關(guān)于檔案管理問題簡析

丁桂珍

摘 ?要：如今我國已進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)逐漸成為人們?nèi)粘Ｉ睢W(xué)習(xí)和工作都不可缺少的重要工具。但是目前，檔案管理工作還存在諸多問題，管理的質(zhì)量和效率較低。因此，本文就圍繞著檔案管理應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”展開分析和討論。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;檔案管理;問題

檔案管理存在諸多問題，需要相關(guān)人員制定行之有效的解決方法，搭建信息化的管理平臺(tái)，增加各種信息化的服務(wù)，做好檔案管理的安全防護(hù)工作，同時(shí)還需要打造出一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，從根本上保證檔案管理信息化水平和質(zhì)量的穩(wěn)步提升。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理存在的問題

（一）檔案管理的信息化質(zhì)量低

隨著科學(xué)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，紙質(zhì)檔案也在不斷增加中。此外各種圖片、視頻等現(xiàn)代化的資料也在逐步增加，這給檔案管理工作帶來了較大的壓力。目前，很多地配備了較為齊全的基礎(chǔ)設(shè)施，但是很多檔案管理人員仍舊采用人力管理的方式，負(fù)責(zé)收集、編目、整理紙質(zhì)檔案。這樣的管理方式，不僅浪費(fèi)了較多的精力和時(shí)間，同時(shí)還給檔案管理人員帶來了較多的工作任務(wù)，非常容易出現(xiàn)各種各樣的問題。在利用、保管、銷毀檔案方面也未能制定明確的規(guī)定，而這就容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)不完整、歸還不及時(shí)、責(zé)任不清等諸多問題。此外，有些檔案管理人員都是兼職，不夠了解互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不具備扎實(shí)的知識(shí)基礎(chǔ)，未能認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，而這就導(dǎo)致黨校檔案管理的信息化質(zhì)量始終無法得到提高。

（二）檔案管理信息化水平較低

目前，很多已經(jīng)開始配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備。但是檔案管理工作需要多個(gè)部門相互配合，而這就需要這些主體之間能夠進(jìn)行資料和信息的共享。但是在當(dāng)前的管理過程中，各個(gè)部門之間是獨(dú)立的，未能共享所有的檔案和資料，而這就會(huì)大大降低檔案管理的效率。要想實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，就需能具備較為穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)傳輸環(huán)境，這樣才能保證檔案在傳輸時(shí)更加安全和有效。但是目前未能保證網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆€(wěn)定性，這也在一定程度上增加了管理難度。

有些已經(jīng)開始實(shí)行一體化的管理，這給檔案管理帶來了極大便利，但仍舊存在諸多問題，如有些系統(tǒng)無法連接到網(wǎng)絡(luò);未能應(yīng)用更高效的軟件;未能配備數(shù)據(jù)庫，未能合理運(yùn)用相應(yīng)的網(wǎng)站。檔案管理人員只是將收集到的資料保存到電腦上，未能及時(shí)整理這些檔案，也未能將其上傳到數(shù)據(jù)庫中，而這都導(dǎo)致檔案管理不具備較強(qiáng)的信息化水平。

（三）存在較多安全問題

面對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”，需要認(rèn)識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)的重要性和價(jià)值，要學(xué)會(huì)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高檔案管理工作的有效性。互聯(lián)網(wǎng)具有兩個(gè)非常顯著的特點(diǎn)，一個(gè)是開放性，另一個(gè)是虛擬性。在利用互聯(lián)網(wǎng)+開展檔案管理工作時(shí)，非常容易受到各種各樣病毒的危害與攻擊。如果檔案系統(tǒng)受到入侵或攻擊，那么將會(huì)導(dǎo)致檔案流失、丟失、損壞等情況，而這非常不利于黨校的順利、健康發(fā)展。

（四）檔案管理人員的素養(yǎng)較低

在檔案管理工作中，檔案管理人員占據(jù)著不可替代的重要地位[1]。目前，很多未能招聘專門的檔案管理人員，管理人員通常都是兼職，不具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，未能掌握多樣化的管理方法，同時(shí)還不具備較強(qiáng)的信息化素養(yǎng)。這些管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，通常都是依靠自己積累的經(jīng)驗(yàn)開展工作，而這就導(dǎo)致檔案信息的推動(dòng)不及時(shí)、不精準(zhǔn)。加上檔案管理人員不具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，也就無法優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理工作。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理的有效方法

