檔案信息化管理論文

姜長征 陳曉芹

如今，隨著現代科學技術的不斷創新和發展，傳統的檔案管理模式已無法適應現代社會的快節奏，高效率的檔案管理要求應運而生。新形勢下，加強檔案管理的識別和定義是非常必要的。建立新的檔案管理原則和概念，最重要的是改變文件管理，與新形勢下的現代科學技術的結合，通過信息技術、網絡技術和數字技術構建檔案信息管理系統。

檔案信息化建設是依靠科學技術等現代信息技術為信息處理和保存相關文件，從而有效地提高單位檔案管理效率，實現檔案管理流程的自動化管理。檔案信息管理的主要內容主要包括兩個方面，一個是信息分類，使用文件管理、檢索、提取和管理;二是檔案管理的數字化管理，通過數字信息來實現檔案信息的部署和管理。

一、新形勢下檔案信息化管理的重要性

檔案信息化建設可以利用檔案信息技術和網絡技術實現數字化存儲，可以減少存儲空間，提高檔案信息的存儲效率，同時可以大大提高檔案信息檢索的效率，信息檢索可以突破時間限制，通過互聯網實現虛擬數字操作。此外，通過系統軟件可以實現自動匹配檢索功能，還可以讓用戶快速獲取文件信息內容。在現代通信技術和互聯網技術作為現代社會后盾的大形勢下，檔案信息化的發展在管理工作中是不可逆轉的趨勢。

二、新形勢下檔案信息化管理存在問題

1.缺乏完善的檔案信息化管理的制度建設

目前，檔案信息化建設仍處于開始發展階段，相關制度建設相對缺乏，尤其是缺乏更加科學和完善的組織規劃，大多數單位檔案信息化建設是支離破碎的，檔案信息化建設標準參差不齊，缺乏統一的建設標準。由于系統問題，低水平的檔案信息化建設對許多單位和部門有效地完善檔案信息管理活動和實現造成了極其嚴重的阻礙。

2. 檔案信息化管理的安全存在漏統

網絡安全問題的突出表現已成為影響檔案信息管理可持續發展的重要問題。文件信息管理的安全問題主要表現在以下兩個方面：一是計算機文件管理系統存在安全漏洞;其次，使用互聯網傳輸信息存在安全隱患。此外，網絡病毒和黑客技術的不斷發展，網絡系統可能受到攻擊，這也加劇了文件信息管理的安全風險。

3.檔案信息化管理人才隊伍建設不完善

據有關調查資料顯示，目前約有90%以上的檔案管理人員沒有得到較為正規的檔案信息管理知識的培訓和學習，仍大部分檔案管理人員按照傳統檔案管理的思維模式來實施檔案信息管理。信息化管理活動普遍缺乏網絡意識和信息安全意識。專業檔案信息管理人才十分稀少，部分單位檔案管理由后勤人員兼代，信息管理專業水平較低，也影響了檔案信息管理的發展。

三、如何完善新形勢下檔案信息化管理的對策分析

1.加強檔案信息化管理的制度建設

檔案信息管理是一個系統運行項目，需要系統內各部門之間的有效連接和協調。因此，加強檔案信息管理系統建設是非常重要和迫切的。通過系統構建，可以進一步闡明文件信息管理的思想，要求和工作內容。加強系統構建還可以有效提高文件處理，存儲，檢索等各個步驟的效率，從而提高文件信息管理的整體效率。另外，要加強檔案信息管理系統建設，還要明確檔案信息化建設的目的和內容的可行性。在此基礎上，進行科學、詳細的論證和規劃，確定完善的檔案信息管理系統內容，力求提高檔案信息管理的效率。

2.完善檔案信息化管理的安全系統

加強檔案信息管理系統安全性是其能否有效運行的關鍵環節。首先，加強維護檔案系統，隨時檢查系統安全性能，避免系統安全漏洞和信息泄露等安全問題。其次，必須加強安全技術的更新和開發，構建數據備份系統和反病毒系統，通過有效的防病毒技術措施加強外部網絡病毒及黑客攻擊的防護，如隔離和安全檢查，要做好檔案信息系統的實時檢測和保護。

3. 加強檔案信息化管理的人才隊伍建設

加強檔案信息管理人才的建設也是非常重要的。通過必要的人才儲備和培訓計劃，加強專業建設的檔案信息管理人員。首先，通過獨立的文化和外國專業招聘活動，培養和引進專業檔案信息技術和管理人才。第二，有效的企業管理人員培訓 ，加強檔案管理檔案信息管理技術的更新和完善，這樣他們就可以有效地掌握專業檔案信息管理的相關內容。第三，檔案信息管理應深入到每個部門，了解各部門工作單元的內容，掌握相關的檔案信息，這有利于檔案信息管理的工作。最后，檔案信息化管理者也必須加強自己的職業道德和社會責任意識的培養和完善。基于一定時間構建一個杰出的檔案信息化管理系統的專業人才隊伍。

新形勢下，隨著現代科學技術的不斷創新和發展， 過去傳統的檔案管理模式已經無法適應現代社會的快節奏和高效的檔案管理要求。在新形勢下，有必要加強檔案管理和定義。建立新的檔案管理原則和概念，最重要的是將檔案管理與現代科學技術相結合， 通過信息技術、網絡技術和數字技術建立檔案信息化管理系統。

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