淺談檔案管理中的突出問題與對策

牛梅

摘 ?要：檔案信息化是社會經濟快速發展的必然要求，信息技術的日新月異，給我國的檔案事業帶來了空前的發展機遇與挑戰，面對這種形勢，如何管理好企事業檔案以實現向檔案現代化管理方式的轉變，成為檔案信息化建設中的一個重要問題。

關鍵詞：檔案管理;信息化;建設

人類自從進入了信息時代，對信息的需求從來都沒有停止過。檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄，它作為社會記憶的存儲工具，對于一個國家、民族的文化發展具有重大影響和意義。檔案管理工作要想緊跟時代發展的步伐，就必須充分利用信息化管理的新技術，實現對檔案管理的信息化。機關事業單位的檔案管理工作從一定意義上說是為了機關事業單位的其他工作而服務的，是一項專業的工作，因為，機關事業單位的正常運作離不開檔案管理工作。但是，隨著時間的推移，機關事業單位在檔案管理工作上存在的問題就慢慢暴露了出來。這些問題的出現，在很大程度上影響了機關事業單位檔案管理工作的效率，已經成為了當前機關事業單位急需解決的問題。當前，實現各領域中檔案管理的信息化是各行各業所共同面對的新課題。

一、檔案管理結構現狀

隨著社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化。而隨著現代化建設以及城市化進程的大幅加快，檔案的需求及利用也就越來越多，要求也越來越高，齊全的檔案管理系統，已經成為衡量檔案應用單位信息化程度的一大標志。很多企事業單位逐漸開始重視這個問題，將先進科學技術運用到檔案管理的工作中，不斷加快檔案管理的信息化建設，努力實現歷史檔案同未來檔案科學有機的鏈接。

二、檔案管理中存在的問題

1.檔案管理工作的硬件設施不夠完善

由于領導層的重視程度不夠，勢必會帶來檔案管理方面的經費投入的欠缺，盡管有些單位一開始就建立了專門的檔案管理系統與存儲室，但在后來的工作中就忽視了這方面的更新與投入，致使原來的硬件設施遠遠跟不上后來的檔案的更新與保管工作所要達到的要求，即不重視與時俱進，造成某些單位檔案室保管條件比較差，多數單位還達不到檔案治理要求，與整潔、規范統一的要求還有一定的差距;少數單位綜合檔案室變成了雜物室，設施設備老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂;個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，治理體制不到位，使部分檔案受到損害。

2.管理人員知識結構老化

檔案管理是一項專業性很強的工作，需要隨著知識的更新換代，而不斷地進行檔案管理模式的優化。同時，隨著信息網絡化的進程，檔案管理逐漸在向網絡化邁進，這就要求檔案管理人員的知識結構能隨著社會的發展，而不斷進行知識結構的調整，可以不斷地吸收專業管理知識、科技信息知識，還要充分認識到檔案管理工作的重要性。隨著科學技術的發展，計算機信息的傳播也日益擴大，所設計的檔案管理系統也得到了普遍采用，但有些檔案管理人員由于不懂得如何運用，導致檔案管理的科學化程度不夠高，一些先進的系統還不能加以實施，不能在檔案管理中得到廣泛運用。

3.思想認識不足，忽視檔案管理工作

檔案管理工作是一項極其重要的工作，需要專業性很強的人員進行檔案的管理，同時在思想上也應該給該工作以足夠的重視。在我國的企事業單位，大部分部門認為檔案管理工作沒那么重要，造成檔案管理的松懈。還有的檔案管理人員本身就對檔案的管理重要性的認識不足，缺乏工作的責任感，致使他們的工作態度不夠細致，沒有奉獻的工作精神，也缺乏良好的職業道德，檔案管理是一項專業性很強的工作，需要隨著知識的更新換代，而不斷地進行思想認識的優化。

三、檔案管理的發展對策

我國檔案管理體制的不斷改革，以及企事業單位服務模式的進一步轉變，傳統的檔案管理模式已經越來越不能適應當今世界計算機網絡信息化的發展潮流。因此，實現新形勢下檔案管理模式的網絡化越來越受到各領域的關注。面對檔案信息化建設進程的不斷加速，必須創新管理手段，建設現代化的檔案管理與服務系統。

1.提高檔案管理意識

加強對管理人員的領導，讓他們深刻的了解檔案管理的重要性，檔案管理者每天工作的內容主要就是信息的采集，那么就要求檔案管理人員具有一定的信息采集能力，具有收集信息和管理信息的能力，也應努力提高檔案管理人員的管理能力，要充分發揮管理人員的創造性以及檔案管理人員的主觀能動性。只有了解檔案管理的具體內容，才能更好地去管理檔案，把檔案管理工作做好。

2.增強檔案管理人員綜合素質

隨著現代檔案管理技術的不斷提高，對我們檔案人員的要求也越來越高，現代化科技手段和先進操作管理技術迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，我們要重視人才培養，推進檔案信息自動化。檔案信息自動化不僅要求檔案治理人員要了解計算機、網絡知識，還要有相適應的熟練的計算機操作技能和精通的檔案業務知識，只有牢牢地掌握了這些，才能發揮計算機的管理優勢，減少手工操作，提高工作效率;另外，還要加強檔案管理人員的法律意識，努力地學習Ⅸ檔案法以及保密法及國家關于檔案治理等方面的法律知識和與商業有關的規章制度，做到知法、守法、維護檔案的歷史真實性。除此之外，對檔案人員的定期考察和繼續教育的管理制度，如，登記、統計、考核、評估、獎勵制度，都有助于提高相關人員對檔案管理工作的重視程度。

參考文獻：

[1]來斌.數字信息化在醫院人事檔案管理中應用分析[J].智庫時代，2019（17）：207-208.

[2]鄒荔.南寧市疾控機構干部人事檔案管理的突出問題及對策[J].知識經濟，2019（09）：36-38.

[3]周催影，胡成.新時期構建國家會計檔案信息平臺的思考[J].財會通訊，2018（28）：121-124.

[4]夏巍.淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].科技創新導報，2018，15（05）：218-220.

[5]畢麗紅.電子檔案在公園檔案管理中的價值探究[J].辦公室業務，2018（03）：96.

[6]安婷婷.互聯網+環境下企業電子檔案管理的突出問題及應對措施[J].辦公自動化，2018，23（02）：56-57.

[7]田建軍.干部人事檔案管理法制化的思考[J].黑龍江社會科學，2017（06）：175-178.

[8]周麗娟.事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].中外企業家，2017（17）：242.

[9]欒瑩.新形勢下做好黨校教學檔案管理工作的新思考[J].蘭臺世界，2016（23）：86-88.

[10]孫亞萍.淺析大數據時代高校檔案管理之價值提升[J].檔案與建設，2016（09）：85-86.