信息化時代檔案管理創新與發展

摘 要：隨著科技與網絡的發展，人們需要處理的信息數據越來越多，社會對人才的信息處理能力要求也越來越高。檔案是一個事業單位的發展歷史見證，是事業單位的精神財富，對事業單位日后的可持續發展有重要借鑒及指導意義。信息化時代對事業單位檔案的管理質量要求越來越高，為了做好事業單位檔案管理，使事業單位檔案管理符合信息化時代發展需求，文章在分析事業單位檔案管理信息化定義及信息化時代檔案管理創新必要性的基礎上探討信息化時代檔案管理的創新與發展，以為事業單位檔案有效管理提供參考。

關鍵詞：信息化時代;檔案管理;創新;發展

科技及網絡推動社會向信息化時代發展，在信息化時代，信息技術在人們生活和工作中的應用越來越廣泛，并為人們工作和生活帶來了很多便利。在信息化時代信息技術的廣泛應用也使事業單位的競爭日趨激勵，事業單位為了較好的發展，并在競爭中立足，需要加強單位的檔案創新管理，結合信息化時代需求，利用信息化手段，加強檔案發展管理，以促進事業單位可持續發展。

一、檔案信息化概述

1.含義。檔案信息化是通過信息化技術對檔案管理進行組織與規劃管理，目的是實現檔案管理的高效性。檔案信息化是建立在信息化技術之上的檔案管理，是檔案管理數字化的基礎。在信息化背景下，事業單位需要加強規章制度的建設，在實現檔案信息化管理的基礎上使檔案管理科學統一，在利用信息技術的優勢基礎上促進檔案管理全面發展。

2.內容。檔案管理信息化主要是通過基礎信息化設施的建設，實現檔案信息化管理的硬件及軟件支撐，以為檔案管理信息化奠定基礎。在信息化時代事業單位的檔案管理要做好資源建設，以提升檔案資源管理的有效性，將檔案資源與數字檔案進行結合，實現檔案共享。要加強事業單位人才隊伍建設，以為檔案信息化管理提供技術及人才支持。

二、信息化時代檔案管理創新與發展的必要性

1.適應信息化時代的社會需求。信息化時代，隨著信息技術的不斷發展與創新，人們的交流越來越緊密，需要處理的信息也越來越多，在信息化環境下社會對事業單位檔案管理的要求也越來越高。檔案是事業單位發展的見證，是事業單位的精神財富，在見證事業單位發展歷史的基礎上對事業單位的未來發展有重要指導作用。事業單位的檔案管理不僅關系到事業單位的發展，還關系到單位員工的利益。在信息化時代，單純依靠傳統的檔案管理方式難以滿足檔案信息的真實性與完整性，會阻礙事業單位的發展。需要對檔案管理進行創新，通過信息技術的應用，完善檔案信息化建設與管理，使檔案更好的服務于單位發展，并促進單位可持續發展。

2.促進事業單位不斷發展。在信息化時代，隨著信息技術的不斷升級，人們對信息技術的應用也在增強。檔案管理進行創新有利于對檔案信息的搜集與整理，滿足人們高價值、高時效的檔案需求，在此基礎上滿足社會發展需求。事業單位在信息化時代要不斷發展需要引進先進技術人才。事業單位人事檔案的管理創新可以幫助單位做好人事資源配置，實現人才最優分配，使人才在最適合自己的崗位上發揮最大效用。通過檔案管理的創新，將信息技術融入到檔案管理中，可幫助事業單位吸引優秀人才的加入，以提高單位的工作質量，提升單位在市場競爭中的優勢。

三、信息化時代檔案管理創新與發展對策

1.完善檔案管理相關法規。健全的法規制度是開展工作的基礎和保障，在信息化時代，隨著信息技術的廣泛應用，檔案在收集及管理過程中會遇到一系列的阻礙，檔案管理需要依托新的法規制度進行工作的開展。原有的檔案管理制度不能適應信息時代對檔案管理的高要求，需要結合信息化時代的發展需求及實際國情，根據事業單位檔案管理過程中存在的問題制定相關法規制度，以保證檔案管理有序開展，為信息化時代檔案管理創新提供方向指引。

2.創新檔案管理服務方式。在信息化時代進行檔案管理創新需要創新檔案管理服務方式。首先，加強事業單位之間的聯系，目的是實現單位之間檔案資源的共享，通過單位之間橫向及縱向的聯系，加強單位之間合作，改善檔案管理服務方式，提高檔案的利用效率。社會進入信息化時代后，信息資源大量增加，面對龐大的信息資源，單靠一個單位的檔案室進行檔案收集與管理是難以實現的。需要各事業單位進行橫向縱向聯合，以提高資源共享效果。其次，加強檔案資源電子化建設。在信息化時代，檔案資源可以借助信息技術整理成電子文件，并通過網絡和平臺進行收集、上傳、整理和管理，以實現檔案異地調閱和使用。對檔案進行電子化建設，有利于檔案的收集、整理、上傳、接收、查詢及利用，能提高檔案的價值。再次，構建檔案網絡服務平臺。傳統檔案管理過程中由于檔案的紙制性使資料搜索及查找極耗時間和人力，導致檔案管理工作效率低。在信息化時代，對檔案管理進行創新，可依托互聯網及信息技術建設檔案管理網絡平臺，使檔案在開放的網絡中實現有效利用。

