探究新形勢下檔案管理工作的規范化

高美麗

摘 要：近年來，隨著我國經濟社會的不斷發展，促進了各領域的穩定發展，同時也對檔案管理工作更重視，提出了專業性的管理要求。而在檔案管理工作的發展中，要確保信息數據的準確性、科學性，能夠結合單位自身的發展情況綜合分析，制定完善管理制度，由專業的人員具有針對性地管理，既發揮出檔案管理的重要作用，又促進單位的穩定發展。

關鍵詞：新形勢;檔案管理;規范化;重要性;策略

在新形勢的影響下，加強對檔案工作的管理，主要是能夠把單位發展與時代發展綜合分析，為單位的長久發展提供重要的科學依據，促進單位與時代的共同發展。滿足新形勢發展要求，加強對檔案的管理，制定完善的管理制度，使各項工作環節與內容都能夠嚴格地按照相關制度規范性操作，提升整體的工作效率與質量。目前，在各單位的檔案管理工作中，都會受到不同因素的影響，使檔案管理工作的質量不佳，最主要的原因是單位自身對檔案管理工作不夠重視;管理人員的專業素質比較低;不具備完善的管理制度等，都會對檔案管理工作的穩定發展造成不同程度的影響。因此，需要提高對檔案管理工作的重視度，能夠以長遠發展的目標進行規劃與管理，確保檔案管理工作的科學性與準確性。還需要檔案管理工作人員能夠不斷地學習，優化管理理念、創新管理模式，能夠在管理的過程中及時地發現存在的問題，具有針對性地分析問題與解決問題，從而提升檔案管理工作的整體水平。

一、檔案管理工作的重要性

在各單位的發展中，都比較忽視對檔案管理工作，不僅會影響到整體的工作效率，而且還阻礙檔案管理工作的發展，從而對各單位的長久發展造成一定的影響。因此，需要各單位能夠提高對檔案管理工作的重視度，制定完善的管理制度，確保檔案管理工作能夠對各項工作產生積極的影響。同時，在檔案管理工作中，還需要注重對檔案管理人員的教育與培養，能夠提升檔案管理人員的專業水平與綜合能力，使管理方案與措施不斷地優化與完善，使檔案管理工作能夠在新形勢下可持續地發展。而在新形勢下的發展下，加強對檔案管理工作的管理，使其能夠發揮出自身的重要性，主要從以下三個方面分析。

首先，能夠根據單位自身的發展情況綜合分析，以長遠的發展目標制定出管理方案與規劃，既能夠加強對檔案工作的管理，又能夠符合自身單位的發展需求，也是各單位可持續發展的重要基礎。在檔案管理工作中，最主要的影響因素就是相關工作人員，那么就需要各單位能夠聘用專業管理人員，使檔案管理工作穩定地發展，及時地把相關信息數據收集、整理、儲存等，確保檔案管理信息數據的準確性與科學性，提升檔案管理工作效率與質量。此外，對檔案管理工作的詳細內容分析，加強對檔案信息的維護，也是對單位歷史足跡的重要記載，充分發揮出檔案管理人員的綜合能力。

其次，對檔案管理工作的規范性管理，能夠為各單位的穩定發展提供重要的決策依據，也有效地幫助決策人員能夠對單位的未來發展制定長遠的規劃。在檔案管理的過程中，各部門、人員等可以根據工作需求，對檔案信息數據進行查詢、借閱、使用等，能夠幫助工作人員解決工作中存在的難題，提供著重需要的信息依據，一旦人員遇到了問題，能夠對檔案信息查閱的過程中，自主地分析與解決，能夠對制定的長遠發展方案及時地調整與完善，進一步地推動各單位的穩定發展。同時，在各單位之間相互合作發展的過程中，還能夠把檔案信息資料進行合理地分析，更有利于各單位之間的了解，為雙方的合作與發展起到促進作用。

最后，檔案管理工作的規范性，也會為社會效益、經濟效益等產生積極的影響。能夠結合時代的發展，優化管理理念、創新管理模式，對時代各領域的發展詳細地了解與掌握，結合自身的發展狀況綜合分析，能夠及時地發現出自身存在的問題，使相關工作人員加大管理力度，注重各單位自身的發展形象，尤其是在現代化市場的發展中，提升自身的競爭力，穩定自身的重要地位，為社會經濟的全面發展奠定良好的基礎。

二、新形勢下檔案管理工作存在的問題

檔案管理工作，在各行各業的發展中都占有重要的地位與作用，隨著單位的不斷發展，加強對檔案工作的管理，也提出了更高的專業性要求。從我國目前檔案管理工作角度分析，還存在著問題，對此，我們進行了以下分析。

1.缺乏對檔案管理工作重要性的認識。在新形勢發展下，加強對檔案工作的管理，還是會受到一定因素的影響，使整體的工作效率都比較低。尤其是相關單位及人員缺乏對檔案管理工作重要性的認識，在管理工作中沒有根據相關制度要求對其進行科學合理地管理，使檔案管理工作缺乏規范性與專業性。雖然我國也頒發了《檔案法》，但是隨著時代的快速發展，《檔案法》內所制定的內容與要求，已經無法滿足現代化社會的發展需求，整體都比較單一化，無法對檔案管理工作人員行為進行良好的約束與管理，就導致管理工作中經常出現問題，從而對檔案管理工作的整體質量造成一定的影響。

