔案，透明化干部人事檔案管理工作.數字檔案管理系統還應當有數據分析功能，即云計算技術在數字管理系統中應當有所應用，為人事部門任免干部推薦適宜任職的干部人才，提供相關的對比，方便人事任免，提高人事任免的科學性.

4 結束語

醫院的干部人事管理不僅關系到醫院本身的發展和延續，也關系到患者的生命健康安全，干部人事檔案管理工作則關系到醫院在干部任免上是否準確，所以在一定程度上，干部人事檔案管理工作是醫院自身的基礎之一，必須給予足夠的重視，建立和完善干部人事檔案管理制度，規范化檔案管理工作，減少干部人事檔案中的虛假內容，著重挖掘出干部人才的適用面，保障檔案管理工作高效進行，使醫院的干部人事任免工作科學化、合理化、高效化.

參考文獻：

〔1〕劉謙謙，倪麗娟.干部檔案內容失真問題的思考[J].蘭臺世界，2016（2）.

〔2〕趙淑紅.干部人事檔案材料整理工作研究[J].蘭臺世界，2014（s1）：143-144.

〔3〕趙金卓，朱俊.淺談醫院干部人事檔案整理的重要性[J].基礎醫學教育，2004，6（2）：208-209.

〔4〕方文蓉.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2018（04）：16-17.

〔5〕張斌.試論醫院人力資源管理中的檔案管理[J].經濟師，2016（2）：262-262.