如何做好農業科研單位檔案管理達標工作

耿勝榮　谷峰　蔡芳　張周未　葉麗秀

摘 要：為保持農業科研單位檔案工作達標成果，更好地為科研事業服務，本文從單位情況和達標工作的意義、領導高度重視、健全管理制度、加強硬件設施建設、加強業務培訓、開展檔案自查、推進信息化建設、編研資源開發工作幾個方面總結了做好達標工作的具體內容。做好檔案達標工作旨在提升檔案服務水平，檔案工作者要從重視基礎工作、做好科研項目-成果-產品-專家名錄的“收歸用”、繼續提高管理員的業務水平3個方面保持和發揚。

關鍵詞：檔案;達標;農業科研單位

一、農業科研單位背景及達標工作的意義

農產品加工與核農技術研究所（以下簡稱加工所）是湖北省農業科學院的二級單位，是一家以從事農產品貯藏加工和核技術農業應用為主的綜合型科研機構，主要開展淡水魚保鮮加工、果蔬保鮮加工、食用菌加工、功能食品、畜禽加工、糧食加工、食品安全、核農技術等方面的科研工作。它的前身是由1980年成立的原子能農業應用研究所與1986年成立的農畜產品貯藏加工研究所于1997年合并形成的輻照加工研究所，2007年更名為農產品加工與核農技術研究所。

于1990年設立檔案室和安排專人管理，將文書、科技、財務檔案集中管理。此后由于機構合并、人事變動、大樓搬遷等原因，檔案室和檔案員也幾次變動，管理方法不太完善和統一，服務水平和能力有限。為滿足科研相關的項目、設備、試劑、租車服務、成果、人才等各項工作規范管理的新要求，檔案工作達標升級迫在眉睫。2017年底，加工所提出省一級檔案管理單位達標目標任務，并按照《湖北省檔案局關于印發<湖北省機關檔案工作目標管理考評辦法>的通知》（鄂檔規〔2016〕1號）的68條考評標準，逐項完善，于2018年12月通過省一級達標專家評審。

達標小組從領導高度重視、健全管理制度、加強硬件設施建設、加強業務培訓、開展檔案自查、推進信息化建設、資源開發編研等方面做了大量、細致、系統的工作，現總結如下，旨在為農業科研單位檔案達標提供借鑒作用。

二、做好農業科研單位檔案達標工作的7個方面

1.領導高度重視，做好決策和部署工作

加工所領導高屋建瓴，從以下4個方面做了部署：一是成立工作領導小組，明確所里的檔案達標工作由1名所領導分管、1名行政人員專職、7名科室人員兼職，組成4級檔案管理網絡。在這個系統中，所領導負責決策部署，分管領導檢查和督促，管理員具體實施，兼職檔案員協助，各司其職。二是走訪已經達標的兄弟單位，學習檔案達標中關于庫房選擇和改造、密集架選購、經費預算、整理公司選擇等方面的經驗和注意事項。三是召開專題會議，制定加工所檔案工作方案及時間節點，落實達標專用經費50萬元，計劃達標時間為2018年10月份。四是將任務細化明確到人，并簽訂責任書。

2.健全各項管理制度，做好收、歸、管、用四個環節的工作

根據《中華人民共和國檔案法（2017年修訂版）》《湖北省檔案管理條例》《機關檔案管理規定》（鄂檔辦〔2018〕50號）《湖北省農業科學院機關檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表》（鄂農科辦〔2018〕38號）相關文件精神，結合加工所實際，先后制定印發《省農科院加工與核農所檔案工作管理規定》《省農科院加工與核農所檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限》《省農科院加工與核農所檔案工作突發事件應急預案》《省農科院加工與核農所檔案人員崗位責任制度》等規章制度及檔案立卷、歸檔、移交、查閱、保密、鑒定及銷毀等專業制度。系列制度的建立和執行，明確規定文書、科技、會計、聲像、電子、實物、專業共7大類檔案的收歸管用，使檔案管理工作有章可依、行之有據。

3.加強檔案硬件設施建設

2018年以前，原檔案室設置在大樓4樓，面積30平，其功能是集文書、財務檔案的儲存和借閱于一體，沒有抽濕機、溫控儀、攝像頭、防磁柜、電腦、掃描儀等專業設備。對照鄂檔規〔2016〕1號文件要求，加工所主要作了以下幾方面的工作：一是為滿足庫房、閱覽室分開的要求、10年庫存量要求、密集架對樓層承重性的要求等等，調整大樓一樓2間房為閱覽室和庫房，面積分別為29、56平方米。房間遠離實驗室、水泵、配電房等設施。并投入10萬元進行刷白、鋪設地磚和電線電路、預埋軌道、吊頂、安裝防盜網、防盜門、遮光窗簾、堵塞消防噴淋裝置、安裝氣體滅火系統等工程。二是在庫房安裝11列6組7層密集架，總延展米達到2125米，投資10萬元。庫房配備防磁柜、抽濕機、溫濕度計、空調、監控設施和除蟲蟻藥劑。在閱覽室設置桌椅、電腦、掃描儀、刻錄機、臨時文件存儲柜、監控設施，安裝調試好備用檔案管理系統軟件。硬件設施建設極大改善了檔案儲存條件和檔案員工作環境，為檔案達標工作的順利開展起到物質保障作用。

