淺析企業檔案信息化建設的問題與對策

曹俊

摘 要：在企業的經營過程中，企業檔案信息化建設是必然的發展趨勢，只有實現檔案信息化，才能有效提高檔案管理水平，實現對企業檔案信息的規范化管理。但是，在目前的企業檔案信息化建設中，雖然取得了一定的成效，但仍然存在一系列問題，只有妥善解決這些問題，才能保證企業檔案信息化建設的順利進行。本文將對企業檔案信息化建設中存在的問題進行分析，探討企業檔案信息化建設問題的解決對策。

關鍵詞：企業檔案;信息化建設;解決對策

引言

隨著信息時代的到來，大部分企業意識到了信息的重要性，在企業的經營過程中，信息對于企業的發展具有重要意義，不但能夠為企業的經營決策提供重要依據，而且可以有效的提高企業日常管理工作水平。檔案是企業經營活動的真實記錄，通過文本、照片能夠形式展示企業的發展歷程，是企業的重要資源，能夠為企業的發展提供重要的參考依據。因此，企業必須重視檔案信息化建設工作，有效的提高檔案管理水平，滿足信息時代對企業檔案管理的要求，充分發揮企業檔案的作用。

一、企業檔案信息化建設概述

1.企業檔案信息化建設的概念

企業檔案信息化建設是指按照國家頒布的與檔案信息化相關的法律法規，通過計算機技術與網絡通信技術的應用，實現對企業檔案的收集、整理、保存以及應用，充分發揮檔案對于企業發展的作用。一般情況下，企業檔案信息化建設主要包括以下幾個方面：第一，通過辦公自動化軟件的應用，實現對企業電子檔案的管理。第二，通過電子存儲設備的應用，實現對企業檔案信息的數字化存儲。第三，通過網絡通信技術的應用，為企業內部及外部人員提供檔案網絡服務，并與傳統的檔案服務相結合，建立數字檔案館。

2.企業檔案信息化建設的作用

隨著信息時代的到來，企業的經營需要滿足時代發展的要求，提高企業管理水平，提高日常管理工作的信息化程度。在企業日常管理工作中，企業檔案管理是重要的組成部分，企業檔案信息化建設是對檔案管理工作的重要創新。在企業檔案信息化建設中，能夠對企業檔案信息進行全面、安全的開發與利用，促進企業管理信息化水平的提升。在以往的實體檔案管理中，需要消耗大量的紙張，并且保存難度大，不但對存儲空間有較高的要求，而且不符合可持續發展的戰略要求。而企業檔案信息化建設能夠有效的解決這些問題，通過先進的技術手段提高企業檔案管理效率，促進企業的健康發展。

二、企業檔案信息化建設中存在的問題

在目前的企業檔案信息化建設中，存在的問題主要包括以下幾個方面：

1.檔案信息化建設規范滯后

在我國目前的企業檔案信息化建設中，相關工作仍然處于探索階段，企業采用的檔案信息化建設規范存在滯后的現象，例如，對于文本檔案與照片的檔案，沒有形成相應的信息化建設和檔案資源數字化標準。由于正處于檔案信息化建設的探索階段，在遇到這些問題時，雖然可以通過檔案規范體系解決一部分問題，但是，隨著企業檔案信息化建設的不斷深入，目前的檔案規范體系可能無法妥善的解決這問題，影響企業檔案信息化建設的順利進行，只有及時對檔案規范體系進行更新，才能滿足企業檔案信息化建設的需求。

2.檔案信息化建設基礎設施不足

企業檔案信息化建設需要同時獲得軟件因素與硬件因素兩方面的支持，一般情況下，軟件因素包括企業的重視程度、員工的意識以及相關的規章制度等，這些因素能夠保證企業檔案信息化建設的順利進行。而硬件因素則是進行檔案信息化建設的基礎條件，主要包括硬件設施、軟件系統以及網絡設施等，例如，需要應用的計算機、檔案管理系統以及存儲設備等，需要投入大量的資金。對于目前的企業檔案信息化建設而言，大多數企業沒有對檔案信息化建設形成正確的認識，這是由于檔案信息化建設無法在短時間內為企業帶來可觀的經濟效益，因此無法獲得企業的重視，不愿意為其投入大量的資金，導致相關的基礎設施不足。

3.沒有形成完善的管理制度與模式

在大部分的企業經營過程中，沒有形成完善的檔案管理制度與模式，造成這種現象的原因主要包括以下幾個方面：第一，企業管理人員不重視檔案管理工作，導致大部分的管理制度無法真正的實行，失去了應用的執行力與約束力，無法解決管理工作中遇到的問題，管理規定存在不明確的現象，導致檔案管理無法獲得良好的效果。第二，檔案管理工作中沒有實行監督措施以及獎懲制度，對于員工的表現沒有激勵以及控制措施，導致工作執行力較差，不利于檔案信息化建設的順利進行。第三，在傳統的檔案管理模式中，沒有獨立的檔案管理部門，也沒有專職的工作人員，導致管理模式落后，不利于企業的發展。即使一些企業開始進行檔案信息化建設，也只是應用計算機技術對檔案進行編輯與歸檔，沒有建立信息化平臺，無法切實提高檔案管理工作效率，不利于企業的發展。

