基于ERP系統環境的企業內部控制研究２

鄭自如

摘要：目前大部分企業面臨著信息缺乏有效集成的問題，信息孤島導致溝通代價太高。通過ERP系統可以實現銷售、生產、設計、財務等各環節信息的共享，達到提高生產能力的目的。控制活動的目的有利于公司實現既定的目標，而信息是完成各項任務不可缺少的重要組成部分，管理者要確保整個內控過程的信息暢通，各級員工均能接收到管理層傳達的重要信息，包括上下級之間及外部團體。

關鍵詞：ERP系統環境 內部控制 關系

中圖分類號：F275

文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298（2019）02（b）-147- 02

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ERP系統建設在企業中的重要作用

管理者經常會抱怨面臨著諸多方面的經營困擾：比如市場反應慢、成本難以控制、資金占用多、信息不能及時反饋及管理水平太低等。近年來，大多數企業采用了ERP系統，實現信息共享和優化整體業務，需要各部門的協同合作，統一使用數據操作規范，持續改進企業的整體業務水平，系統可以作為強有力的支持工具。

談到信息化，一般都會聯想到ERP系統，很多企業認為ERP就等同于企業信息化，從某種意義上看，ERP只是企業信息化的重要組成部分，是將企業內部各種資源整合在一起，對企業采購、成本、銷售、財務及人力資源等各方面進行的規劃，從而使資源達到的最佳組合，是目前全球范圍內使用最廣泛和有效的企業管理方法，已經通過計算機軟件得到了應用。ERP要處理大量的信息，要保證原始數據及時、準確輸入計算機系統，經過加工、處理產生對決策者有用的信息。

任何一個企業存在的目標都是通過有效利用企業各項資源，降低成本，從而實現利益的最大化。在實現目標的過程中，往往存在著嚴峻挑戰：如何有效控制成本、合理管理庫存數量、及時進行財務分析等，系統能夠為企業帶來經濟效益和社會效益。利用系統后，各部門間明顯改善協作水平，使人工效率大大提升，企業決策更加科學、合理有效。由于提高了管理效率，必然會降低各項成本費用。

更加完善企業的基本數據，大幅提高其準確性。例如，本企業使用ERP系統及CRM系統，包括輸入客戶姓名、地址、聯系電話等基本信息，為日常工作節約很多時間，使管理層可以科學決策，對市場應變的速度大為提高。

使員工擺脫復雜和繁瑣的手工整理數據，更專注于重要的領域，使企業管理減少隨意性，取得更好的經濟效益。ERP的主要宗旨就是充分調配和平衡各項資源，使企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

2 ERP系統與企業內部控制之間的關系

ERP系統雖然融合了現代最先進的管理理念，但在我國完全照搬國外的思路是行不通的，無論企業的條件多么優越，準備多么充分，仍然存在著諸多的風險。比如企業的決策管理層認識不到系統需要規劃或者是規劃不合理;硬件及軟件選擇不適合本企業要求;系統存在著非法入侵的隱患，忽視安全問題等。保證系統成功實施的重要環節是如何有效控制和管理風險，企業可以采取以下措施。

2.1 做好戰略規劃，ERP是企業長期規劃的重要保證

作為IT系統的組成部分，應根據IT系統規劃，明確系統實施的范圍及內容。ERP是管理系統，牽動整個企業的全局，實施過程中一定要有企業決策者授權和參與，管理者扮演著重要角色。只有大力支持和要求各部門全力配合，才能設計出符合企業實際需要的系統。

2.2 業務流程控制，避免企業遭受人為損失

在設計業務環節時，兼顧效率和控制，業務流程冗余或控制環節過多，必然會使工作效率降低。系統上線后，要求各項業務處于有效的控制當中。

2.3 加強系統安全管理

具體包括：授權系統操作人員，禁止無操作權限的人員接觸系統;預防病毒;監督非法入侵;追蹤更改數據;存檔及數據安全備份等。目前企業存在不重視安全管理問題，如不注意口令保密，授權多人使用超級口令等，缺乏安全意識直接導致設計環節存在漏洞。近年來，不斷報道非法入侵企業計算機系統，為企業不重視安全管理敲響了警鐘。

2.4 防范自然災害或意外

地震、火災等不可抗力的各種自然災害會給系統帶來毀滅性打擊，這種破壞會中斷企業的業務交易活動，給企業帶來巨大的經濟損失。降低這一風險最大的方法，例如建立備份文件等，在系統不能正常運行的情況下，恢復手工處理業務的措施。

2.5 系統建設中存在著各種各樣的風險，內部控制尤為重要

企業的風險評估和控制活動是緊密聯系在一起的，信息傳遞在很大程度上幫助管理層作出正確決策，要求系統及時、準確的傳遞各項生產經營活動需要的信息。指派不同的人員負責資產保管、交易記錄及業務授權，以降低發生舞弊的風險。信息通常包括來自企業的內部和外部，既包括上下級間的溝通，也包括供應商、客戶的溝通等。