4.加強檔案工作者業務能力培訓

檔案工作人員綜合素質的高低直接影響檔案業務的水平和質量。面對新的要求和挑戰，加工所積極組織專、兼職檔案工作人員參加多渠道學習培訓。一是多人次參加省檔案局舉辦的“全省檔案工作人員專業技能培訓班”，聆聽湖北大學王艷明教授、省檔案局馬尚云副局長、武漢大學周耀林教授等業界知名專家的精彩報告，提高業務水平和拓展知識視野。二是多人次參加省農科院組織的“宣傳和政務培訓”，聆聽來自湖北省政府、湖北日報新聞媒體專家學者的工作方法和寶貴經驗。三是采取兄弟單位自學互檢的方式，自學《歸檔文件整理規則解讀》《檔案人員崗位培訓教程》專業書籍，與兄弟單位同行對學習知識互相探討切磋，將理論學習融入實際工作中。

5.開展檔案自查工作

檔案整理歸檔中經常存在收集資料不全、整理資料不規范、移交不及時的問題。加工所庫存檔案年限從1980年到2017年，跨度近40年。機構名稱先后包括4個。檔案內容有文書、科技、財務、基建等方面。由于歷史原因，檔案室、管理員歷經幾次調整更替，日常管理水平、交接工作、入庫登記等等方面的管理不完善。達標檢查之前，這些檔案先要進行統一清理、分門別類、查漏補缺、逐項整改、登記裝盒，然后按照年度分為兩大類，一類是1980～2000年的，要移交到省檔案局，按要求辦理移交手續，不需要自己按新三合一制度整理歸檔和數字化掃描。另一類是2001～2017年的，要聘請專業化檔案整理老師指導完成檔案整理和數字化，最后在本所庫存。

1980～2000年文書檔案444件，科技檔案13卷，會議記錄7本。其中1980～1996年的文書檔案分別來自原子能應用研究所和農畜產品貯藏加工所，前者共282件，后者88件。1997年兩所合并為輻照加工研究所，1997～2000年的文書檔案均來自輻照加工研究所，共74件。

2001～2017年文書檔案合計2612件，其中院文件1411件，所文件1201件，問題文件179件。這些錯誤主要包括缺少文件簽、草稿、附件、公章、簽發人、領導簽字，發文時間不對、文件重號，重復件等等。在按照新三合一制度《省農科院加工與核農所檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限》規范整理之前，這些問題文件要逐一更正補齊，有些并不是缺失，而是分散混裝了，需要有全盤的清理才能歸順。

6.專家指導下的紙質和數字化檔案整理工作

信息化（網絡技術、數據庫技術和數字化技術）將傳統紙質載體檔案轉變為電子載體檔案，改變檔案信息的保管和利用方式，成為檔案信息資源最大限度的傳遞與利用的重要保障。加工所為適應現代化檔案管理的需要，采購世紀科怡公司檔案管理系統軟件，在閱覽室組建由1臺主機、3臺分機構成的局域網，配備掃描儀、復印打印一體機、書桌、文件柜，建成的數字檔案室兼具借閱室的功能。該系統具備檔案收歸管用四大功能，尤其在查閱永久、30年期限文件檔案電子版原文、查閱重要科技獎證方面非常便捷，不需要調用紙質檔案，最大限度保護原件，并且節省時間。達標檢查前，花費近4個月時間完成紙質檔案的整理和錄入工作。錄入文書3499條題名目錄，其中30年、永久保存的2191件全部掃描原文。科技檔案案卷目錄337卷，題名目錄3158件。錄入會計檔案案卷目錄1897卷。錄入聲像檔案照片336條目錄，并掃描照片。錄入電子檔案光盤8張、實物檔案獎品、贈品印章合計64件。

7.檔案資源的編研開發工作

農業科研單位的檔案工作，其最終目的是更快、更準、更全面地為科研工作服務。此次達標升級，加工所檔案信息資源開發工作，編研了《2000～2017年度科研項目匯編》，詳細列出項目名稱、執行時間、主持人、項目來源;《2007～2017年度人事可操作性文件》《2015～2017年度行政和黨委紀委文件匯編》《2011～2017年度績效工資相關文件匯編》、《2000～2017年度加工所大事記》《加工所重要證件登記表》共6種檔案編研材料，方便職工借閱查詢。另外，在職工借閱檔案時，及時填寫利用效果實例，最終形成大量實例匯編，較好地發揮檔案的憑證和參考作用。

三、結? 語

農業科研單位檔案升級達標對單位科研歷程是一個重要的求證、記錄作用，也為以后業務工作提供重要參考借鑒。要繼續重視基礎工作，檔案的收、整、歸要緊跟工作進程，防止拖滯后的漏歸、誤歸再去整改，事倍功半。要有主有次，重點開發好科研項目、成果、產品、專家名錄的收歸和開發利用。要繼續提高管理員的業務水平，提高主動服務，促進檔案工作的持續發展。

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作者簡介：耿勝榮（1979-），女，漢族，碩士研究生，副研究員，副科，從事檔案管理工作。