2.對檔案管理工作不重視。對檔案管理工作的不重視，是各單位在發展中都存在的問題，對檔案的管理都處于簡約管理的狀態，缺乏規范性與科學性，未制定明確的標準與要求，使整體管理工作都比較混亂。還有部分單位，缺乏對檔案工作的管理，不能及時地把相關信息數據記錄、整理、儲存等，那么相關工作人員在工作時，就不會對自己所管理的檔案信息數據負責，忽視對檔案信息數據的分類管理，使所有的檔案都存放在一起，無法確保檔案信息數據的準確性。

3.單一化的管理方法。目前，在大多數的單位檔案管理工作中，所采用的管理方都單一化，依然是以傳統管理方法為主，影響了檔案管理工作的整體質量。傳統的管理方法就是對紙質檔案的管理，無論是信息數據的記錄工作，還是后期的查閱與使用，都會造成不便，尤其是對檔案信息數據的翻閱，需要花費大量的時間進行查找，影響檔案管理工作的效率與質量。

4.檔案管理人員的綜合水平比較低。相應提升檔案管理工作質量，最主要的影響因素就是檔案管理人員，由于各單位對檔案管理人員的要求比較低，為了能夠降低單位的費用成本，通常情況下會選擇使用剛畢業的大學生或非專業的管理人員等，使檔案管理工作人員的專業水平與綜合能力都比較低，在日常的管理工作中，無法及時地把相關信息數據準確地記錄、整理、分類等。并且對檔案管理工作內容不夠了解，對檔案管理工作的開展造成一定的影響。檔案管理人員責任意識比較低，忽視對檔案信息數據的管理，經常會出現檔案信息不全、損壞、丟失等情況，無法確保檔案管理工作的規范性。

三、新形勢下加強檔案管理工作的重要策略

促進檔案管理工作的規范化發展，需要結合單位實際發展情況綜合分析，制定完善的管理制度，確保檔案信息數據的準確性、完整性等，為單位的持續發展提供重要的科學依據，滿足單位發展需求，提高檔案管理工作的質量與效率。

1.完善檔案管理工作的法律法規。加強對檔案工作的管理，首先是對其相關的法律法規不斷地完善，能夠采用法律法規對檔案管理工作的保護，使各項工作環節與內容都能夠嚴格地按照相關要求進行，對檔案管理工作產生了良好的約束，遵循著“有法可依，有章可循”的管理原則。還需要結合各單位自身的發展情況科學分析，能夠對檔案管理工作有全新的認識，隨著時代的快速發展，對檔案管理的相關法律法規及時地調整，從而確保檔案管理工作的規范性。

2.提升對檔案管理工作的重視度。提升對檔案管理工作的重視度，是促進檔案管理工作穩定發展的重要基礎，及時更新檔案信息數據，根據單位自身的發展，添加新的檔案內容，確保信息數據的準確性與科學性。能夠對檔案資料進行分類儲存，為后續的查閱與使用提供方便，提高檔案管理工作效率。

3.加強對檔案管理人員的培訓。加強對檔案管理人員的培訓，能夠根據檔案管理工作的實際發展情況，對檔案管理人員提出專業性的要求，并且積極地開展培訓活動，使所有人員都能夠自主參加與學習，注重對專業化的管理隊伍的建設，為檔案管理工作的穩定發展奠定良好的基礎。加強對檔案管理人員的培訓，主要是能夠對人員的管理理念、管理模式產生積極的影響，既能夠提升工作人員的專業水平，又滿足檔案管理工作的發展需求。同時，還需要招聘豐富經驗的相關人員，能夠激發管理人員的積極性，有效地提高檔案管理的質量。

4.采用現代化的科學技術。引進現代化的科學技術，能夠及時地發現檔案管理工作中的不足，具有針對性地分析與解決，并且建立信息化的管理系統，能夠把紙質文件逐漸地轉化為電子文件，更加方便對檔案信息的管理與儲存。對檔案信息平臺的建設，能夠實現信息數據的共享，使各部門及人員能夠在信息平臺上對檔案信息數據的查閱、使用。檔案信息平臺還設置了檢索功能，相關使用人員只需要根據自己的使用需要，在上面輸入關鍵詞，就會在眾多檔案信息數據中顯示出所需要查找的信息數據，不僅操作簡單方便，而且還能夠提升檔案管理工作效率，節約查閱時間與費用成本，更是加強對檔案信息數據的保護。

四、結語

綜上所述，在新形勢的發展下，加強對檔案工作的管理，是各單位穩定發展的重要基礎，結合自身的發展情況綜合分析，制定完善的管理制度，優化管理理念、創新管理模式，完善相關法律法規，重視對檔案管理人員的培訓，提升人員的專業水平與綜合能力。采用現代化的科學技術，加強對檔案信息數據的保護，都能夠確保檔案管理良好進行，以此來規范檔案管理的工作，提高管理質量。

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