3.做好檔案安全管理。信息技術在檔案管理中的應用給檔案管理帶來了便利，同時也給檔案的保密帶來一定挑戰。在信息化時代，檔案管理創新的同時要加強檔案的保密管理，在保證檔案正常使用的基礎上提高檔案的價值。將信息技術引入到檔案管理過程中，如果在管理過程中計算機被病毒感染、人為操作失誤或機器故障等都會影響檔案保密性。為此，事業單位要采用先進的軟件系統進行檔案管理，以保證單位檔案資料的安全性。檔案管理人員要不定時對計算機進行殺毒及檢測，避免病毒干擾檔案的正常管理與使用。檔案管理部門要加強檔案平臺及外部的網絡鏈接管理，以避免檔案丟失。事業單位要善于應用先進的網絡安全技術保護檔案資源，通過身份認證等技術提高檔案信息化系統的安全性。

4.轉變檔案管理人員理念。在信息化時代，檔案作為事業單位的精神及物質財富，對事業單位的發展有良好的促進作用。檔案管理人員要加強管理意識，創新管理理念，以提高檔案管理水平。在傳統檔案管理過程中，單位比較注重檔案的收藏，輕視檔案的管理。事業單位的檔案既有收藏價值，又有實用價值，首先，要強化檔案管理人員的創新意識，督促其提升檔案管理效率，在重視收藏的同時重視管理。其次，要引導檔案管理人員重視檔案管理工作，明確檔案的價值，認真負責的做好檔案管理，以提高檔案的使用效率。事業單位檔案管理工作人員要根據信息化時代對檔案管理的需求進行檔案創新管理，在現代化創新意識的指導下應用網絡進行創新管理嘗試，通過探索和努力實現檔案管理信息化，以為檔案的日后使用奠定基礎。

5.創新檔案管理制度。事業單位要依據信息時代的檔案管理需求及國家相關法規的指導進行管理創新制度的制定，以保證單位檔案管理工作順利開展。首先，事業單位要重視檔案管理工作，將檔案管理納入到部門日常工作中來，通過完善相關管理制度規范檔案管理行為。其次，要建立檔案管理監督機制，通過對檔案管理工作人員的監督保證檔案收集、整理過程中檔案的真實有效性。再次，建立檔案管理責任制度，將檔案管理各個環節的責任落實到個人，通過責任約束檔案管理工作人員的行為，提高檔案管理的質量。事業單位要加強單位內部各部門的聯動，通過建立統一檔案管理系統和管理制度，降低檔案跨部門收集、整理、使用及管理的難度，提高檔案管理效率。

6.加強檔案管理人才培養。信息化時代，社會對專業性技術型人才的需求越來越多，人才在事業單位檔案管理中也有舉足輕重的作用。要創新檔案管理，需要加強檔案管理人才的引進與培養，以提高信息化時代檔案管理效率及質量。首先，對現有檔案管理人員進行培養，加強思想教育，使其重視檔案管理工作，同時加強其檔案管理能力，通過計算機操作培養、檔案管理軟件培訓、檔案管理時代需求培養等培養專業檔案管理人才。其次，招聘有檔案管理經驗、技術能力強的管理人才，以壯大事業單位檔案管理人才隊伍，使檔案管理符合信息化時代需求。資源好的單位可以選派優秀檔案管理人才出國深造，將國外先進檔案管理理念融入到本單位的檔案工作中，以提高檔案管理價值。

在培養檔案管理人才的基礎上要強化檔案管理人員的與時俱進的理念，使其結合現代化服務方式在摒棄傳統管理理論及方式的基礎上結合計算機及網絡進行管理手段創新，改善傳統單一的檔案管理工作理念和流程，使檔案管理與現代化技術進行結合，以為檔案使用人員提供高效服務。

7.加大投入提高檔案管理科學性。信息化時代對檔案的管理要求越來越高，事業單位領導要重視檔案創新管理工作，督促檔案管理人員認真對待檔案管理的每個環節。同時要加大資金投入，為檔案管理配備先進的硬件設備及軟件設施，以提高檔案管理的科學合理性。事業單位要從宏觀角度和微觀角度進行雙重考慮，使檔案管理成為單位的一個整體性工作任務，通過轉變檔案管理理念，融入信息時代的新理念，拓寬檔案管理渠道，使檔案管理在無形中得到創新。檔案管理的創新要保證檔案管理的合理性，明確檔案管理的方向，跟隨時代發展需求，在國家相關政策法規指導下加強信息技術應用，使檔案管理在科學合理化的基礎上真正實現內容及管理方式的創新。

總之，信息化時代為事業單位檔案管理帶來了便利，也帶來了挑戰。事業單位要正確認識信息化時代對檔案管理的創新需求，在應用信息化技術優勢的基礎上規避信息技術給檔案管理帶來的弊端。事業單位要重視檔案管理的創新與發展，通過完善檔案管理制度，創新檔案管理服務方式，培養檔案管理人才，轉讓檔案管理人員理念，加大檔案管理的投入，以保證檔案管理的安全性、科學性及先進性，以促進檔案管理可持續發展，促進事業單位依托檔案管理健康發展。

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作者簡介：劉洋（1973-），女，漢族，吉林人，中級，本科，研究方向：檔案管理。