4.缺少專業的信息化建設人才

企業檔案信息化建設具有較強的綜合性與專業性特點，對于檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求，無論是基礎設施的建設還是檔案管理制度的制定，都需要專業的信息化建設人才。但是，在大部分企業中，缺少專業的信息化建設人才，檔案管理人員的綜合素質無法滿足信息化建設的要求，存在知識老化、信息技術薄弱、工作保守等問題，嚴重影響檔案信息化建設的水平。

三、企業檔案信息化建設問題的解決對策

為了做好企業檔案信息化建設，需要根據工作中存在的問題采取以下解決對策：

1.制定企業檔案信息化規范

在企業檔案中，紙質檔案的優勢在于其能夠作為原始憑證，因此，檔案信息化建設必須保證檔案管理的規范性。為了實現這一目標，企業需要重視檔案的規范性，采取必要的措施提高信息化檔案的規范化程度，明確檔案在經過信息化處理后的格式、字體以及文檔大小等。而對于照片、音頻以及視頻等檔案，需要保證信息化后的兼容性，制定這些檔案文件的數據格式與存儲格式標準。目前相關部門已經制定了與檔案信息化有關的法律法規，形成了檔案信息化標準、檔案數據庫標準以及檔案數字化標準等，能夠為企業檔案信息化建設提供相應的規范。企業在制定檔案信息化規范的過程中，需要借鑒這些標準，根據企業的經營情況與管理特點，進行相應的調整，保證檔案信息化建設符合相應的規范。

2.重視檔案信息化基礎設施建設

在企業進行檔案信息化建設過程中，基礎設施建設是提高檔案信息化程度的前提條件。如果無法做好基礎設施建設，就會嚴重影響檔案信息化建設的正常進行，阻礙檔案信息化管理的實現。檔案信息化基礎設施建設的內容包括硬件設施建設、軟件設施建設以及網絡設施建設。為了實現實物檔案的信息化管理，需要做好硬件設施建設以及軟件設施建設。在硬件設施的建設中，需要加大信息化設備方面的投入，包括數碼相機、掃描儀等，提高檔案信息化的質量。在軟件設施的建設中，需要建立完善的檔案信息化管理系統，對相關需求進行分析與調研，提高檔案信息化管理系統的功能性與靈活性。此外，檔案信息化管理系統的建設還要根據企業實際情況設計框架，保證系統功能適合企業發展現狀，滿足檔案信息化建設的各項要求，提高系統運行效率。

3.建立完善的管理制度與模式

為了保證企業檔案信息化建設的順利開展，必須有完善的管理制度支持，只有這樣，才能明確企業中所有員工的職責，如果在檔案信息化建設中出現問題，能夠在問題發生后第一時間確定責任人，保證所有員工都能夠對自己崗位的工作認真負責，有效提高檔案管理效率。與此同時，還要對檔案信息化管理模式進行更新，改變傳統的企業檔案管理模式，建立統一的信息化管理平臺，實現企業內部資源的流通與共享，有效提高不同部門之間的溝通效率，促進企業檔案信息化建設的順利進行。

4.培養專業的信息化建設人才

為了保證企業進行檔案信息化建設的順利進行，檔案管理人員必須具備良好的專業知識與職業素養，滿足檔案信息化建設對人員綜合素質的需求。為了有效的提高檔案管理人員的綜合素質，需要對其進行計算機知識、網絡通信知識以及檔案管理相關知識的培養，形成完善的知識體系，并對知識進行及時的更新與補充。在引進人才的過程中，不但要面向高校招聘專業人才，而且需要面向社會招聘有工作經驗的人員。在人員培訓方面，需要重視對檔案管理人員綜合素質的培養，通過多元化的培養模式提升他們的綜合素質，以便他們能夠適應企業檔案信息化建設工作。此外，員工自身需要加強自我學習與提升，培養他們的終身學習意識，主動學習相關知識，豐富自己的知識體系，在企業檔案信息化建設中充分發揮自身作用。

四、結束語

在企業的經營過程中，檔案管理工作發揮著十分重要的作用，不但能夠真實的記錄企業經營活動，而且可以為企業發展策略的制定提供關鍵的參考依據。為了提高檔案管理工作效率，企業需要重視檔案信息化建設，改變傳統的檔案管理模式，通過信息化技術的應用提高檔案管理的規范化程度，充分發揮檔案管理的作用，促進企業的進一步發展。

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