（一）提高檔案管理的水平和質(zhì)量

要想在檔案管理中合理運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)，就需要搭建出一個(gè)科學(xué)有效的信息化管理平臺(tái)，結(jié)合實(shí)際情況采購相應(yīng)的硬件和軟件[2]。所有的檔案管理人員需要及時(shí)將所有的信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，在日常工作中要經(jīng)常進(jìn)行維護(hù)和管理。搭建檔案資料的查詢和管理平臺(tái)，保證檔案管理工作能更加順利地開展。及時(shí)跟蹤所有的檔案資料，打破各個(gè)部門之間的獨(dú)立性，實(shí)現(xiàn)資料的共享，及時(shí)接受不同部門的資料和信息。借助信息技術(shù)將科研成果、會(huì)議記錄、教學(xué)活動(dòng)等資料和信息轉(zhuǎn)變成電子文檔，并將其上傳到數(shù)據(jù)庫中。針對(duì)一些館藏檔案資料，需要檔案管理人員利用掃描儀進(jìn)行處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成便于長期儲(chǔ)存、更好處理的電子文檔，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。定期檢查設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)進(jìn)行維修和維護(hù)，最大程度延長各個(gè)設(shè)備的使用壽命。針對(duì)一些舊設(shè)備，檔案管理人員需要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行評(píng)估，避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)的情況。各個(gè)部門之間需要經(jīng)常分享各自的管理經(jīng)驗(yàn)，全方位提高檔案管理的信息化水平。

（二）增加信息化服務(wù)的各項(xiàng)功能

在當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，很多檔案資料都實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化和電子化，運(yùn)用檔案管理平臺(tái)管理資料，同時(shí)還需要提供網(wǎng)上檢索服務(wù)要建立各自的網(wǎng)站，充分利用微信、微博等新媒體，不斷優(yōu)化服務(wù)方式，加入一些便捷的服務(wù)功能，給資料的查閱和管理帶來更多便利。

（三）全面做好檔案的信息管理工作

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，全體員工都需要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，要制定一系列的管理措施，切實(shí)提高檔案管理的安全性和完整性。第一，需要重視安全技術(shù)的應(yīng)用，如身份認(rèn)證、防火墻技術(shù)、加密技術(shù)等，最大程度提高檔案管理系統(tǒng)的安全性，防止網(wǎng)絡(luò)黑客的惡意攻擊;第二，管理人員要做好日常管理工作，定期清理磁盤內(nèi)的垃圾，經(jīng)常查找計(jì)算機(jī)內(nèi)的病毒，將所有的安全隱患都消滅干凈。

（四）打造一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理工作具有較強(qiáng)的科學(xué)性，面對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”，需要打造出一支具有較強(qiáng)專業(yè)性和信息素養(yǎng)的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍[3]。第一，需要重視檔案管理人員的招聘，所有的檔案管理人員都需要具備扎實(shí)的知識(shí)基礎(chǔ)，豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，這些檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，能合理運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行工作;第二，需要定期開展培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容不僅需要包括檔案學(xué)，還要包括信息技術(shù)等方面的應(yīng)用。既要夯實(shí)全體檔案管理人員的理論知識(shí)基礎(chǔ)，還要提高其應(yīng)用信息技術(shù)的能力;第三，黨校需要結(jié)合當(dāng)下的實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)專崗專人、定崗定編，將檔案管理工作責(zé)任真正落實(shí)到位。同時(shí)，還需要制定獎(jiǎng)懲措施，定期評(píng)選優(yōu)秀員工，以此提高檔案管理工作人員的工作積極性，這樣也能更好地留住人才。

結(jié)束語：

總而言之，在當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，檔案管理的信息化已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。黨校要想實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就需要具備功能多樣的系統(tǒng)，既要擁有數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，還要具備檔案管理的網(wǎng)站、開發(fā)推廣軟件等。同時(shí)還需要注重檔案管理人員的培訓(xùn)，夯實(shí)其知識(shí)基礎(chǔ)，提高其工作能力。

參考文獻(xiàn)

[1] ?關(guān)紹鵬.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的黨校檔案管理問題研究[J].蘭臺(tái)世界，2018（10）：58-61.

[2] ?劉清月.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的黨校檔案管理問題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）：119.

[3] ?張錦華.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的黨校檔案管理問題研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016（22）：71.