3 ERP系統的應用對內部控制的影響

20世紀正式提出了內部控制的概念，需要針對企業的生產經營活動，財務和行政活動等，建立內部控制制度，健全組織機構等。通過組織協調內部各項管理活動，可靠準確地取得各種信息，能夠不斷提高企業經營管理水平。完成任務必不可少的是信息，信息傳遞在實現目標過程中非常重要，ERP系統幫助管理層需要的信息正常運轉，包括電算化及人工程序。

3.1 通過系統的實施，可以使企業擁有大量的數據信息

企業管理正在從傳統的手工管理向計算機集成的管理方向發展，要求不斷地提高信息的集成度，ERP系統目前是在全球范圍內使用最廣泛的企業管理方法。企業的競爭歸根結底是信息的競爭，誰能夠在同行業中反映最迅速，就可以最快的速度占領市場，獲得最大化的利潤。

3.2 實施ERP時重點關注財務信息系統，實時控制是財務管理的核心

財務模塊不同于一般的財務軟件，比如可以將銷售活動輸入信息自動生成會計憑證，完全替代傳統的人工錄入方式，提高工作效率，降低人工成本。可以支持異地經營，為各個分支機構提供統一的平臺，如果沒有ERP系統，只能是靠人工來完成，不能有效合理的利用時間，這樣對企業是極其不利的。系統更加注重事前控制能力，財務通過實時反映企業的業務活動，使財務管理更加迅速，當然在很大程度上依賴于軟件的自動處理。例如：財務分析可以對各個部門的收入、成本費用、利潤情況進行具體分析，為企業制定營銷策略、市場細分和定位、評價客戶質量提供量化的科學依據。

3.3 客戶管理是企業經濟活動的重要內容，信息技術的發展創造了更好的條件

企業通過建立全面的客戶信息系統，查詢歷史交易記錄及相關評價，能夠幫助銷售人員達成交易，抓住更多的銷售機會。傳統的手工方式下，當客戶數量較多時，業務處理過程就容易延時或出現錯誤，不能及時獲得參考信息。建立完整的客戶信息庫，大大提高準確性，從手工方式繁瑣的工作中解脫出來，節省了人力物力，銷售部門按照系統要求建立客戶個人檔案，對將來的交易及需求分析都是非常有益的。

3.4 能夠對企業的固定資產進行管理

軟件的基本功能是對固定資產的變動情況以及計提折舊方法進行核算，包括對資產總額、折舊數據的管理等，協助有關部門進行分析和管理工作。處理資產變動的業務，包括使用年限、凈殘值、折舊方法、累計折舊的調整，能夠支持用戶的自定義，提供評估功能等。

3.5 有效的信息溝通系統能保證內部控制有效

信息貫穿于企業生產經營活動的始終，所有經營活動都離不開信息支持。內部信息通常包括運營、財務、人力資源等;編制財務報表需要財務信息，生產、銷售活動離不開運營信息，人力資源包括晉升、評價、錄用、解聘等方面的信息。通過篩選、整合來提高信息的有用性，全面收集內外部與內控相關的信息，為內控的有效運行提供信息支持。溝通渠道的設置為企業營造積極氛圍，使各種信息在部門之間、上下級之間及員工之間有效溝通，提高了企業運營效率;企業與客戶的外部溝通同樣至關重要，比如設立24小時服務熱線，處理客戶投訴等，改善服務水平和質量。

4 ERP系統環境下的企業完善內控的策略

4.1 信息系統內部控制強調風險管理

由于新的風險不斷涌現，需要形成總體信息系統內控框架，為業務系統正常運行提供保障，有效利用業務流程中的信息資源，提高企業的管理水平，改善經營管理效率。目前IT不支持業務運用問題較為嚴重，通過內控有效管理信息資源，保證投資回報最大化，并支持決策。

4.2 信息控制的重要程序是職責的分離

由于信息技術的高速發展，計算機代替了許多人工的工作，軟件被安裝使用后，重要程序是進行職責的分離。企業可以指定歸口管理部門，負責信息系統的開發、維護及運行，管理層要保證運行過程中各負其責，按照部門指定的標準來運行系統。各崗位的設置必須相互牽制，通過制衡措施來消除內控中存在的盲點。

4.3 系統開發、建設要堅持成本效益原則

內部控制要求花費的成本和經濟效益保持適當平衡，充分調動各部門及員工的積極性，降低生產經營成本，以合理的成本取得最佳的效果。要求各部門在系統建設中，緊密銜接各項業務環節，避免推諉扯皮和相互脫節的現象。

4.4 堅持以人為本的管理思路，創造良好的企業文化

內控建設實施都需要人作為載體，需要對其負責的工作實施控制;同時又受到其他員工的監督。比如個人價值觀會影響到內控的實施效果，管理者的決策能力對內控環境影響重大。

參考文獻

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[3]周子濤.淺析ERP系統環境下的企業內部控制[J].電子技術與軟件工程，2016（9）.