國際商務信函的文體特征

韓蓉

在國際貿易往來中，常通過商務信函進行書面形式的溝通交流。商務信函是指在日常商務運作中，為了傳遞信息、進行商務活動、彼此建立聯系或相互溝通而使用的信件。隨著經濟全球化的發展，商務信函在國際貿易中發揮著極其重要的作用。為了進一步開展業務，人們越來越多地使用信函（包括電子郵件）來促進彼此之間的交流。

國際商務信函的寫作必須規范，其所使用的語言為商務英語，這種語言與一般英語相比，具有不同的文體特征。商務信函的文體特征主要體現在句法層面和語篇層面，這些特征需要寫信人學習和掌握。

一、句子結構特點

商務信函的主要功能是準確地傳遞經濟信息，建立貿易關系，在一定時期內達到預期的效果。為了有效地進行經貿交流，國際商務信函中往往綜合使用各種句式，除簡單句之外，更常用的是并列句和復合句。

國際商務信函中的英語是正式的書面語，為了保證精確的句式和嚴密的邏輯性，常將若干連續短句組合成并列句或復合句。由兩個或兩個以上簡單句并列組成的句子稱為并列句。比如這個例子：“因意外造成的損失或損害可導致索賠，申請驗證必須立即通知下述公司代理人。”當描述一個帶有因果性的事件時，所用的各分句之間是相互關聯或互為條件的，這時通常用復合句來表達多層次的復雜邏輯關系，以充分體現其相互關聯的含義。復合句的結構雖然要復雜一些，但表達效果更加透徹全面。以下是一個復合句的例子：“若買方未將信用證在裝船日期前45天送達，?賣方有權取消本單銷售合同，且有權向買方索賠由此造成的損失。”

國際商務信函用語要求具備嚴謹、準確的風格，因此，并列句和復合句的使用很普遍，以取得更好的表達效果。

二、語篇結構特點

國際商務信函的寫作不僅要注意詞語和句子的使用，信函的整體語篇結構也是非常重要的。

1.外在格式

一份正式、完整的商務信函應由以下六個部分組成：（1）信頭，包括發件人的地址和寫信日期。可以齊頭寫，也可逐行縮進。注意這里有美式與英式的區別，美式寫法在每行末尾不加標點，而英式寫法需在地址的前幾行末尾加逗號，最后一行加句號。（2）信內地址，應包括收信人的姓名、公司名稱、街道地址、所在城市、州（省）、郵編和國別。這一部分在中文信件里通常是沒有的，因而在寫國際信函時容易被疏漏，需特別引起注意。（3）對收信人的稱呼，不可直呼其名，而應寫對方的姓。若信函是寫給對方單位，或收件人姓名不詳，可用“親愛的先生/女士”。（4）正文，這是商務信函中最重要的部分。為了提高交流溝通的效率，商務信函的正文通常遵循固定的文本格式，一般有三段：第一段往往是一兩句簡短而客氣的開頭;第二段詳述寫作此函的訴求，或者是對前面來函的答復;最后一段歸納上文或提出期望。

（5）收束套語，其第一個字母要大寫，結尾后面要加逗號。這一部分的位置比較靈活，可以左對齊或右對齊，也可居中。（6）落款，即寫信人的簽名，應先是親筆手簽，再加機打姓名，有時后面還要加上寫信人的職務或頭銜。

此外，若信函中附夾有票據、證單之類，應在落款項的下一行，左邊齊頭注上“隨函附寄（Encl.）”。

商務信函的版式是多樣的，可根據公司要求或個人喜好靈活選用。使用較為廣泛的有三：第一類是“頂格”式，即每行文字都頂著左邊距往右寫，段落之間需空行。第二類是“縮格”式，每段的第一行應從左邊距往右縮進4至5個字母。第三類是“半頂格”式，也稱作“帶縮進段落的頂格式”。此種版式將日期和編號固定在右邊，以便存檔和檢索;寫信人落款居中，信頭在左上方;正文中每段的第一行都要縮進。

2.?內在連貫

這里所說的是指信函正文里的各段落之間要用內在的邏輯連貫起來。我們知道，文本是由句子交織在一起構成的，但這些句子并不是簡單地堆砌在一起，必須通過內在的邏輯相互銜接起來。商務信函中的銜接主要有四種類型：?（1）第一種銜接被稱為參照，是指在文本中使用另外的內容作為參照，以避免對前文提到過的冗長信息進行不必要的重復，從而更加連貫和簡明。（2）第二種銜接方式是替代，指用同一類詞中的一項來替代另一項，可以是名詞、動詞短語或從句等。（3）第三種為省略。句子中若某個短語或意思在前一句若已出現過，那就將之省略，以凸顯新信息，使文本銜接更緊密。（4）第四種是詞匯銜接。比如要補充說明，我們可以用以下詞匯：而且、此外、還有;要表達事態的轉折，則用：但是，可是，不過;為了表達順序，有這樣一些詞：首先、然后、接下來、最后……綜合運用各種方式，可以使信函正文的內容具有內在的邏輯性，成為有機的整體。

商務信函是國際經貿活動中的重要交流方式。一份格式規范、語言得體、邏輯嚴謹的信函往往能給交易伙伴留下深刻的印象，同時也為己方的公司樹立起良好的企業形象。因此，研究國際商務信函的文體特征具有重要意義。我們必須了解商務信函的句子結構和語篇特點，遵循其寫作原則和方法，才能寫出規范正確的信函，從而能夠更方便、有效地進行溝通與交流，促成交易的達成。

參考文獻

丁望道等.英語寫作手冊[M].北京：外語教學與研究出版社，2009.

吳海紅.商務信函文體分析[J].英語廣場（學術研究），2012，（07）：76-77.